Cuando se trata de mejorar la oficina administrativa de una organización, la automatización AP es uno de los métodos más efectivos para optimizar procesos ineficientes, reducir los costos de procesamiento y proporcionar mayor visibilidad y control sobre las facturas y pagos de proveedores. Herramientas destacadas de automatización AP como el software de procesamiento de facturas , el flujo de trabajo de aprobación de facturas y los portales de gestión de proveedores han ayudado a muchas empresas a eliminar el papel y reducir los problemas de procesamiento, incluyendo pagos tardíos, errores en facturas y descuentos perdidos. Con un proceso automatizado de cuentas por pagar, las organizaciones tienen el potencial de ahorrar millones de dólares en costos de procesamiento cada año.
Sin embargo, esta historia de transformación AP, aunque es cierta para muchas empresas que han implementado un sistema, no siempre es efectiva para persuadir a los tomadores de decisiones clave a adoptar una solución. La investigación de PayStream Advisors muestra que las principales barreras para la adopción de software de gestión de facturas incluyen la creencia de que los procesos actuales están funcionando, la creencia de que no habrá Retorno de Inversión (ROI) de una solución, y la falta de conseguir apoyo interno. Estas tres barreras a menudo mantienen a las organizaciones operando con procesos manuales durante muchos años. En su lugar, continúan gastando en exceso en costos de procesamiento y pierden ahorros potenciales de descuentos por pago anticipado.
Este informe está destinado a ayudar a las organizaciones a comprender el valor de la automatización AP y comunicar ese valor a los tomadores de decisiones clave. Este informe incluye varias herramientas útiles para los profesionales que hacen el caso de una inversión en automatización AP. Explora diferentes escenarios del estado AP antes y después de la automatización, e incluye calculadoras para ayudar a los profesionales a demostrar el ROI a cualquier parte interesada.
Al prepararse para hacer el caso de la automatización a las partes interesadas y tomadores de decisiones de la empresa, el elemento más importante a incluir son las métricas del estado actual. Esto incluye no solo el estado actual del proceso AP de la organización, sino también el estado actual del mercado en general. Es importante entender cómo les está yendo a otras organizaciones en sus oficinas administrativas para construir perspectiva y mostrar espacio para la mejora.
Para identificar las tendencias de gestión del procesamiento de facturas entre las organizaciones de América del Norte, PayStream encuestó a más de 300 empleados de oficinas administrativas en varias industrias y segmentos de mercado. La investigación muestra que los principales problemas de las organizaciones en su gestión de procesamiento de facturas incluyen el enrutamiento manual de facturas, la entrada manual de datos y altos volúmenes de facturas en papel, ver Figura 1. Estos problemas y otros, como facturas perdidas y un alto número de excepciones de facturas, son todos síntomas comunes de un proceso AP manual.

Otro efecto secundario de los procesos manuales es un alto volumen de descuentos perdidos, a menudo debido a la falta de visibilidad en los ciclos de vida de las facturas y los pagos tardíos resultantes. Para muchas organizaciones, perder descuentos es una experiencia familiar. Cuando se les preguntó con qué frecuencia podían capturar descuentos por pago anticipado, la mayoría de las organizaciones reportaron "a veces", ver Figura 2.

Si una organización utilizara una solución de software de procesamiento de facturas que acelerara los ciclos de vida de las facturas y ofreciera una opción para que los proveedores designen descuentos en sus facturas, podría aumentar la captura de descuentos entre 5 y 35 por ciento. Esto podría resultar en millones de dólares en ahorros, dependiendo del tamaño de la organización y el volumen anual de facturas. Las organizaciones con procesos AP manuales a menudo pierden estos ahorros.
Los procesos AP basados en manuales reducen la rentabilidad de una organización en otras áreas también, como en la gestión de disputas. Con un proceso manual, las organizaciones tienen más probabilidades de experimentar errores en facturas, facturas duplicadas, pagos tardíos y proveedores insatisfechos. El tiempo requerido para que el personal AP maneje disputas de facturas y pagos puede acumularse, y algunas organizaciones están gastando miles de dólares cada año únicamente en control de daños. La Tabla 1 contiene cálculos de los costos laborales de las organizaciones para la gestión de disputas, asumiendo un salario anual promedio de $45,000 por miembro del personal AP, tres semanas de PTO, dos semanas de licencia combinada de vacaciones y enfermedad, y un cálculo de gastos generales del 20 por ciento.

