Conceptos básicos y optimización del procesamiento de facturas
El departamento de cuentas por pagar es una especie de columna vertebral financiera, responsable de monitorear y administrar los flujos de efectivo de cualquier empresa. La salud financiera de una empresa se puede evaluar examinando las compras y los pagos realizados por este departamento. Por lo tanto, no hace falta decir que para que las empresas sigan siendo solventes y en buen estado financiero, el funcionamiento adecuado del departamento de cuentas por pagar es imperativo.
Sin embargo, la preocupación común para la mayoría de las empresas en crecimiento es la gran cantidad de papeleo y trabajo manual que implica administrar las facturas de los proveedores de AP y los documentos transaccionales relacionados. Por supuesto, cada empresa cuenta con personal capacitado que gestiona el procesamiento de facturas de proveedores a gran escala. Aun así, en un nivel fundamental, el papel impide el progreso: los desafíos y discrepancias comunes a un departamento de contabilidad surgen de esta responsabilidad básica.
Si las empresas quieren crecer, deben superar los desafíos en la gestión de procesos de misión crítica. El tiempo y el esfuerzo que se dedica a clasificar, archivar, realizar el ingreso de datos y reportar la información transaccional a partir de los documentos fuente es lo suficientemente enorme como para impedir que la administración adopte iniciativas estratégicas de crecimiento.
Afortunadamente, la tecnología ha eliminado gran parte de la monotonía del papeleo manual mediante la automatización inteligente del procesamiento de facturas de proveedores de AP. Tecnologías cognitivas como la IA y el aprendizaje automático, combinadas con Automatización de procesos robóticos ( RPA ) permiten el procesamiento desatendido de documentos fuente transaccionales, lo que garantiza resultados más rápidos y sin errores.
Analizaremos los beneficios de la automatización de facturas AP explicando, en primer lugar, qué implica el procesamiento de facturas y los desafíos que plantea para las empresas en crecimiento.
Una empresa típica realiza compras para facilitar el funcionamiento de su negocio: materias primas, maquinaria, material de oficina, etc. El proveedor correspondiente envía la factura correspondiente por cada compra realizada. Debido a que las compras generalmente se realizan a crédito, el vendedor menciona el período de gracia dentro del cual se deben realizar los pagos de las compras. El procesamiento de facturas es el manejo y procesamiento de facturas de proveedores. Todo el proceso desde la recepción, clasificación, validación, aprobación y pago de una factura constituye el procesamiento de facturas de proveedor. Por lo general, las empresas manejan pagos por cientos y miles cada mes. Por cada entrada de datos incorrecta, factura faltante o pago no contabilizado, se duplica el tiempo, el costo y el esfuerzo para volver a procesar el mismo.
Es por eso que la entrada de datos es un paso muy crítico en el procesamiento de facturas que debe realizarse correctamente para que todo el proceso sea confiable. Otra función crítica en el procesamiento de facturas es la validación de facturas. De los cientos y miles de facturas que recibe todos los días, ¿sabría con precisión a qué orden de compra (PO) corresponde una factura en particular? Además, si en la factura no se menciona información adecuada sobre un proveedor, ¿podría localizarlo instantáneamente y contactarlo para obtener una aclaración inmediata sobre los detalles de la factura?
Obtener las facturas instantáneamente para verificar la coincidencia de las facturas de pedidos, los detalles del proveedor, las condiciones de pago, el total de la factura, los posibles descuentos por pago anticipado* o incluso la resolución de disputas, si existe alguna, es difícil de lograr manualmente.
El gran esfuerzo y tiempo que se dedica a validar manualmente las facturas simplemente retrasa los plazos de pago semanas o meses. Otra consideración importante con la facturación manual de proveedores es la dificultad de realizar un seguimiento si se han realizado pagos para algunas o todas las partes de una factura. En ocasiones, las empresas consideran conveniente pagar una parte de la compra realizada y diferir el pago del resto en otro momento, dependiendo de los términos del acuerdo con los proveedores. Todos estos detalles son difíciles de monitorear y contabilizar cuando se procesan facturas manualmente a gran escala.
Mencionamos descuentos por pago anticipado que puede aprovechar cuando cancela su deuda dentro de un período de tiempo determinado. Con automatización de cuentas por pagar software, existe la posibilidad de obtener descuentos por pago anticipado con regularidad, ya que el tiempo de procesamiento de las facturas de los proveedores se reduce significativamente.
Tomemos, por ejemplo, la oferta común de 3/10, descuento neto de 30: lo que esto implica es que si un comprador decide pagar una deuda con un proveedor dentro de los 10 días en lugar de los 30 días estándar, obtiene un descuento del 3% sobre el monto adeudado. Por lo tanto, si la factura se factura por $1500, el comprador deberá pagar solo $1455 dentro de 10 días y cerrar el trato. Si el comprador aprovecha completamente el plan y maximiza sus posibilidades de obtener descuentos por pago anticipado durante todo el año, ahorra 18x45 = $810 por año, contando las 18 oportunidades que tiene en un año de aprovechar este descuento.
Teniendo en cuenta estos factores, la mejor manera de hacer eficiente el procesamiento de facturas es mediante la automatización inteligente.
Da el primer paso para transformar tu departamento de cuentas por pagar con Artsyl. Contáctenos para obtener una demostración más detallada de nuestra tecnología de automatización de procesos inteligentes para la automatización de facturas AP.
Principios Lean e IPA
¿Qué hay de nuevo en docAlpha?
Gestionar la distribución de forma inteligente
La informática cognitiva y la automatización inteligente de procesos son el nuevo negro
La captura inteligente de datos impulsa el crecimiento
Vista previa de ERP en la nube y NetSuite Suiteworld
