Automatizacion de cuentas por pagar: una necesidad del negocio
Con la tecnologia, los procesos y su control han pasado de ser meras unidades operativas a ejes estrategicos. Un ejemplo es la funcion de cuentas por pagar, que ha evolucionado de centro de coste tradicional a unidad de capital de trabajo estrategica. El departamento de CxP es tan valioso que muchas organizaciones dedican presupuesto TI a desplegar software mas avanzado de cuentas por pagar automatizadas o a migrar de infraestructura local a la nube.
Las transacciones en papel generan ineficiencia y retrasos por errores de entrada o archivos perdidos. Gestionar papel fue una razon clave por la que CxP iba a la zaga y no cumplia plazos. En lugar de ayudar a conciliar a tiempo y actualizar el balance, los retrasos por facturas en papel perjudicaban la contabilidad. El departamento resultaba costoso por ineficiencias operativas y gasto de mano de obra.
Algunos de los principales obstaculos para que CxP aportara valor fueron:
Excepciones: las excepciones frenan la eficiencia y los tiempos de ciclo de CxP. Los plazos de facturacion de proveedores pueden alargarse de horas a semanas por importes incorrectos, facturas faltantes, pagos duplicados o pagos por facturas equivocadas. Sin un software adecuado de automatizacion de CxP, corregir y reprocesar puede disparar la cola de trabajo. Recuperar el ritmo, sobre todo en grandes empresas, equivale casi a un proyecto aparte, con personal y recursos ocupados en corregir y recuperar plazos.
Tiempos de ciclo del procesamiento de facturas: el papel es poco fiable: se extravia, se pierde o se dana. Con facturas acumulandose, es dificil hacer seguimiento de cada factura frente al pedido (OC) y al proveedor. Ademas de la complejidad de archivos voluminosos, cuesta localizar y recuperar cada factura en conciliaciones y pagos. Los ciclos se retrasan y la empresa paga cargos por demora y acumula deuda.
Verificaciones y consultas a proveedores: el departamento de CxP dedica mucho tiempo a localizar proveedores, aclarar discrepancias o datos faltantes o pedir nuevas copias si se pierde el papel. Eso reduce el trabajo cualificado a tareas repetitivas e impide negociar descuentos por pronto pago o mejores precios.
Reducir el papel ha sido el principal motivo para adoptar transformacion digital y automatizacion de CxP.
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Con el tiempo, las empresas buscan el beneficio acumulado de agilizar la facturacion de proveedores: un software de extremo a extremo no solo captura, extrae, valida, verifica y aprueba datos antes de contabilizarlos para conciliar y pagar, sino que reduce necesidad de personal extra en picos de carga. Los productos actuales incorporan automatizacion inteligente que combina RPA ( RPA ) con aprendizaje automatico, IA y otras tecnologias cognitivas, lo que reduce la intervencion manual ante excepciones.
La ventaja mas visible es la relacion que la empresa mantiene con sus proveedores. Los proveedores son el soporte de las operaciones, y una herramienta inteligente para gestionarlos con constancia mejora la posicion de la compania en el mercado.
Entre otros beneficios acumulados (cumplimiento, visibilidad y control), las organizaciones pueden evaluar flujos de caja y planificar mejor el gasto a largo plazo. La automatizacion inteligente del procesamiento de facturas permite hacer mas con menos, escalar con poca mano de obra o recursos adicionales.
Hacer mas con menos define a las empresas eficientes; la automatizacion inteligente impulsa una empresa inteligente sin cambiar sistemas de base. Con los cuellos de botella atendidos, las empresas buscan ideas y estrategias en informes del software de CxP: la siguiente fase de la transformacion digital, con respuesta mas rapida a resultados y gestion de procesos mas proactiva.
Las oportunidades con tecnologia inteligente y automatizacion de CxP son enormes, pero la transformacion urge. Quiere un CxP y un negocio mas proactivos? Contacte a Artsyl .
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