Los procesos AP basados en manuales reducen la rentabilidad de una organización en otras áreas también, como en la gestión de disputas. Con un proceso manual, las organizaciones tienen más probabilidades de experimentar errores en facturas, facturas duplicadas, pagos tardíos y proveedores insatisfechos. El tiempo requerido para que el personal AP maneje disputas de facturas y pagos puede acumularse, y algunas organizaciones están gastando miles de dólares cada año únicamente en control de daños. La Tabla 1 contiene cálculos de los costos laborales de las organizaciones para la gestión de disputas, asumiendo un salario anual promedio de $45,000 por miembro del personal AP, tres semanas de PTO, dos semanas de licencia combinada de vacaciones y enfermedad, y un cálculo de gastos generales del 20 por ciento.

Cuando los profesionales hacen el caso de la automatización inteligente de procesos, deben asegurarse de comparar estas tendencias del mercado con los procesos de su propia empresa, identificando cualquier problema similar y oportunidades de ahorro perdidas. Con una imagen clara de su estado AP actual e ineficiente, el liderazgo de una organización puede imaginar mejor un estado futuro optimizado, uno en el que está cosechando los beneficios de un proceso automatizado de cuentas por pagar.
Una vez que los tomadores de decisiones comprenden el valor de la automatización de facturas en general, es importante que vean los efectos que una solución puede tener en la estructura comercial específica de su empresa y el departamento AP. La siguiente sección proporciona algunos escenarios del mundo real que las organizaciones pueden usar como modelo para determinar los costos y ahorros posibles con una solución automatizada de cuentas por pagar.
Al adoptar, el éxito de la iniciativa de adopción de una empresa a menudo dependerá de su experiencia previa con la automatización AP y la tecnología de oficinas administrativas en general. En algunos casos, un profesional podría estar haciendo el caso de la adopción de software a una empresa que nunca ha automatizado ningún proceso importante de oficinas administrativas con una herramienta de software. En otros, una organización podría ya tener una herramienta de software de procesamiento de facturas en su lugar. Podría ser una solución obsoleta o una que no tuvo éxito en mejorar los procesos, lo que lleva al profesional a alentar a la empresa a reemplazar la herramienta.
La experiencia de una organización con la automatización puede variar según muchos factores, incluido el tamaño y la antigüedad de la empresa. Por ejemplo, una organización que fue fundada hace más de 40 años es mucho más probable que tenga varias herramientas de software implementadas en departamentos de oficinas administrativas, ya sea una solución de RR.HH., un sistema de nómina o uno o más ERPs. Las organizaciones más antiguas tienen más probabilidades de haber adoptado sus herramientas de automatización financiera ERP en las instalaciones, ya que estas ofertas estaban alcanzando prominencia entre los proveedores de ERP en la década de 1990 y principios de 2000. Las organizaciones más grandes también tienen más probabilidades de haber adoptado ya un sistema de automatización de facturas , ya que tienen más recursos financieros para adoptar una solución y sentirán menos efectos de una pérdida financiera si la solución no es un ajuste exitoso.
Hay ventajas y desventajas en la automatización de cuentas por pagar completamente desde cero. Por ejemplo, si una empresa no depende de la automatización AP basada en sistemas heredados, típicamente carecen de una relación establecida con el departamento de TI, lo que puede agregar más tiempo al proceso de adopción e implementación. También es más probable que necesiten contratar recursos internos de TI adicionales para ayudar con la implementación. Por otro lado, la empresa tendrá la capacidad de diseñar y personalizar un proceso de automatización completamente nuevo sin preocuparse por interactuar con soluciones y hardware existentes.
También hay ventajas y desventajas cuando una empresa ya tiene un sistema ERP /AP heredado en su lugar. Si la empresa decide reemplazar su sistema, tendrá que rescindir su contrato de software existente, así como reasignar los roles de TI que estaban monitoreando la solución existente. También tendrán que considerar cómo integrar la nueva solución con los procesos y hardware existentes (por ejemplo, escáneres). Sin embargo, la empresa tendrá el beneficio de personal establecido para gestionar la implementación, lo que implica un equipo que ya posee conocimiento local de TI y procesos. Además, la empresa tendrá una solución de respaldo en caso de que la implementación salga mal.
