Principales procesos de cuentas por pagar a automatizar
Las empresas buscan eficiencia y retornos rápidos en sus procesos diarios. Sin embargo, no todas se han sumado al cambio del papel a los métodos tecnológicos. Muchos entornos de trabajo no reflejan los avances que ha traído el software automatizado y siguen invirtiendo tiempo y dinero en gestionar las cuentas por pagar con sistemas manuales.
Muchas tareas generan alta productividad individual sin beneficiar a la empresa porque son tareas manuales innecesarias que solo mantienen a la gente ocupada. Esto termina suponiendo cientos de miles de horas al año dedicadas a trabajo redundante sin aportación real. Pasar a procesos AP (accounts payable) automatizados elimina gran parte de ese “busy work” y potencia a las empresas más eficientes.
El proceso de cuentas por pagar suele implicar pedir información adicional antes de aprobar o responder consultas, por lo que los retrasos son normales. Aunque pedir más información es razonable, puede ajustar otros factores para optimizar el tiempo de operación. Elimine los pasos que impiden aprovechar bien las horas de trabajo y aumentar la eficiencia.
Entonces, ¿cómo decidir qué procesos de cuentas por pagar automatizar? Los principales procesos AP a automatizar son aquellos que pueden optimizarse, gestionarse con software automatizado y aprovecharse en almacenamiento en la nube. A continuación verá las áreas donde puede aplicar el procesamiento AP.
La forma en que su empresa interactúa con los proveedores puede variar, y sus políticas de recepción de facturas pueden abarcar muchos formatos. Especialmente si el papel y otros procesos obsoletos forman parte de su sistema, la llegada y posterior clasificación de facturas puede ser tediosa. Pase la gestión de facturas a una secuencia automatizada para ahorrar tiempo y esfuerzo del personal.
Aun contando con un marco digital, no todos los proveedores enviarán el mismo tipo de archivo. Uno puede pensar que lo mejor es un PDF, otro un DOCX o incluso JPG. Terminará acumulando tipos de archivo diversos - y posiblemente versiones no soportadas - . Delegar en un empleado la tarea de recibir y ordenar esa variedad complica aún más el problema.
En lugar de asignar a alguien este trabajo repetitivo y recibir archivos de todo tipo sin un enfoque organizativo viable, haga de este paso el primero en automatizar los procesos AP. Elimine la opción de facturas en papel y simplifique la organización adoptando un sistema de captura de datos. Incorporar la parte de facturas del proceso AP en la automatización dará impulso al resto de la operación.
El registro de datos puede hacerse con herramientas como OCR, aprendizaje adaptativo y reconocimiento inteligente de caracteres.
Una vez que las facturas se han recibido y clasificado mediante un sistema de captura de datos, ya no es necesario que el personal introduzca manualmente la información. La entrada de datos no tiene por qué ser un proceso monótono que consuma tiempo.
En su lugar, el registro puede realizarse con tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el aprendizaje adaptativo y el reconocimiento inteligente de caracteres. El error humano en la entrada manual genera problemas serios, y aunque muchos estudios han intentado paliarlos mediante doble entrada y revisiones visuales, nada se compara con la reducción de errores que logra la captura automatizada.
Los datos capturados - detalles de la factura, información de proveedor e importes - pueden enviarse directamente a su repositorio documental, software contable o sistema en la nube. La indexación es un paso clave para acelerar aprobaciones y codificación. Los datos capturados se almacenan de forma segura y son recuperables, haciendo esta parte del proceso AP rápida y precisa.
Para reducir aún más los errores, la información de la factura se contrasta con los datos previamente almacenados sobre el proveedor y sus transacciones. La documentación entre la organización y el proveedor - informes, pedidos, notas - se archiva en un mismo lugar seguro. La tecnología examina estos documentos de apoyo para que nombres, cuentas e importes coincidan. Sus procesos AP ganan consistencia gracias a la validación automática.
El procesamiento automatizado también puede autenticar la factura comparando con datos ya introducidos. Crear un nuevo perfil de proveedor cuando no hay información disponible es otra función útil; además, evita registrar proveedores duplicados que puedan provocar pagos de más. El matching de datos ayuda a limpiar formatos inconsistentes y a evitar confusiones.
Verificar sistemáticamente información crítica de proveedores y pedidos de compra mejora las relaciones con los proveedores. Cuando los procesos AP electrónicos funcionan de forma eficiente, el contacto con el proveedor se reduce y la insatisfacción disminuye gracias a la atención al detalle y la productividad del marco automatizado.
Los procesos AP no pueden continuar sin el enrutamiento: la serie de aprobaciones necesarias antes de realizar el pago. Varios empleados con diferentes responsabilidades pueden intervenir con distintos niveles de participación, y la dirección debe autorizar sus acciones.
Los obstáculos evitables pueden mitigarse si un sistema automatizado avisa a las personas correctas para revisar la información. El enrutamiento electrónico elimina la necesidad de recorrer la oficina reuniendo firmas. Se mantiene el mismo nivel de atención sobre la factura sin interrumpir el trabajo de otros durante largos periodos.
Puede incrementar estratégicamente la eficiencia de la confirmación de pagos sin pasar físicamente por todos los departamentos. Cada uno puede seguir recibiendo notificaciones para aprobar, de modo que las partes pertinentes detecten posibles errores. Los documentos llegan a la persona adecuada de inmediato sin riesgo de extravío ni exposición indebida de información confidencial. Así, los procesos de cuentas por pagar no necesitan ciclos excesivamente largos para lograr un nivel alto de exactitud y autorización.
