Conceptos básicos de la automatización del flujo de trabajo de CxP

¿Cómo está gestionando CxP? Para empresas en crecimiento, la dificultad es asegurar que todas las transacciones queden registradas y al día. Una factura perdida aquí y una operación de pedido sin archivar allí pueden dar pie a una contabilidad errónea que acabe afectando a sus impuestos. Y si practica contabilidad por partida doble, le costará cuadrar créditos y débitos si no tiene en orden las transacciones de CxP y CxC.

Por supuesto, no todo esto le lleva a un callejón sin salida: significa que tiene la oportunidad de cambiar la forma en que gestiona las cuentas por pagar. Siempre es buen momento para hacerlo. Las soluciones de automatización inteligente de procesos, pensadas para tareas intensivas en documentos como CxP y procesamiento de reclamaciones médicas, pueden implantarse y estar en marcha en poco tiempo. El tiempo y esfuerzo de despliegue es mínimo gracias a una arquitectura modular y basada en REST, lo que facilita la personalización e integración con aplicaciones existentes. Las empresas suelen notar una mejora en resultados en pocos meses.

Explicamos qué hace exactamente la automatización de CxP y cómo genera ahorros de costes que quizá no imaginaba posibles en cuentas por pagar.

El papel es un obstáculo importante para tener todas las facturas clasificadas y conciliadas a tiempo. El papel hace ineficientes las operaciones de CxP y cuentas por cobrar . El primer impacto inmediato de la automatización de CxP es convertir el proceso en un proceso sin papel. Es un cambio importante que pone la bola a rodar para empresas acostumbradas a verse enterradas en documentación. Más allá de eso, la automatización del flujo de trabajo de CxP transforma las funciones básicas de back-office en procesos eficientes y ahorradores de costes que aceleran el negocio. Así funciona:

Captura de datos de negocio en el primer contacto: como primer paso, el software de automatización de CxP importa documentos desde diversos canales (correo, escáner, FTP, fax, etc.) a su flujo de automatización inteligente de procesos. La subida multicanal garantiza que todos los datos y documentos transaccionales desde los bordes de la organización (sede, almacén, etc.) se introduzcan, digitalicen y enruten automáticamente a los flujos. Este aspecto reduce mucho las posibilidades de que se pierdan datos o queden sin registrar.

Eliminación del papel: la captura inteligente de datos es una tecnología de transformación digital que cambia las reglas del juego en soluciones IPA y ayuda a las empresas a pasar de un trabajo manual a implementaciones de proceso desatendidas. Si los datos del proveedor llegan por correo u otros medios electrónicos, los documentos se enrutan directamente a los flujos de automatización inteligente de procesos.

Pero con el papel, las empresas han recurrido tradicionalmente a la entrada manual de datos. Ahí es donde el proceso de CxP empieza a ralentizarse y a afectar al funcionamiento del departamento contable.

La entrada manual de datos consume tiempo y es costosa. La tecnología de captura inteligente de datos , integrada en un bot IPA, sustituye el esfuerzo manual y acelera el proceso de captura.
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Los bots IPA utilizan machine learning y tecnología OCR/ICR para reconocer y capturar campos de datos en documentos transaccionales típicos como facturas de proveedores y pedidos de venta.

OCR/ICR es más adecuado para documentos con plantillas estándar. La tecnología se basa en el contexto para capturar detalles de líneas y cabecera/pie como nombre del proveedor, TOTAL, etc. Cuando un bot IPA se encuentra con un nuevo tipo de factura con una plantilla nueva para la que no tiene lógica de captura integrada, OCR/ICR no sirve.

Ahí es donde el machine learning resulta útil. Los bots IPA usan machine learning para aprender las acciones del usuario al introducir los detalles de una factura nueva la primera vez. Ese aprendizaje se recupera de la memoria y se aplica para procesar facturas posteriores con plantilla similar. La captura inteligente de datos con machine learning es un cambio de juego para las organizaciones porque reduce mucho la dependencia del factor humano en la entrada de datos.

Indexación inteligente: escanear y digitalizar documentos en papel le da pie para acelerar CxP, pero el verdadero dolor de cabeza es no localizar o recuperar los archivos digitales, igual que no encontrar un documento en un montón de papeles.

Incluso al usar un escáner para convertir documentos en papel en archivos digitales, tendría que etiquetar manualmente cada documento para poder buscarlo y recuperarlo. ¿Qué sentido tiene digitalizar si añade otra tarea que requiere intervención manual?

La automatización inteligente de procesos extrae metadatos valiosos de las facturas (ID de proveedor, fecha de compra, etc.) y los usa para indexar documentos automáticamente. No solo se ahorra el esfuerzo de nombrar cada documento a mano, sino también el tiempo de recuperar archivos importantes cuando haga falta.

Validación automática: contrastar las facturas entrantes con el PO correcto y los datos del proveedor es un paso necesario que también consume tiempo valioso. Y cuando se tratan cientos o miles de facturas y pedidos al mes, es casi imposible cotejar cada factura con cada pedido de compra sin perderse en el papeleo. La automatización inteligente de procesos realiza validación automática de datos mediante matching automático 2 o 3 vías y búsquedas en cascada de proveedores.

Manejo de excepciones y aprobaciones: ¿cómo sabría si está ante una factura duplicada? En la práctica, no lo sabrá hasta que afecte a sus reservas de caja. La ventaja más visible de la automatización del flujo de trabajo de CxP es disponer de una traza de auditoría fiable: facturas entrantes, facturas pagadas, facturas pendientes de verificación y conciliación, etc. La IPA contrasta automáticamente las facturas con los registros de la base de datos para detectar duplicados. Cualquier excepción similar durante la validación (datos faltantes, facturas duplicadas) se marca y reenruta automáticamente por los flujos a gestores o usuarios de verificación para revisión y aprobación. Los flujos también pueden configurarse para enviar facturas a gestores de verificación para aprobación aunque no haya excepciones, antes de exportarlas al ERP.

La automatización del flujo de trabajo de CxP elimina la tediosa tarea de conciliaciones y pagos a proveedores. Es lo que necesita para tener los libros en orden y presentar los impuestos a tiempo.