No importa qué experiencia tenga una empresa con la tecnología de procesos financieros, las mejores herramientas que un profesional puede emplear al hacer el caso de la automatización de cuentas por pagar son los números. A partir de décadas de consultoría e investigación de mercado, PayStream ha podido estimar los costos generales de implementación y los criterios a usar al evaluar el ROI potencial de una herramienta. Los siguientes elementos cubren algunos de los costos potenciales y ahorros involucrados en la implementación de software de procesamiento de facturas y cambios de procesos, y están destinados a ayudar a las organizaciones a estimar estas áreas de costo en sus propios procesos.
Costos de Implementación – La mayoría de los proveedores cobran un cierto porcentaje de su tarifa de suscripción por adelantado, aunque esto varía según el proveedor. Para predecir los costos de implementación, las organizaciones pueden contactar a algunos proveedores para solicitar estimaciones.
El Costo del Tiempo de Inactividad y la Evaluación – En los casos en que las organizaciones están reemplazando un sistema de automatización AP existente, deben considerar el tiempo durante el cual tendrán que tomar su herramienta actual fuera de línea. Esto puede resultar en algunos descuentos perdidos o costos laborales más altos cuando la solución no está manejando todos los procesos, y estos costos deben cuantificarse y considerarse. Las organizaciones que implementan su primera herramienta importante de automatización inteligente de procesos o una herramienta de reemplazo deben tener en cuenta el costo de los consultores, que generalmente facturan a una tarifa por hora.
Costos Laborales Optimizados – La automatización AP permite a muchas organizaciones reestructurar su departamento AP. Esto implica reasignar miembros del personal que normalmente se encargan de tareas de bajo valor, como la entrada manual de datos, a otras posiciones más estratégicas. A veces, la automatización simplemente alivia la presión de un equipo sobrecargado; un proceso AP ineficiente a menudo obliga al personal AP a pasar su tiempo corrigiendo problemas que no deberían haber ocurrido en primer lugar, como rastrear facturas en papel faltantes. La investigación muestra que dos tercios del personal AP pasan entre 1 y 8 horas cada semana resolviendo problemas AP, ver Figura 4.

Si estas horas se reducen con una solución de software de procesamiento de facturas AP y los empleados pueden enfocarse en actividades más importantes, las organizaciones obtienen mucho más valor de cada dólar de trabajo gastado. Las organizaciones deben calcular los efectos que la automatización de cuentas por pagar tendría en sus propios tiempos de resolución y costos laborales. El Ejemplo 1 ilustra los ahorros en costos laborales si una organización eliminara algunas posiciones después de la automatización.

Muchas veces, las organizaciones pueden reasignar el personal a actividades más estratégicas y de mayor valor agregado. La automatización AP también trae la capacidad de que una empresa crezca sin necesidad de expandir significativamente su personal AP. Por ejemplo, si una empresa con una tasa de crecimiento de un solo dígito medio y un gasto creciendo al 80 por ciento de esa tasa fuera a expandirse, debería poder calcular los ahorros anuales de una solución AP en sus costos laborales.
Procesamiento de Sala de Correo – No todas las organizaciones tienen una sala de correo designada, pero para aquellas que sí la tienen, estas operaciones pueden ser muy costosas en términos de mano de obra. Eliminar facturas en papel con una solución de automatización de facturas puede reducir las horas de personal necesarias para procesar el correo, pero solo hasta cierto punto. Al evaluar estos costos, el profesional debe asumir que el 30 por ciento del correo está relacionado con AP, y tener en cuenta esta cantidad en la reducción del personal de la sala de correo.
Mano de Obra y Equipo de Entrada de Datos – Muchas organizaciones con altos volúmenes de facturas en papel deben realizar una gran cantidad de entrada manual de datos para ingresar y procesar facturas. Esto generalmente es manejado por empleados de AP o un departamento separado designado para la entrada de datos AP. En el último caso, los profesionales típicamente están completamente asignados a AP y no se transfieren entre departamentos. Esto significa que cuando se elimina la entrada de datos, la organización ahorra todos esos costos (a diferencia del procesamiento de la sala de correo). El proceso de entrada de datos también requiere el uso de escáneres, que pueden ser muy costosos a nivel industrial. El Ejemplo 2 muestra qué sucede cuando una organización implementa una solución de automatización de flujo de trabajo AP con facturación electrónica y elimina la entrada de datos por completo.

