ANCA Group Automatiza los Procesos de Facturas AP con docAlpha

docAlpha elimina la entrada manual de datos y el manejo de documentos, optimizando el enrutamiento, aprobación, entrada de transacciones y pagos a proveedores

El Desafío

Como Director de TI para ANCA Group, Bernie Ching tenía la tarea de encontrar una mejor manera para el fabricante global con sede en Melbourne de 45 años de equipos de perforación CNC para manejar facturas de proveedores de una manera que escalara a medida que el negocio crecía.

En algún momento de 2018, ANCA Group llegó al punto de decisión clásico que la mayoría de las empresas tienen cuando exploran la automatización: agregar un miembro del personal de AP para procesar facturas versus implementar automatización inteligente de procesos para capacitar al personal existente y reducir la entrada manual de datos y el manejo de documentos.

Sin un sistema de gestión de documentos en su lugar que proporcionara capacidades de flujo de trabajo o automatización para codificar, hacer coincidir o enrutar facturas, el equipo de AP pasó mucho tiempo persiguiendo papel.

“Somos un fabricante líder de productos de perforación CNC,” dijo Ching, “Pero también nos gusta confiar extensivamente en la tecnología para nuestro trabajo diario.”

Según Ching, la fuerza laboral de ANCA es altamente móvil, debido a la naturaleza internacional de su negocio. Lo que significa que las decisiones comerciales (incluidas las aprobaciones de pago a proveedores) deben tomarse en movimiento, desde cualquier lugar en cualquier momento.

Para satisfacer las demandas de ANCA de un proceso de facturas de proveedores escalable que pudiera satisfacer las necesidades del equipo de AP y un equipo de gerentes y ejecutivos en movimiento, la empresa decidió implementar una solución de automatización inteligente de procesos, integrada con su sistema ERP QAD.

La solución que eligieron incluyó la plataforma de transformación docAlpha de Artsyl Technologies, junto con InvoiceAction , una aplicación de proceso inteligente diseñada específicamente para el despliegue rápido de automatización de facturas AP.

La Solución

ANCA Group eligió implementar la plataforma de transformación docAlpha , proporcionando automatización inteligente de procesos para la captura de datos de facturas en papel escaneadas o digitales de una manera que sucede automáticamente e invisiblemente como parte de un proceso directo.

docAlpha , desarrollado por Artsyl Technologies, se integra con sistemas ERP y ECM de una manera que permite a los proveedores enviar facturas por correo electrónico a un buzón monitoreado por el sistema. Las facturas en papel también pueden ser escaneadas por lotes y dirigidas a docAlpha para su procesamiento. No importa cómo llegue la factura, docAlpha encuentra y extrae automáticamente información como el número de factura, el monto y los detalles del proveedor, luego interactúa con otros sistemas comerciales para crear registros de transacciones, junto con una imagen digital de la factura.

Como parte de ese proceso, docAlpha puede hacer referencia cruzada de registros de proveedores ECM y/o ERP para asegurar que toda la información que extrajo sea correcta. Puede corregir automáticamente errores obvios, o enrutar cualquier excepción a un miembro del equipo de AP para revisión/resolución adicional.

Los Resultados

Según Ching, fusionar las capacidades de docAlpha y QAD ha ayudado a ANCA Group a lograr un nuevo nivel de control sobre su proceso de facturas de proveedores AP mientras aumenta la eficiencia.

“Históricamente, teníamos muchos formularios basados en papel,” dijo Ching, “Aprovechando InvoiceAction para digitalizar documentos, gestionar flujos de trabajo y proporcionar acceso móvil para codificación y aprobación, tenemos acceso más oportuno a los datos comerciales y mejor control del proceso.”

Como resultado, el equipo de AP de ANCA Group ha podido continuar manteniéndose al día con las facturas de proveedores, incluso a medida que la empresa crece y el volumen/velocidad de facturas aumenta.