Ohio Shared Information Services Combina docAlpha, Dynamics GP y KwikTag para Automatizar su Proceso de Pagos y Aumentar el ROI

Implementar Procesos AP Más Rentables y Obtener Control sobre las Adquisiciones Eleva el Papel y el Impacto de los Miembros del Personal de AP

El Desafío

En 2015, Ohio Shared Information Services comenzó el proceso de migración desde su software contable QuickBooks a un nuevo ERP que ofrecería a la empresa mayor flexibilidad y sentaría las bases para el crecimiento y la innovación futuros.

Según el CEO de Ohio Shared Information Services, Tom Shannon, la empresa eligió Microsoft Dynamics GP para gestionar sus datos comerciales. Una implementación exitosa de ERP llevó a explorar nuevas y mejores formas de manejar documentos en papel y digitales, y automatizar los procesos apoyados por su nuevo ERP.

“A medida que crecimos como empresa, el proceso de fin de mes se volvió mucho más complejo y requirió muchas hojas de cálculo diferentes para reconciliar las diferentes cuentas,” dijo Shannon. “Realmente se trataba más de automatizar tantos procesos como fuera posible y apretar los controles relacionados con las transacciones.”

Además de obtener control sobre datos y procesos, Shannon también reconoció que gestionar documentos como parte del proceso era crítico.

“Todavía estaba ese lado del papel de las cosas. Entonces, nuestro departamento de AP todavía típicamente tendría que hacer todo manualmente.”

La Solución

Según Shannon, Ohio Shared Information Services eligió implementar Dynamics GP junto con el sistema de gestión de contenido empresarial KwikTag de ImageTag. Como resultado, OSIS podría manejar sus documentos comerciales de una manera que fuera optimizada y más eficiente. La integración bien establecida de KwikTag con Dynamics GP significó que OSIS podría acceder fácilmente a documentos comerciales relevantes dentro de sus registros de transacciones ERP.

Un componente clave en esa decisión fue un tercer sistema que pudiera integrarse con Dynamics GP y KwikTag y eliminar el proceso doloroso de entrada de datos y manejo de documentos. Ese sistema era docAlpha; una plataforma de captura de documentos inteligente y transformación digital, de Artsyl Technologies.

En apoyo del objetivo de Shannon de automatizar los procesos de cuentas por pagar de OSIS, docAlpha proporcionó la capacidad de extraer inteligentemente datos de sus facturas de proveedores. docAlpha monitorea múltiples fuentes de documentos, incluyendo buzones de correo electrónico, escáneres y máquinas de fax, extrae datos de facturas recibidas, luego ingresa los documentos y los datos en KwikTag automáticamente.

KwikTag luego usó esos datos y documentos relacionados para automatizar la coincidencia de facturas, el enrutamiento de aprobación y la codificación G/L. La integración con Microsoft Dynamics GP significó que al final del flujo de trabajo, las transacciones apropiadas, con documentos de apoyo, estuvieran todas disponibles en su sistema ERP.

docAlpha, integrado con Dynamics GP y KwikTag, proporcionó el componente crítico de captura inteligente, permitiendo a Shannon y Ohio Shared Information Services obtener aún más valor y rendimiento de los sistemas ERP y ECM en los que han invertido tiempo y dinero.

Los Resultados

Según Shannon, fusionar las capacidades de docAlpha, Dynamics GP y KwikTag ha ayudado a Ohio Shared Information Services a lograr un nuevo nivel de control sobre su proceso de AP, mientras mantiene o aumenta la eficiencia.

Más allá de simplemente apoyar su proceso de AP existente, KwikTag y docAlpha realmente le dieron al equipo de AP de OSIS la flexibilidad para reinventar su proceso de una manera que permitiera niveles adicionales de responsabilidad y control.

“Con el nuevo sistema en su lugar, podemos crear flujos de trabajo de procesos que involucren múltiples personas, con múltiples departamentos y múltiples niveles de autoridad, sin estar sobrecargados por la complejidad,” dijo Shannon, “KwikTag y docAlpha lo mantiene simple para nosotros.”