Aumento de la Captura de Descuentos – Con un sistema de automatización AP, los procesos se optimizan y los ciclos de vida de las facturas se acortan, lo que significa que las organizaciones tienen una capacidad mucho mayor de pagar facturas temprano y capturar descuentos por pago anticipado. Los ahorros monetarios dependen del número de facturas que recibe una organización y el porcentaje de esas facturas que son elegibles para descuentos. PayStream ha encontrado que la mayoría de las empresas reciben ofertas de descuentos en el 20 por ciento de las facturas (o el 20 por ciento del gasto).

Costo de Capital – Una solución de automatización de flujo de trabajo AP puede mejorar dramáticamente muchos aspectos de los procesos en toda una organización, incluyendo las operaciones de la cadena de suministro. La automatización inteligente de procesos mejora los tiempos de pago y las relaciones con los proveedores, y también puede afectar el crédito de una organización y la elegibilidad para préstamos. Si bien estos beneficios son más difíciles de cuantificar que algunas otras mejoras de proceso, las organizaciones aún deben considerar el efecto que una solución puede tener en su costo de capital al tomar una decisión de inversión. Por ejemplo, operando bajo una mejora hipotética de calificación crediticia, ¿cómo cambiarían los planes comerciales de una empresa en los próximos 10 años?
Procesos Mejorados de Cierre de Mes/Trimestre/Año – Este proceso inevitable y que consume tiempo puede simplificarse y hacerse mucho más eficiente con una solución de automatización de cuentas por pagar. Con las capacidades de reconciliación y auditoría automáticas proporcionadas por muchas soluciones AP, los profesionales contables obtienen mucha más visibilidad en el proceso de cierre. Esto reduce el estrés del proceso para el departamento de contabilidad y podría eliminar la necesidad de contratar ayuda externa durante estos tiempos más ocupados.
Eliminación de la Subcontratación – No todas las organizaciones subcontratan, pero muchas encuentran más fácil o más asequible enviar su procesamiento de facturas, enrutamiento y/o pagos a equipos externos. Sin embargo, la tecnología de automatización de facturas puede eliminar por completo muchas de las actividades manuales que las organizaciones subcontratan, utilizando tecnologías como facturación electrónica, herramientas de captura de datos en línea, aprendizaje automático y flujos de trabajo de aprobación automática. Esto reduce inmediata y dramáticamente los costos anuales de AP.
Almacenamiento de Documentos – Muchas soluciones AP permiten a las organizaciones almacenar sus facturas y otros documentos comerciales en un archivo electrónico . Esto elimina la necesidad de contenedores de almacenamiento físico. Dependiendo del tamaño de la empresa y el volumen de documentos retenidos, esto podría liberar considerable espacio de oficina adicional, incluso puede prevenir o posponer una mudanza para una empresa en crecimiento. Eliminar el papel también reduce el riesgo de perder datos comerciales valiosos en caso de circunstancias imprevistas, como robo o incendio.
Cuando los profesionales se están preparando para su presentación, deben tener tantas mediciones para considerar como sea posible. La Tabla 2 contiene algunos cálculos que pueden usar para determinar resultados de ROI real .

Para que una renovación de automatización de flujo de trabajo sea exitosa, es vital que la alta dirección comprenda el valor, la necesidad y el uso principal del software. Al presentar su caso para la automatización inteligente, los profesionales deben aprovechar todas las métricas de estado actual y ROI con un plan detallado para la implementación del producto, destacando los beneficios a largo plazo de la solución tanto en costos duros como blandos. Esto asegurará que las partes interesadas estén conscientes de sus necesidades de proceso, educadas sobre las soluciones a estas necesidades, y optimistas y entusiastas sobre la implementación de un nuevo sistema.
El siguiente perfil destaca las características de un proveedor AP líder. Este proveedor tiene un historial de ayudar a los clientes a optimizar sus procesos AP para producir el ROI más alto posible y el éxito a largo plazo.
