Toughbuilt Automatiza los Procesos de Órdenes de Venta con docAlpha

docAlpha elimina la entrada manual de datos y el manejo de documentos, optimizando el enrutamiento, aprobación, entrada de transacciones y pagos a proveedores

El Desafío

Como Controlador para Toughbuilt, Martin Galystan tenía la tarea de encontrar una mejor manera para el fabricante con sede en Burbank, California de equipos de jardinería para manejar órdenes de venta de clientes de una manera que escalara a medida que el negocio crecía. Fundada en 2012, la empresa diseña y fabrica cinturones de herramientas, bolsas, cinturones, rodilleras y accesorios distribuidos a través de grandes minoristas de ferretería, incluidos Home Depot y Menards.

Su crecimiento desde su inicio creó una urgencia en torno a escalar los procesos comerciales de back office para mantener el ritmo con el crecimiento comercial del 30% por año, en promedio.

Para gestionar ese crecimiento, Toughbuilt adoptó el sistema ERP Acumatica Cloud. Les dio las herramientas adecuadas para manejar el trabajo de gestión de datos en toda la organización.

Pero, según Galystan, la empresa sabía que necesitaba complementar su sistema ERP con herramientas de procesos inteligentes que aprovecharan al máximo su fuerza laboral pequeña pero en crecimiento.

Con 40 empleados en total, Toughbuilt quería maximizar los recursos a medida que crecía. Capacitar a su equipo actual de soporte al cliente y operaciones de ventas para abordar órdenes de venta de una manera que no requiriera la expansión continua de su personal solo para clasificar órdenes de venta e ingresar datos era parte de esa estrategia.

“Nuestro enfoque para la fase uno es abordar las órdenes de venta y reducir el tiempo de entrada de datos,” dijo Galystan, “Con 30 a 50 elementos de línea por orden, puede tomar de 15 a 20 minutos manejar una de ellas manualmente.”

Fue entonces cuando Galystan y miembros de su equipo asistieron a la Cumbre de Acumatica y descubrieron al socio de Acumatica Artsyl Technologies, su plataforma de transformación docAlpha y la aplicación de proceso inteligente OrderAction .

La Solución

Si bien Toughbuilt está en las etapas finales de prueba antes de volverse completamente operativo con OrderAction , la implementación, las pruebas y los resultados hasta la fecha han sido muy prometedores, según Galystan.

“Ahora, con OrderAction , toma máximo dos minutos obtener nuestra información de orden de venta en Acumatica ,” dijo Galystan, “Redujimos mucho tiempo desperdiciado para que nuestros trabajadores ingresen órdenes de venta.”

Con 400 órdenes para procesar en una semana determinada, Toughbuilt está en condiciones de ahorrar una cantidad tremenda de tiempo y esfuerzo en el procesamiento de órdenes de venta, para que puedan pasar más tiempo en informes y análisis.

Además del ahorro de tiempo, el hecho de que OrderAction entregue datos precisos a Acumatica de manera más oportuna significa que pueden tomar mejores decisiones comerciales.

“Ahora, con Acumatica y OrderAction , podemos automatizar la entrega de informes de panel a nuestro CEO, proporcionando datos e información en tiempo real,” dijo Galystan.

En términos de hacer un caso de negocio, Galystan sugirió que el ROI para implementar OrderAction se espera que se logre dentro de un año de implementación.

“En comparación con contratar un miembro adicional del personal, OrderAction se paga por sí mismo dentro de un año, con el beneficio adicional de resultados más rápidos y datos más precisos,” dijo Galystan.

La precisión de los datos es tanto una función de eliminar la entrada manual del teclado, sino también la integración con Acumatica para validar cualquier dato extraído de órdenes de venta nuevamente con los registros de clientes del sistema ERP.

Como resultado, el equipo de operaciones de ventas de Toughbuilt podrá mantenerse al día con las órdenes de venta, incluso a medida que la empresa crece y el volumen/velocidad del negocio aumenta.