Cómo crear un plan orientado a objetivos para la automatización de sus pedidos de venta

«Lo que se mide se gestiona»: esta máxima de gestión empresarial de Peter Drucker parece hoy más vigente que nunca

Un exceso de datos desorganizados es la pesadilla de cualquier gerente. Con los datos de los consumidores y los indicadores clave de rendimiento multiplicándose en Internet, no es de extrañar que el éxito de su empresa dependa en gran medida de seguir de cerca los mercados y las tendencias para determinar el mejor paso a seguir. La desventaja de este flujo constante de información es que el trabajo organizativo necesario para mantenerse al día va en aumento, lo que significa que se dedica demasiada mano de obra a tareas como actualizar hojas de cálculo y completar formularios de pedidos de venta, desperdiciando así la creatividad de su personal.

Afortunadamente, las soluciones tecnológicas y de automatización se han vuelto más rentables y más sencillas de implementar. Pero ¿cómo saber qué es lo mejor que se puede medir y cómo gestionar de la mejor manera la información que descubre?

La relevancia inmediata de la automatización de pedidos de venta

Si está acostumbrado a procesar y documentar sus pedidos de venta manualmente, sabe exactamente cuánto tiempo y energía puede requerir. Tanto si ha sido usted quien introduce los datos como si gestiona a quienes lo hacen, es probable que pueda ahorrar tiempo y beneficiarse considerablemente de la automatización del procesamiento de pedidos de venta con tecnología por lotes.

Y no es el único. ServiceNow publicó un informe en 2017 tras encuestar sobre la carga de trabajo a más de 1850 líderes corporativos de siete países, con el objetivo de comparar la automatización organizativa y el desempeño financiero. Los resultados de la encuesta quizás no suenen tan sorprendentes:

• Nueve de cada diez trabajadores calificados dedican demasiado tiempo a tareas manuales que podrían automatizarse con la tecnología actual.
• Los propios líderes empresariales dedican en promedio 16 horas a la semana, el equivalente a dos jornadas laborales completas, a esas mismas tareas manuales.
• El cuarenta y seis por ciento de las empresas afirmó que 2018 sería su punto de quiebre si su carga de trabajo seguía aumentando al ritmo actual.

Si bien estas cifras pueden parecer alarmantes para los líderes del sector que deben gestionar un volumen de trabajo cada vez mayor, el 94 por ciento de los encuestados coincidió en que implementar procesos automatizados aceleraría su productividad.

Incluso antes de contar con ella, los líderes empresariales actuales perciben que implementar la automatización es uno de los primeros pasos para mejorar los procesos de pedidos de venta. Y ahí es precisamente donde reside el rayo de esperanza.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar software de automatización de pedidos de venta?

Es posible que ya tenga experiencia con la automatización aplicada a la mejora de sus flujos de trabajo. De hecho, es muy probable que su empresa ya cuente con un sistema de planificación de recursos empresariales, o ERP, para supervisar el inventario, gestionar la contabilidad básica y hacer seguimiento de los envíos. Sin embargo, la mayoría de los distribuidores siguen procesando los pedidos de venta a mano, lo que quizá sea la tarea que más tiempo consume de todas.

Cada vez más empresas implementan sistemas de procesamiento de pedidos de venta para obtener, almacenar y clasificar sus datos de ventas. Curiosamente, dejar que la computadora se encargue de estas tareas tediosas termina mejorando la eficiencia general de la empresa en la mayoría de los casos.

En marzo de 2017, el American Productivity and Quality Center (APQC) realizó varias encuestas a empresas con altos volúmenes transaccionales. El APQC comparó los resultados medibles que los sistemas de automatización de pedidos de venta ofrecieron a estas empresas, y el porcentaje de usuarios que obtuvieron beneficios fue sorprendente.

Antes de las encuestas, los tres principales beneficios esperados de la automatización de pedidos de venta eran una mayor precisión de los pedidos, la eficiencia operativa y la eficiencia del personal, todos ellos factores de reducción de costos. Los resultados de la encuesta revelaron mejoras en cada una de las siguientes áreas.

