La plataforma de transformación digital docAlpha entrega acceso digital 24/7 a documentos y datos de AP para aprobaciones y pistas de auditoría

La plataforma de transformación digital docAlpha entrega acceso digital 24/7 a documentos y datos de AP para aprobaciones y pistas de auditoría

El Desafío

Alrededor de 2012, la cooperativa agrícola Cooperative Elevator adoptó Webdocs de RJS Software para apoyar su viaje hacia la digitalización de sus documentos y volverse sin papel. En ese momento, la empresa se dio cuenta de los beneficios de extender el acceso a datos y documentos en toda su organización.

Según el Vicepresidente de Tecnología de la Información de Elevator Co-ops, Barry Albrecht, el siguiente paso en ese viaje fue la automatización de uno de los procesos más intensivos en mano de obra y dependientes de documentos en la organización: cuentas por pagar.

Mientras que Webdocs permitió a la empresa tener control sobre sus documentos no transaccionales con relativa facilidad, digitalizar y gestionar grandes volúmenes de facturas, albaranes y documentos relacionados presentó un desafío adicional.

El equipo de cuentas por pagar de Elevator Co-ops procesa rutinariamente más de 1,000 facturas y 800 documentos de envío relacionados cada mes. Para digitalizar esos documentos y automatizar el proceso de AP, Cooperative Elevator necesitaba una forma de automatizar y optimizar el proceso para archivar grandes volúmenes de archivos en papel escaneados y digitales nativos, hacer coincidir facturas con albaranes y otros documentos relacionados e ingresar datos relacionados en el sistema.

Según Albrecht, mientras que la mayor parte de la organización se había vuelto sin papel, las cuentas por pagar seguían siendo impulsadas por papel y cargadas por procesos manuales.

“[Antes de docAlpha] todo estaba completamente basado en papel,” dijo Albrecht. “Las facturas en papel estaban físicamente adjuntas a documentos de envío, y luego a nuestra información de comprobantes de cuentas por pagar. Si había un pago con cheque, esa información de pago también estaba adjunta al paquete físico de papel y archivada en archivadores.”

“Queríamos tener un proceso para eliminar esa necesidad de retener papel, aún poder procesar en nuestro sistema tradicional desarrollado internamente, pero almacenar todo electrónicamente,” dijo Albrecht.

“El principal impulsor era eliminar la necesidad de ensamblar papel, y también el costo y el espacio y el almacenamiento de todo ese papel,” agregó Albrecht.

El proceso manual basado en papel no solo era una carga para el equipo de AP, sino también para los VPs de la organización, que tenían que revisar, codificar y aprobar facturas. Albrecht podía entender su dolor, porque también era uno de esos aprobadores.

“Las facturas se enrutaban físicamente como un paquete, en una carpeta. Para mí, como vicepresidente, recibiría una carpeta una vez al día si tenía alguna transacción que aprobar’” dijo Albrecht, “Luego, simplemente inicializaría cada factura en mi carpeta, y cada otro vicepresidente hacía lo mismo.”

La Solución

Para automatizar la clasificación y archivo de documentos y la entrada de datos, RJS Software recomendó la plataforma de transformación digital docAlpha de Artsyl Technologies, junto con la aplicación de procesos inteligentes InvoiceAction de Artsyl.

Con docAlpha, Cooperative Elevator podría confiar en un sistema capaz de clasificar automáticamente documentos, extraer datos relevantes y archivar esos documentos en Webdocs junto con esos datos, automáticamente.

La aplicación InvoiceAction desarrollada por Artsyl aseguró que Cooperative Elevator pudiera implementar una solución que facilitara configurar e implementar una solución completamente automatizada con relativa facilidad, lo que llevó a una implementación exitosa en menos de tres meses.

En la fase uno de su implementación, Cooperative Elevator se ha enfocado en el lado minorista de su negocio, que incluía un gran volumen de facturas basadas en PO.

Con la plataforma docAlpha implementada y la aplicación InvoiceAction en producción, el personal de la planta de Cooperative Elevator puede escanear fácilmente por lotes documentos de envío que son automáticamente clasificados, archivados y enrutados por InvoiceAction.

docAlpha hace coincidir automáticamente facturas y pedidos basados en PO y los procesa automáticamente. Las excepciones (facturas no coincidentes) y facturas no-PO se enrutan para revisión/codificación/aprobación.

Según Albrecht, InvoiceAction permite a los aprobadores revisar documentos, codificarlos con precisión y aprobarlos en cualquier lugar y en cualquier momento.

“Ahora, usamos los formularios web de RJS para enrutar facturas electrónicas, junto con los documentos asociados que han pasado por docAlpha para aprobación,” dijo Albrecht.

“Ven el formulario web y el desglose del libro mayor que ha sido codificado por nuestro personal,” dijo Albrecht. “Pueden hacer clic en un enlace para mostrar todos los PDFs reales de los formularios electrónicos. Así que ahora, ya no hay un movimiento de papel yendo a cada vicepresidente. Se les presentan a través de Webdocs o acceso a su buzón para, como dije, mirar el formulario web electrónico para aprobar cada factura.”

Para Albrecht y el equipo de AP de Cooperative Elevator y ejecutivos, el acceso a datos y detalles ha sido la diferencia clave.

“Nuestros VPs no están en su oficina todos los días,” dijo. “Pueden estar viajando para una conferencia, o de vacaciones y si eligen, pueden acceder a todo ahora para aprobación de forma remota. Eso es un buen ahorro de tiempo.”

“En el pasado, tendríamos que estar físicamente en un archivador en nuestra oficina principal para sacar los documentos históricos y todo lo que va con ellos,” agregó Albrecht.

“Se ahorra mucho más tiempo al poder recuperar todo en una pantalla, para todos nosotros, versus venir aquí a nuestra oficina principal y buscar o pedirle a alguien en pagos que lo busque.”

Otra ventaja de ahorro de tiempo es la eliminación de entrada manual redundante de datos.

“No estamos escribiendo la misma información un par de veces,” dijo Albrecht. “En el pasado, escribíamos a mano información de codificación del libro mayor en algunos de los documentos físicos. Ahora, están ingresando eso electrónicamente. Realmente tenemos un gancho en nuestro ERP que, cuando lo aprueban, la codificación GL y la información GL entran allí automáticamente, por lo que nuestra gente de pagos no tiene que volver a ingresar lo que ya se ha seleccionado.”

Lo siguiente para Cooperative Elevator es ampliar su alcance y transformar facturas de sus operaciones mayoristas al nuevo sistema automatizado.

Albrecht y su equipo esperan automatizar y digitalizar aún más sus operaciones.

“Creo que nos ha ayudado a volvernos más organizados y efectivos,” dijo.