Con docAlpha, Barnwell Puede Elevar AP/AR para Acomodar Planes de Expansión y Facilitar la Disponibilidad Precisa de Datos a Webdocs

“...ahora agregamos totalmente más volumen y está mucho más organizado. Solíamos tener pilas de papel en la mesa; ahora simplemente se han ido. ¡Hemos reducido los tiempos de procesamiento de documentos de AP de 10 a 4 minutos!”

El Desafío

Barnwell estaba teniendo dificultades para mantenerse al día con su carga de trabajo manual de AP/AR que casi se duplicó de la noche a la mañana, gracias al rápido crecimiento del negocio y la adquisición de una nueva empresa. Especialmente con AP, se estaba volviendo tedioso tener que obtener una PO para cada tipo de neumático que obtenían de sus distribuidores y conciliar facturas.

La Solución

Decidieron revisar la forma en que estaban haciendo AP y consultaron a sus asesores de confianza en VAI, quienes los dirigieron rápidamente a HelpSystems. Webdocs de HelpSystems para AP ofrece gestión de documentos sin problemas, asegurando el procesamiento directo de documentos fuente de AP/AR y la creación automática de transacciones en ERPs.

Transición de la Entrada Manual de Datos e Implementación de Procesos

Pero todavía estaba el lado manual de las cosas en términos de captura de datos y entrada de datos en Webdocs. En el caso de pedidos a granel tanto en los lados de AP como de AR, las cosas se salieron de control ya que las facturas llegaban en diferentes formatos, incluidos correo electrónico, fax, ftps, etc., y tenían que ser clasificadas y escritas manualmente en Webdocs antes de poder ser procesadas más a fondo.

Además de resolver sus desafíos de procesamiento de documentos, Barnwell también necesitaba una forma eficiente de asegurar la entrada precisa de datos de facturas en Webdocs, lo que se volvió aún más esencial debido al personal limitado bajo las restricciones de COVID-19.

Aquí es donde entra en juego la plataforma de transformación docAlpha de Artsyl para procesos basados en documentos y es más efectiva. La integración estrecha de docAlpha con Webdocs asegura que los datos de todas las facturas entrantes sean escaneados, clasificados, extraídos, validados y aprobados antes de que puedan ingresarse en Webdocs para su procesamiento adicional.

Los Resultados

Barnwell hoy se beneficia de un sistema AP/AR completamente automatizado que procesa tanto facturas con PO como sin PO. La función de captura multicanal de docAlpha asegura que todas las facturas entrantes, ya sea por correo electrónico, fax, ftps, etc., sean capturadas, clasificadas, validadas y enrutadas para aprobaciones antes de ser alimentadas en Webdocs para una gestión completa de documentos.

Daniel Beyer, CIO en Barnwell, ha estado con la empresa durante más de 16 años. Habiendo tratado con facturación manual durante tanto tiempo, pudo ver de primera mano los beneficios de la transición a un proceso automatizado basado en documentos: “...ahora agregamos totalmente más volumen y está mucho más organizado. Solíamos tener pilas de papel en la mesa; ahora simplemente se han ido. ¡Eso ha aliviado probablemente una buena hora al día de archivo!”

La integración docAlpha-Webdocs eliminó la necesidad de intervención manual desde la captura hasta la entrada final de datos aprobados en Webdocs, con asistencia del usuario necesitada solo en caso de excepciones.

La solución resultó más beneficiosa durante los meses iniciales de la pandemia de COVID-19, cuando Barnwell tuvo que despedir a varios empleados. Como señala Dan: “...toda la oficina se fue, así que hice AP solo durante un buen mes en marzo/abril.”

Después de la implementación, Dan compartió algunos beneficios adicionales de automatizar el sistema AP/AR a través de docAlpha y Webdocs:

1. Captura y procesamiento preciso de documentos, gastando 4 minutos/documento
2. Recuperación fácil de facturas tanto en los lados de AP como de AR
3. Integración fácil con VAI S2K

Ahora que docAlpha y Webdocs asumen la mayor parte de la carga de trabajo en AP/AR, los empleados de Barnwell tienen mucho tiempo para rectificar instancias como “facturación por el número de artículo incorrecto” y así sucesivamente, mejorando las eficiencias y reduciendo los costos a nivel operativo. Animados por la optimización natural de las operaciones en AP/AR, decidieron aplicar la integración docAlpha-Webdocs a su departamento de RRHH también.

La capacidad de movilizar operaciones incluso durante la pandemia ha sido inmensamente gratificante, como señala Dan, antes de despedirse: “el precio de HelpSystems y Artsyl, en comparación con algunos de los competidores, fue extremadamente justo...con la forma en que va la economía y las personas trabajando desde casa ahora, ya no puedes aferrarte a las formas antiguas, a menos que solo planearas reunirte con personas en la oficina todos los días”. Entonces, si enfrentas una crisis de efectivo repentina, “¿por qué no querrías” invertir en esta solución?

Artsyl Technologies, Inc.

La plataforma de Automatización Inteligente de Procesos (IPA) de Artsyl está diseñada para impulsar la automatización de contenido y procesos basados en documentos. La IPA de Artsyl emplea tecnologías de transformación digital para facilitar el procesamiento directo de tareas críticas a nivel empresarial, reduciendo los costos operativos y acelerando los resultados comerciales. Artsyl también ofrece una suite de Soluciones de Acción, construida sobre su plataforma IPA, que proporcionan flujos de trabajo específicos de inteligencia para implementar procesos basados en documentos en diversos dominios y asegurar fácil disponibilidad de datos a ERPs y sistemas de línea de negocio.