La guía patrocinada por Artsyl de PayStream Advisors se centra en presentar argumentos comerciales para la automatización de AP, calcular el ROI y establecer KPI continuos
Una nueva guía de 2017 de PayStream Advisors explora cómo la automatización de cuentas por pagar ha logrado una reputación bien merecida por generar rápidamente un retorno de la inversión para las empresas que invierten en mejorar la eficiencia y precisión de sus operaciones de AP.
El informe, titulado "Propuesta de retorno de la inversión para cuentas por pagar", fue patrocinado por Artsyl Technologies e incluye un estudio de caso del minorista de hardware canadiense y cliente de Artsyl, Canac, Inc.
Resultados del mundo real de la automatización AP
El estudio de caso de Canac es un ejemplo perfecto del tipo de ganancias de eficiencia y retorno de la inversión que muchas empresas logran al automatizar las cuentas por pagar, particularmente cuando aprovechan plataformas de procesos inteligentes como Artsyl. docAlpha para automatizar tareas como el manejo de documentos, el enrutamiento de aprobación y la entrada de datos de transacciones.
En el caso de Canac, esa automatización redujo los tiempos del ciclo de facturación de dos semanas a solo dos días, automatizando el procesamiento de más de 120.000 facturas de proveedores al año.
Superar los obstáculos a la innovación
Sin embargo, según el informe PayStream, si bien los beneficios de la automatización de AP son bien conocidos y la automatización de AP es una perspectiva de riesgo relativamente bajo y alta recompensa para la mayoría de las organizaciones, los equipos de AP no siempre han podido presentar argumentos ganadores para invertir en innovación y automatización.
La investigación de PayStream Advisors muestra que las principales barreras para la adopción del software de gestión de facturas incluyen:
Estas tres barreras a menudo mantienen a las organizaciones operando con procesos manuales durante muchos años. En cambio, continúan gastando demasiado en costos de procesamiento y perdiendo posibles ahorros gracias a los descuentos por pago anticipado.
Para superar la indiferencia interna por la necesidad de una mejor solución, el informe Pitching ROI se centra en ayudar a los equipos de AP a definir y comunicar el costo real de los procesos manuales de cuentas por pagar y los beneficios mensurables y bien establecidos de la automatización de AP.
El informe incluye un marco para calcular el retorno de la inversión para AP Automation. Como parte de ese proceso, se alienta a los equipos de AP a pensar más allá de los beneficios finales de una mayor eficiencia, hacia los beneficios finales que se pueden lograr al obtener un mejor control y visibilidad sobre un proceso que puede tener un impacto en los KPI estratégicos como el flujo de caja y el capital disponible. Ese control y visibilidad pueden impactar el crecimiento del negocio de primera línea al impactar favorablemente las relaciones con los proveedores y, en última instancia, respaldar una mayor satisfacción del cliente y un crecimiento de los ingresos.
Lograr eficiencia y control en toda la empresa
Según PayStream, "al presentar sus argumentos a favor de la automatización, los profesionales deben aprovechar todas las métricas del estado actual y del retorno de la inversión con un plan detallado para la implementación del producto, destacando los beneficios a largo plazo de la solución tanto en costos duros como blandos. Esto garantizará que las partes interesadas sean conscientes de las necesidades de sus procesos, estén informadas sobre las soluciones a estas necesidades y sean optimistas y entusiastas acerca de la implementación de un nuevo sistema".
Para muchas organizaciones, ese optimismo y entusiasmo por la automatización se traslada a otros departamentos y otros procesos. En muchos casos, es fácil para los ejecutivos imaginar cómo las tecnologías y procesos que conducen a mejoras dramáticas en las cuentas por pagar pueden aplicarse a los procesos de datos y documentos en todas sus organizaciones, generando ganancias aún mayores y una innovación más rápida.
Para descargar una copia del informe, aquí.