• Captura de datos: Más del 90 por ciento de las empresas participantes afirmó haber mejorado la captura de datos con fines analíticos al automatizar sus procesos de pedidos de venta.
• Eficiencia operativa en tiempo y costos: Se comprobó que los procesos automatizados de pedidos de venta eran mucho más rápidos, ya que reducían en más de un 46 por ciento el tiempo de ciclo desde que se realizaba el pedido hasta que se notificaba al almacén. Además, con un proceso automatizado de pedidos de venta, el costo de gestionar los pedidos fue solo el 67 por ciento del costo que generaba sin automatización.
• Satisfacción general del cliente: La automatización mejoró la calidad del servicio al cliente y la experiencia del cliente. Una vez más, más del 90 por ciento de los participantes informó una mejora en ambas categorías.

Automatizar su proceso de pedidos de venta puede ofrecer beneficios sustanciales, ya que permite mejores análisis, un mayor retorno de la inversión y una mejor experiencia para sus clientes. De forma directa o indirecta, estos beneficios aumentarán sus ingresos; entonces, ¿por qué no sumergirse en el mundo automatizado del futuro?

Como cualquier cambio significativo en la gestión de los flujos de trabajo, pasar de que los empleados realicen ciertos procesos a que los realicen sistemas automatizados puede requerir tiempo y ajustes. Afortunadamente, tenemos algunos consejos para ayudarle a desarrollar una estrategia optimizada que se adapte a su empresa.

La transición de la entrada manual de pedidos de venta a un proceso automatizado consta de tres fases: planificar su procedimiento automatizado, eliminar su procedimiento manual y elegir un software de automatización de pedidos de venta que se adapte a sus necesidades y le permita alcanzar sus objetivos.

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La fase inicial: planificar la automatización de sus pedidos de venta

Toda buena estrategia comienza con un plan sólido. Parte de la planificación de la automatización consiste en analizar a fondo sus procesos cotidianos de una manera en que quizás nunca lo haya hecho.

Implementar pedidos de venta automatizados implica identificar y trazar paso a paso las operaciones que forman parte de su proceso actual de pedidos de venta, lo cual puede resultar intimidante para los responsables del proceso. Puede parecer que crear este mapa del proceso equivale a empezarlo desde cero.

No solo puede ser difícil visualizar el proceso en su totalidad, sino que explicar verbalmente el proceso existente a las demás personas involucradas en la automatización es un obstáculo en sí mismo. Se verá en la necesidad de desglosar el proceso de pedidos de venta y exponerlo con el detalle suficiente para que cualquier persona que no conozca el procedimiento pueda entenderlo. Aquí es donde resulta útil recopilar la opinión de cada una de las partes interesadas en el proceso, porque incluso la más pequeña de las tareas del procedimiento de pedidos de venta puede implicar varios pasos que usted u otro responsable del proceso quizás desconozcan.

Iniciar cualquier tipo de proyecto de automatización empresarial conlleva desafíos similares, ya que implica observar y hablar de los procedimientos habituales de una manera más matizada. Pero vale la pena el esfuerzo, porque determinar las acciones específicas del flujo de trabajo ayuda a que su sistema automatizado dé lo mejor de sí al final.

Para ayudarle a empezar a esclarecer los pasos relacionados con su proceso de pedidos de venta, estos son algunos pasos típicos que le convendrá considerar al trazar el mapa:

1. Recibir y enrutar un pedido en el momento en que su cliente lo realiza
2. Extraer y obtener datos para incorporarlos a su sistema ERP
3. Verificar los datos y detectar excepciones
4. Gestionar los errores detectados y aprobar las excepciones
5. Archivar o integrar los datos de los pedidos de venta
6. Analizar los datos y convertirlos en métricas
7. Brindar acceso al estado del pedido y a los contactos una vez completada la venta

Estos son algunos consejos adicionales para empezar con la automatización de pedidos de venta.

