OrthoVirginia Automatiza el Procesamiento de Facturas AP con docAlpha y DocLink

Para OrthoVirginia, docAlpha proporcionó un elemento clave en el proceso automatizado de AP de la empresa, eliminando el manejo manual de documentos y la entrada de datos para su ECM DocLink

El Desafío

Como el proveedor más grande de Virginia de atención ortopédica y de terapia experta, OrthoVirginia ha evolucionado hasta convertirse en una organización estatal extendida en múltiples ubicaciones.

Durante su mandato como analista técnico en OrthoVirginia, Ted Kraje ha trabajado para ayudar a optimizar y automatizar operaciones, ayudando a la empresa a evolucionar hasta convertirse en una organización estatal que puede continuar escalando y haciendo crecer su negocio mientras sirve a sus clientes y proveedores.

Parte del crecimiento y evolución de la empresa incluyó una inversión en nuevos sistemas y software, comenzando con la implementación de la plataforma de registros médicos electrónicos Epic, seguida rápidamente por la decisión de adoptar un sistema de gestión de documentos.

Con un nuevo sistema en su lugar para manejar registros y documentos electrónicos de todo tipo, digitalizar y automatizar cuentas por pagar parecía un paso obvio siguiente.

“Tenemos dos miembros del equipo de AP en el personal,” dijo Kraje, “Antes de docAlpha , pasaban todo su tiempo codificando y enrutando documentos a la gerencia para aprobación, y luego gestionaban el resto del proceso desde allí. Era muy que consumía mucho tiempo y manual.”

La Solución

Un gran obstáculo que OrthoVirginia tuvo que superar fue escalar la organización para acomodar el crecimiento del negocio en múltiples instalaciones, junto con el crecimiento asociado en proveedores y documentos de compra relacionados.

Para organizar y gestionar adecuadamente todos los documentos relacionados con AP, OrthoVirginia eligió el sistema de gestión de contenido empresarial DocLink de Altec. Con DocLink, OrthoVirginia pudo obtener eficiencias pasadas relacionadas con la gestión de documentos en papel y digitales en múltiples instalaciones.

Un gran desafío permaneció: Obtener esos documentos en DocLink eficientemente, incluyendo metadatos relevantes para apoyar el enrutamiento y la codificación.

Eliminar el manejo manual de documentos y la entrada de datos permitiría al equipo de AP de OrthoVirginia gastar menos tiempo en tareas tediosas y más en contribuir a ahorros de costos, flujo de efectivo y reducción de errores.

Los Resultados

Con DocLink y docAlpha en su lugar, Kraje cree que OrthoVirginia está bien posicionado para apoyar el crecimiento futuro, de una manera que les permite escalar sus operaciones de AP sin tener que agregar personal para manejo de documentos y entrada de datos.

“Procesamos 25,000 facturas cada año, y el número continúa creciendo,” dijo Kraje, “Con DocLink y docAlpha , podemos abordar nuestra velocidad de facturas actual y futura y hacer crecer nuestro negocio sin aumentar el personal.”