Artsyl ha ofrecido software para captura inteligente de documentos , automatización de flujo de trabajo y gestión de procesamiento de facturas durante más de 15 años, lanzando su solución de facturas, InvoiceAction, en 2013. Artsyl ofrece InvoiceAction junto con su producto insignia, la Plataforma de Automatización Inteligente de Procesos docAlpha , a empresas de todos los tamaños en una variedad de industrias, incluyendo proveedores de servicios compartidos . La empresa ayuda a los clientes a procesar millones de documentos cada año en una variedad de tipos, incluyendo facturas, reclamos médicos y documentos gubernamentales.

Artsyl se asocia con Microsoft, y sus productos se desarrollan utilizando Microsoft .NET y Arquitectura Orientada a Servicios; Artsyl también ha adoptado y sigue todos los modelos de seguridad estándar de Microsoft. Los productos de Artsyl aprovechan integraciones estrechas basadas en API con los principales sistemas ERP como SAP , Oracle/ArchWeb, Microsoft Dynamics , Acumatica , y se integran con aún más usando servicios web. InvoiceAction está disponible en inglés, francés, alemán, español y ruso. El producto admite captura de datos OCR para más de 100 idiomas, incluyendo árabe, tailandés, hebreo y vietnamita.
InvoiceAction y docAlpha automatizan muchos de los pasos más dolorosos en el procesamiento de facturas: entrada manual de datos, enrutamiento de aprobación, coincidencia y codificación GL. Estas soluciones permiten a los clientes escalar sus operaciones AP sin agregar personal, mientras reducen significativamente los tiempos de ciclo de procesamiento. Estos clientes obtienen mejor visibilidad en el flujo de efectivo y control sobre el proceso, y mayor captura de descuentos por pago anticipado.
Las soluciones de Artsyl usan un servidor de estadísticas de transacciones para recopilar e informar sobre todos los aspectos de cualquier transacción procesada a través del sistema. Las soluciones ofrecen informes que pueden configurarse para presentar todos los KPI posibles para un cliente. El personal de consultoría de Artsyl trabaja con todos los clientes para mapear los procesos actuales y reingeniarlos aprovechando las características de docAlpha e InvoiceAction.
La solución docAlpha de Artsyl puede extraer datos de cualquier documento digital y en papel con tecnología de captura inteligente, y aprovecha InvoiceAction para manejar un flujo de documentos comerciales específico: procesamiento de facturas de proveedores. docAlpha valida los datos de facturas capturados usando sus propios algoritmos y haciendo referencia cruzada de información contra los ERPs de los clientes u otros sistemas comerciales. docAlpha luego aplica reglas comerciales a los datos extraídos para automatizar funciones AP como el enrutamiento de aprobación y la coincidencia.
docAlpha permite el envío multicanal de facturas por correo electrónico, papel escaneado, servidor de fax, sitio FTP, carpetas WebDAV y EDI. Artsyl puede procesar facturas de proveedores basadas en imágenes y electrónicas, y la solución admite PDF y otros formatos de imagen como TIFF, JPEG, BMP y PNG, o formatos de factura electrónica como EDI, XML, TXT, CSV, Word y Excel.
InvoiceAction extrae datos relevantes de encabezado y elementos de línea de facturas y documentos de adquisición relacionados, validando esos datos haciendo referencia cruzada con registros existentes del sistema ERP. InvoiceAction luego se basa en esos datos para proporcionar coincidencias de 3 y 4 vías con transacciones dentro del sistema ERP, o enrutamiento automático de excepciones según reglas comerciales predefinidas. InvoiceAction admite coincidencias a nivel de campo basadas en reglas comerciales, y las facturas pueden enrutarse de vuelta a los proveedores con explicaciones de rechazo.
InvoiceAction está basado en web y se puede acceder desde cualquier dispositivo móvil. Los correos electrónicos contienen hipervínculos para iniciar la aplicación y permiten a los usuarios gestionar sus facturas desde cualquier tableta o dispositivo móvil. Las notificaciones automáticas por correo electrónico alertan al personal sobre excepciones que necesitan atención, y las escalaciones automáticas aseguran que nada permanezca en la cola de ningún individuo por demasiado tiempo. InvoiceAction también admite reenvío fuera de la oficina, escalaciones y recordatorios, y equilibrio de carga de trabajo.
Artsyl puede almacenar facturas en servidores de archivos y sistemas ECM para búsqueda y recuperación posteriores. La empresa también admite SharePoint y aprovecha CMIS para conectividad de contenido con otros sistemas ECM principales.