• Identifique cada excepción: En lo que respecta a la automatización de procesos, los detalles que se salen de lo habitual son los que aportan el valor más sustancial a su nuevo sistema, sin importar lo pequeña o poco frecuente que sea la excepción.
• Cree una representación visual: Ya sea que utilice herramientas sofisticadas de mapeo de procesos, herramientas básicas de diagramas de flujo como Visio o incluso simples notas Post-it, documente su proceso de forma que sea fácil de visualizar y de modificar cuando sea necesario.
• Identifique los costos del procesamiento manual: Para justificar el cambio y calcular el retorno de la inversión de una iniciativa de automatización de pedidos de venta, necesitará tener una idea de los costos antes de cambiar su sistema. Utilizar métricas consolidadas del sector para los procesos de pedidos de venta, por ejemplo, le ayudará a comparar los costos actuales y, a la vez, establecer objetivos de mejora realistas.
• Considere los costos ocultos: La encuesta del APCQ, por ejemplo, abordó una mejor experiencia del cliente con sistemas automatizados, en comparación con los procesos manuales de pedidos de venta.

Hacerlo le ayudará a sentar las bases para establecer objetivos cuantificables y basados en métricas mientras busca una mejora óptima a través del proceso de automatización.

Visualizar objetivos SMART para ayudarle a planificar

Por supuesto, el software de automatización de pedidos de venta es una herramienta excelente, y resulta más eficaz cuando se alinea con objetivos bien definidos. Tenga en cuenta el compromiso que le exigirá el proyecto de implementar la automatización de pedidos de venta. Todo, desde el tiempo y el dinero hasta una gran atención al detalle, interviene en la ejecución exitosa de una transición como esta, que puede ser agotadora de gestionar sin una visión y unos objetivos sólidos. Por eso sus objetivos deben estar bien definidos.

El experto en gestión Peter Drucker popularizó el establecimiento de objetivos SMART en la década de 1950, y su método sigue vigente hoy en día, al igual que su máxima de gestión empresarial: «Lo que se mide se gestiona». Con la planificación y la estrategia adecuadas, dar pasos hacia la consecución de los objetivos de su empresa se vuelve mucho más manejable y le ofrece un rendimiento mucho mayor sobre su compromiso.

Establecer objetivos SMART también es beneficioso para preparar a la empresa a optimizar procesos en plena automatización, gracias a lo medible que se vuelve su retorno de la inversión.

Los cinco componentes esenciales de los objetivos SMART, y cómo pueden ayudar a su proceso de automatización de pedidos de venta, son los siguientes.

• S - Específicos (Specific): Establecer objetivos específicos ante cualquier cambio a gran escala es fundamental para mantener el rumbo. La especificidad de su objetivo puede implicar, por ejemplo, el rendimiento financiero exacto que espera obtener de su nuevo sistema automatizado de procesamiento de pedidos de venta. En este paso es donde las métricas que detallan los gastos asociados a la gestión manual de pedidos de venta pueden cobrar importancia. Otras cualidades habituales de los objetivos SMART que comienzan con la letra S son significativos (significant) y exigentes (stretching). Usted desea que sus objetivos marquen una diferencia para usted y su empresa y, teniendo en cuenta el cambio de mentalidad que requiere la automatización, incluso el simple objetivo de contar con un sistema automatizado le supondrá un desafío.
• M - Medibles (Measurable): ¿Puede cuantificar su éxito en la automatización de los procesos de ventas? ¡Por supuesto que sí! Eche un vistazo a los porcentajes de la encuesta de ServiceNow. A medida que automatiza los distintos pasos de sus procesos, puede medir el tiempo que ahora dedica a un trabajo quizás más significativo (meaningful) que las tareas rutinarias de antes. Otro posible significado de la M de SMART es motivadores (motivational).
• A - Acordados (Agreed-upon): Debido a la cantidad de personas afectadas por un cambio en la automatización, será importante asegurarse de que todos los objetivos cuenten con la aprobación de todos los responsables de la toma de decisiones involucrados. Los objetivos siempre deben fomentar la cooperación. También le conviene crear objetivos que sean alcanzables (attainable), realizables (achievable) y aceptables (acceptable). Prepárese a sí mismo y a sus expectativas para el éxito estableciendo pequeños pasos que valga la pena celebrar a lo largo del proceso de automatización. Otra expresión útil que comienza con la letra A es orientados a la acción (action-oriented). Usted desea que sus objetivos le impulsen a usted y a los demás a actuar más, quizás aprovechando el tiempo recién liberado para actividades creativas o analíticas que contribuyan al crecimiento de la empresa.
• R - Realistas (Realistic): Establezca objetivos para el mapeo de procesos que respondan a expectativas realistas sobre las acciones de todas las personas cuyo trabajo involucra el sistema de pedidos de venta. Todas las partes interesadas en el éxito de su nuevo proceso de pedidos de venta deben poder ver por qué sus objetivos son relevantes (relevant) para sus responsabilidades específicas y razonables (reasonable) para que el grupo en su conjunto los alcance. Considere lo gratificantes (rewarding) que serán sus objetivos una vez completada la automatización. Esté orientado a los resultados (results-oriented) en sus objetivos para que todos se mantengan enfocados en la meta.
• T - Con plazo definido (Time-based): Observe cuánto tiempo puede reincorporar al flujo de trabajo productivo y aprovéchelo a su favor. Cuando establece objetivos con límite de tiempo (time-bound), es mucho más probable que los alcance por la sensación de urgencia que generan. La última letra de los criterios SMART también significa tangibles (tangible) y rastreables (trackable), ya que es importante que los objetivos acertados aporten un valor fácil de ver y de medir. También es buena idea contar con una forma de visualizar periódicamente sus objetivos colectivos.

