Mega Group Combina docAlpha con Dynamics AX para Transformar sus Operaciones de AP

Mega Group elimina el manejo manual de facturas y la entrada de datos con docAlpha, reduciendo drásticamente los tiempos de ciclo de AP, reduciendo las tasas de error y obteniendo acceso oportuno a datos detallados de elementos de línea

El Desafío

La misión de Mega Group, Inc. es proporcionar a su membresía de más de 800 minoristas de artículos para el hogar servicios que estimulen el crecimiento y promuevan el éxito. Un servicio valioso que Mega Group ofrece a sus miembros es soporte para el procesamiento de facturas de proveedores, que asciende a 600,000 transacciones anualmente en 450 proveedores. De esas transacciones, la mayoría se manejan vía EDI, pero un número significativo (150,000) se procesan manualmente.

Procesar facturas manualmente no solo aumentaba el tiempo, esfuerzo y costo para cada transacción, también aumentaba errores relacionados con la entrada de datos, y limitaba el acceso solo a datos de factura a nivel de encabezado.

“Nuestros comerciantes confían en datos de compra regularmente y monitorean los volúmenes y los productos para asegurar que podemos obtener rebajas de proveedores que se pasan a nuestros vendedores,” dijo David Slaney, Director de Operaciones en Mega Group.

Como resultado, Mega Group quería una forma de optimizar eficientemente el manejo de facturas y capturar datos más detallados de elementos de línea, mientras reducía la tasa general de errores.

La Solución

Mega Group decidió implementar la plataforma de transformación digital docAlpha para capturar inteligentemente datos de facturas en papel escaneadas y digitales nativas. La integración con su sistema ERP Microsoft Dynamics AX les permitiría eliminar la entrada manual de transacciones.

En su lugar, docAlpha “leería” inteligentemente documentos para buscar detalles relevantes de encabezado y nivel de línea, validar esa información contra registros existentes en el sistema ERP, luego crear automáticamente nuevas transacciones de pagos.

Este enfoque de solución permitiría a Mega Group ayudar a cambiar a muchos proveedores a enviar facturas basadas en PDF por correo electrónico que podrían procesarse automáticamente, mientras también eliminaba pasos dolorosos de aquellos proveedores que insistían en enviar facturas en papel por correo.

Los Resultados

Al confiar en docAlpha para extraer inteligentemente detalles de encabezado y elementos de línea de facturas de proveedores, Mega Group redujo exitosamente el tiempo de procesamiento de facturas en un 25% mientras aumentaba los datos y la información obtenida de esos documentos.

“Más allá de las rebajas, nuestros comerciantes miran lo que estamos comprando, y lo que estamos vendiendo,” agregó Slaney. “Están mirando el movimiento del producto, para que puedan ver si nuevas líneas de productos están aumentando en volumen, y otras como productos electrónicos de consumo están disminuyendo.”

Con docAlpha, Mega Group tiene acceso a esos datos de una manera que es oportuna y accionable.

Además de reducir los tiempos de ciclo de procesamiento de facturas y entregar mejor información a su departamento de comercialización, Mega Group redujo sus tasas de error en más de la mitad, de .25% a .1%.

“[Con docAlpha] obtenemos de tres a cuatro veces los datos, mucho más rápido,” dijo Slaney.