Una implementación típica de Artsyl toma 60-90 días. Artsyl proporciona capacitación completa de operadores y administradores como parte de la implementación estándar. Después de la implementación, Artsyl ofrece soporte técnico completo las 24 horas del día, de lunes a viernes.
InvoiceAction actualmente tiene un precio por transacción y estará disponible como suscripción.
Cliente: Canac Inc.
Industria: Minorista
Canac es uno de los minoristas de hardware más grandes de Canadá, con 24 sucursales en todo el país y más de 2,500 empleados. La empresa ofrece más de 20,000 productos y servicios personalizados a propietarios de viviendas, constructores de viviendas y profesionales de la construcción.
Hace unos años, la empresa necesitaba encontrar una mejor manera de gestionar sus facturas de proveedores. En ese momento, Canac manejaba facturas en papel manualmente, enviando los documentos físicos a los gerentes de departamento. Los miembros del equipo AP desperdiciaban horas cada semana en archivo de documentos, entrada de datos, enrutamiento, seguimiento de aprobaciones, coincidencia de PO y procesamiento de pagos automatizados. Todo el ciclo de vida de aprobación de facturas típicamente tomaba hasta dos semanas para completarse.
El primer paso de Canac para mejorar sus procesos AP fue implementar Laserfiche como el sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) de la empresa. Implementar Laserfiche permitió a Canac automatizar el enrutamiento y aprobación de facturas y optimizar el archivo y recuperación de facturas, recibos y órdenes. Sin embargo, aún existían algunas brechas en los procesos AP de Canac: escaneo y archivo manual de documentos y entrada manual de datos.
Canac encargó a la analista de programas Sophie Maltais analizar los procesos existentes y recomendar mejoras. Maltais determinó la necesidad de aplicar tecnología de captura inteligente de datos a los procesos de gestión de documentos de Canac. Finalmente trabajó con Artsyl Technologies para aplicar la plataforma docAlpha de la empresa para capturar datos de facturas de proveedores en papel escaneadas y digitales.
docAlpha ayudó a eliminar los cuellos de botella de clasificación, archivo y entrada de datos que impedían que los procesos AP de Canac alcanzaran la máxima eficiencia. Ahora, el equipo AP de Canac solo necesita escanear sus documentos en papel o cargar facturas electrónicas al sistema docAlpha para captura automática de datos. Esos datos se usan para informar las reglas comerciales de Canac dentro del ECM Laserfiche para determinar quién debe codificar una factura y revisarla antes de la aprobación y el pago. Laserfiche captura las aprobaciones de pago de facturas digitalmente, ya sea por correo electrónico o la interfaz de Laserfiche, luego pasa los datos al sistema ERP de la empresa.
Hoy, docAlpha clasifica, archiva e indexa hasta 120,000 facturas de proveedores anualmente para Canac. Según Maltais, automatizar los procesos AP de Canac con docAlpha ha permitido a Canac reducir el procesamiento y aprobación de facturas de proveedores de dos semanas a dos días.
Con docAlpha, Maltais ha podido configurar docAlpha para eliminar el 95 por ciento de la entrada de datos que solía ser requerida para procesar facturas. Canac ha reducido los tiempos de ciclo de pago y ha podido escalar sin agregar personal para manejar facturas. El personal AP de Canac también puede enfocar más de su energía en gestionar y optimizar el flujo de efectivo mientras fortalece las relaciones con socios y proveedores.
PayStream Advisors es una firma de investigación y asesoría enfocada en la automatización de procesos comerciales en abastecimiento, gestión de cadena de suministro, adquisiciones, cuentas por pagar, pagos y gestión de gastos. El equipo de expertos de PayStream proporciona servicios de investigación y consultoría dirigidos para abordar las necesidades cambiantes de los profesionales de finanzas y adquisiciones. En resumen, PayStream se dedica a maximizar los retornos y minimizar los riesgos asociados con la inversión en tecnología. Los informes de investigación, documentos técnicos, seminarios web y herramientas de PayStream están disponibles de forma gratuita en www.paystreamadvisors.com . PayStream Advisors es una división de Levvel, una firma de consultoría de TI especializada en estrategia de tecnología, diseño, arquitectura y DevOps.