Al tener presentes sus objetivos SMART e imaginar un futuro más eficiente, su equipo puede comenzar a trazar el recorrido de la automatización de sus pedidos de venta, desde la forma propensa a errores y que consumía tanto tiempo en que se hacían las cosas hasta la forma optimizada en que se harán a partir de ahora. Además, puede hacerlo con la confianza de que la automatización no solo es el camino del futuro, sino que ofrece a su empresa los beneficios de tiempo e ingresos adicionales para ayudarle a cumplir su misión.

Cómo elegir el software de automatización de pedidos de venta adecuado

Si bien los proyectos de automatización de pedidos de venta se han vuelto más rentables y fáciles de implementar, aún requieren una inversión y un compromiso de tiempo, dinero y atención para ejecutarse con éxito. Medir el retorno de la inversión y demostrar un éxito cuantificable no solo puede garantizar un compromiso continuo con la iniciativa, sino que también puede influir en la disposición de la empresa para seguir optimizando otros procesos mediante la automatización.

Si busca un software que ofrezca mayor visibilidad de los pedidos de venta y genere mayores ahorros de costos y conocimientos sobre los patrones de comportamiento específicos de sus clientes, elija OrderAction como componente estratégico de su sistema de gestión de la cadena de suministro. Estas son algunas de las características únicas que ofrece OrderAction.

• Mantenimiento de registros de auditoría claros: le ayuda a supervisar controles y validaciones.
• Reducción de errores: la mayor eficiencia que aporta la tecnología de captura inteligente reduce la entrada manual de datos y valida los datos que se encuentran en los registros empresariales.
• Integración fluida con sistemas ERP: genera datos procesables a partir de sus documentos, enruta facturas y crea transacciones en el ERP al instante.
• Reducción de los costos de transacción: la automatización de procesos reduce los costos de procesamiento de facturas y le permite obtener un ROI más rápido.

Contacte a Artsyl hoy mismo para probar nuestra versión de demostración y comprobar lo optimizado que puede llegar a ser su procesamiento de pedidos.

En Artsyl nos tomamos muy en serio ayudarle a trazar el recorrido de la automatización de sus pedidos de venta. Queremos que identifique oportunidades de mejora de procesos y logre la automatización más eficiente para su empresa. Para obtener más información, comuníquese con su representante de Artsyl Technologies.

Elimine las complicaciones de sus procesos de pedidos de venta automatizando incluso las tareas más ineficientes. Artsyl puede ayudarle a automatizar sin esfuerzo la gestión de documentos y la entrada de datos, reduciendo drásticamente los errores. Con la plataforma de digitalización empresarial docAlpha y la aplicación OrderAction de Artsyl, los equipos de servicio al cliente pueden transformar pedidos digitales y en papel escaneados en información procesable que se introduce automáticamente en su sistema ERP.

¿El resultado? Tiempos de ciclo más cortos, menos errores, mejor control de los procesos y una experiencia del cliente notablemente mejorada.