El flujo de trabajo aborda todo: desde el enrutamiento hasta el registro, pasando por la extracción de líneas y la verificación.
Acelerar la aprobación y el enrutamiento en cuentas por pagar es solo una parte de las mejoras posibles. El flujo de trabajo cubre desde el enrutamiento hasta la contabilización y desde la extracción de líneas hasta la verificación. Asignar tareas productivas al personal mejora el funcionamiento de la organización.
Eliminar pasos manuales innecesarios no es la única aplicación de la automatización. La asignación automatizada de tareas también libera a la dirección de planificación minuciosa y recordatorios constantes. Al definir las reglas de flujo de trabajo y del software AP, mejora la comunicación interna y se acortan los ciclos de cuentas por pagar.
Si la gestión automatizada se aplica a cuentas por pagar, las finanzas estarán mejor protegidas gracias a asignaciones claras y responsabilidades definidas. Las solicitudes registradas de revisión de cada segmento sirven para responsabilizar y monitorizar la respuesta de los empleados. Como las tareas quedan automatizadas y registradas, su empresa es más resistente frente al fraude.
Conservar automáticamente los documentos de soporte en almacenamiento web le protege ante auditorías, le da acceso regular a archivos clave y ahorra espacio físico. Debe guardar registros durante años, pero almacenar papel es poco práctico cuando gestiona muchas cuentas por pagar.
Los archivos en papel cuestan dinero. Por cada 30 copias impresas, un alto porcentaje acaba en la basura. Opte por una opción de almacenamiento más valiosa, accesible y rentable como la nube. Varias personas pueden acceder al mismo archivo a la vez sin necesidad de copias ni traslados físicos.
Eliminar facturas en papel es objetivo de muchas organizaciones, pero muchas aún no han dado el paso, lo que afecta la entrega de facturas y la gestión documental. Gran parte de las facturas generan consultas; en vez de buscar en archivadores o caminar con pilas de papel, puede consultar los archivos archivados en la nube con unos pocos clics.
La nube es más segura, reduce la pérdida de datos, libera espacio de oficina y facilita localizar información. Maximice sus procesos de cuentas por pagar y súmese al archivo web.
La codificación de la contabilidad general incluye muchas combinaciones de números que la empresa debe asignar al procesar facturas y antes de contabilizar AP. En los códigos GL intervienen clasificaciones como proveedor o grupo de facturas, y los informes financieros reflejan estos códigos e importes; se incluyen gastos, ingresos y pasivos.
Según el volumen de facturas, los códigos GL pueden formar una lista amplia difícil de gestionar manualmente. Los sistemas automatizados hacen que el registro contable sea más manejable. La codificación automática ahorra una tarea considerable de regulación y reporte preciso.
El resultado es el archivo maestro. Cuando el maestro de proveedores está listo, es un referente útil para impuestos y finanzas porque agrupa las transacciones en un recurso único. Al estar la información verificada y casi sin errores, compartir el maestro con el equipo financiero es mucho más sencillo.
Su empresa debe poder demostrar controles internos; los procesos AP automatizados son una forma valiosa de evidenciar cumplimiento.
Su empresa debe poder presentar pruebas de controles internos; los procesos AP automatizados son una forma valiosa de mostrar cumplimiento normativo, mantener registros financieros y cumplir objetivos de pago. Al evaluar su sistema de control interno, valore cómo una transformación AP automatizada afectará a sus finanzas.
La automatización actúa como salvaguarda contra el fraude al establecer procedimientos que dan impulso a los procesos ordinarios y avisan si alguna solicitud o pago supera los límites definidos. Tras señalar estos casos, el equipo financiero y la dirección pueden determinar si son transacciones legítimas.
También permite realizar pagos antes y evitar interrupciones en los ciclos de AP. Los controles internos muestran que su empresa evita el derroche y que la eficiencia individual es alta. Al automatizar pagos, se eliminan tiempos y costes desperdiciados.
Hacer seguimiento de proveedores puede requerir más esfuerzo del deseado; con procesos AP automatizados, el contacto con el proveedor se simplifica. Crear un portal para que los proveedores accedan y registren su propia información no tiene por qué exigir tiempo ni dinero excesivos y permite que presenten todos los datos necesarios desde el inicio.
Un sistema de alta (onboarding) da a los proveedores la oportunidad de comunicar detalles y entrar en el sistema automatizado con facilidad. Pueden verificar especificaciones de pago, aportar datos fiscales y añadir su número de identificación. Los servicios de onboarding aumentan la exactitud mediante verificación automatizada, de modo que, cuando lleguen las facturas, el proceso esté aún más pulido.
El apoyo de sus proveedores es clave para que la automatización funcione, así que procure generar feedback. La retroalimentación puede ser bidireccional; utilice el portal también para ofrecerles información útil. Las facturas digitales benefician a ambas partes.
Si el portal permite enviar facturas electrónicas, podrá intercambiar documentación con facilidad. Si los proveedores pueden enviarle su factura en línea, ambas partes podrán comprobar el estado del proceso AP. Es además una forma segura de entregar información y pagos. El uso de facturación electrónica (e‑invoicing) es una tendencia creciente que reduce retrasos y apoya las mejores prácticas de automatización de AP.
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