Mejorar las cuentas por pagar mediante automatización
Con un flujo constante de facturas, alrededor del 50 % de las empresas trabajan de forma habitual con transacciones duplicadas.
Aun con protocolos establecidos, estas duplicaciones pueden traducirse en recursos, dinero y tiempo desperdiciados, reduciendo la eficiencia y poniendo en riesgo las relaciones con proveedores.
Conocer los fundamentos de la duplicación en AP e implementar estrategias para mitigar su impacto son los primeros pasos hacia una gestión más limpia y libre de estrés que, con la ayuda de la automatización de procesos de documentos de Artsyl, puede hacer que los pagos dejen de ser una carga. Siga leyendo para saber más.
La duplicación en cuentas por pagar (AP) se refiere a la reproducción innecesaria de facturas y pagos como resultado de errores tanto del cliente como de la propia empresa. Es una fuente constante de problemas para los departamentos de AP y, como parte inevitable de muchas transacciones, suele pasarse por alto, aunque puede provocar importantes retrocesos.
Las principales causas de duplicación en AP pueden agruparse en dos categorías: errores humanos y errores tecnológicos.
Entre los errores humanos más comunes está volver a enviar facturas sin anular los originales, lo que genera retrasos y frustración y, a veces, resulta difícil de corregir. Enviar facturas al departamento equivocado o remitir dos copias (papel y digital) también son errores que acaban produciendo duplicados.
En cuanto a los errores tecnológicos, que una factura duplicada sea identificada por error como copia única es una causa importante. A menudo el software no detecta duplicados porque solo se ha cambiado un detalle menor - fecha o importe - y el sistema la marca como única.
Ya sea de forma intencionada o no, estos errores, especialmente si son frecuentes, pueden generar pérdidas severas que cualquier empresa debería esforzarse por evitar.
Con empresas que procesan más de 6 000 facturas al año de media, se estima que unas 90 facturas pagadas son duplicadas. Esta pérdida - especialmente tras el impacto de la pandemia de COVID‑19 - puede ser devastadora para compañías de cualquier tamaño e incluso suponer su desaparición.
Además de las pérdidas financieras, la duplicación en AP provoca retrasos significativos, más estrés para el personal y riesgo de dañar las relaciones con proveedores, lo que en conjunto convierte los pagos en una fuente aún mayor de inconvenientes.
Afortunadamente, existen estrategias y mecanismos diseñados para contrarrestar la duplicación en AP.
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Aunque la duplicación en AP puede ser un obstáculo tedioso, hay tres estrategias que las empresas pueden aplicar para contrarrestar su impacto.
1. Establecer estándares de facturación con los proveedores
Sin un sistema definido, los proveedores recurren al método que consideran más eficaz al crear facturas. Algunos usan software de pagos como PayPal; otros crean plantillas propias en Word o Google Docs. Estos formatos variables y poco familiares aumentan el riesgo de duplicados.
Para evitar retrasos por facturas dispares, defina directrices claras sobre sus preferencias de facturación: tipo de archivo (por ejemplo, PDF), formato de factura, departamento al que debe enviarse, etc. No dude en compartir sus estándares y animar a los proveedores a seguirlos para construir un sistema más fluido para todos.
Este enfoque también le permite tratar con aquellos proveedores que envían duplicados de forma proactiva de manera cordial, dando feedback y reduciendo la duplicación sin deteriorar la relación.
2. Supervisar periódicamente al equipo, los proveedores y las transacciones
Las empresas que reciben grandes volúmenes de facturas tienden a revisar cada transacción por encima, preocupándose más por sacarlas adelante que por lo que realmente están pagando.
Desde personal de AP que paga a proveedores habituales sin revisar los detalles hasta la falta de verificación de validez de la factura por parte de la empresa: todo ello puede generar duplicados que, si no se detectan a tiempo, provocan complicaciones mayores. La mejor respuesta es una buena gestión de procesos y supervisión del equipo.
Supervise transacciones, personal y proveedores, prestando atención a posibles duplicados. Manténgase al día con el departamento de AP y asegúrese de que todos sepan identificar y gestionar la duplicación.
Con el control adecuado verá que sus esfuerzos y el alineamiento del equipo reducen de forma notable el número de facturas duplicadas procesadas cada mes.
3. Confiar en la automatización de AP
La estrategia más eficaz para combatir la duplicación es la automatización AP. Los softwares de automatización AP, con su abanico de herramientas diseñadas para eliminar duplicados, son capaces de marcar incluso las facturas duplicadas más difíciles de detectar.
Una de estas herramientas son las comprobaciones integradas que, a lo largo del proceso de la factura, buscan e identifican duplicados. Esta función reduce la necesidad de supervisión adicional y es menos propensa al error una vez configurada correctamente.
La fiabilidad de la automatización AP no deja de crecer: en 2021, un 23 % de las empresas informó de una reducción en facturas duplicadas gracias a ella. ¿Eficiente, eficaz y sencilla? La automatización AP es el sueño de cualquier responsable financiero.
Con más de una década de experiencia en decenas de sectores, Artsyl conoce bien las frustraciones que causa la duplicación en AP y es experta en combatirla mediante automatización AP. Optimice el procesamiento de documentos de cuentas por pagar y evite errores costosos y duplicados con la solución InvoiceAction de Artsyl.
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