Cambiar la percepción de cuentas por pagar
Para los líderes de cuentas por pagar que comprenden el valor de la mejora continua de procesos y creen que su equipo puede contribuir de forma estratégica a los objetivos de la organización, un informe reciente de Ardent Partners explica lo crítico que es que AP hable el mismo idioma que la alta dirección y entienda sus valores y visión.
Según la encuesta de referencia de Ardent Partners, pocas empresas consideran que cuentas por pagar sea un colaborador valioso. Un tercio de las compañías la percibe como “no estratégica; meros procesadores tácticos”. Otro tercio la ve como un colaborador ocasionalmente valioso. Solo un 15 % la considera un contribuidor excepcionalmente valioso.
Esto no significa que los directivos no valoren el trabajo del equipo de AP, sino que lo perciben como táctico. Más de la mitad de los ejecutivos encuestados por Ardent dijo: “Son eficientes y precisos” (20,4 %) o “Hacen el trabajo” (29,6 %).
Entonces, ¿cómo elevar el rol de un equipo reconocido como trabajador, preciso y eficiente, pero que no está facultado para contribuir al bien mayor?
El primer paso es asegurarse de que AP alinea sus objetivos y métricas con los de la dirección.
Según la encuesta de Ardent, las 3 métricas principales que departamentos de AP y compras consideran importantes son:
Por otro lado, los CFO encuestados, al evaluar el rendimiento de AP, se fijan en:
Hay cierto solapamiento en el tipo de métricas, aunque la perspectiva es claramente distinta. Además, los CFO consideran otros datos cuantitativos y cualitativos que no siempre se alinean, como:
Aunque muchos ejecutivos no ven hoy AP como un activo estratégico, sí reconocen su potencial. Entre los encuestados, el 40 % de los líderes de AP y finanzas planea “mejorar la colaboración y el vínculo de procesos con compras” en los próximos 24 meses. Y la mayoría sabe cómo lograrlo: más de la mitad (58 %) afirma que la tecnología nueva o mejorada es crítica para que AP alcance “el siguiente nivel”.
Los ejecutivos centrados en métricas financieras (descuentos por pronto pago), cumplimiento, desempeño frente al presupuesto y eficiencia de procesos ven claramente que todas estas métricas pueden mejorar mediante la automatización de procesos de forma holística, en lugar de atacar cada indicador por separado.
Partamos de las tareas más básicas de AP: gestionar facturas y documentos relacionados, registrar y procesar transacciones y asegurar la aprobación de pagos. Hoy, la captura inteligente puede extraer datos de facturas en papel escaneadas y documentos digitales (presupuestos, pedidos, recibos). Integrando la captura inteligente con sistemas ERP y ECM se eliminan cuellos de botella ligados al archivo manual y a la entrada de datos.
Con los datos correctos dentro de estos sistemas, AP puede automatizar el matching de compras basadas en PO y el enrutamiento de aprobaciones según reglas de negocio para excepciones o compras sin PO. El beneficio no se limita a reducir costes y ganar eficiencia - las métricas que AP suele gestionar hoy - ; también incluye descuentos por pronto pago, menos errores, mayor transparencia y trazabilidad, aspectos muy relevantes para el CFO y el equipo ejecutivo.
Además, estas innovaciones, cuando demuestran claramente su ROI, pueden servir como modelo para automatizar y mejorar otros procesos de la organización, permitiendo que AP marque el estándar de la gestión de procesos de negocio.
La buena noticia para muchas empresas y sus departamentos de AP es que quizá ya cuentan con procesos y sistemas capaces de elevar su eficiencia, transparencia y cumplimiento. Hacer que los sistemas existentes trabajen juntos y optimizar procesos para aprovechar esa integración puede aportar grandes beneficios. Y lo mejor es que existen plataformas “no‑code” para captura inteligente y flujos que no requieren código complejo ni costoso para crear integraciones y workflows.
Como sugiere el estudio de Ardent, los ejecutivos son receptivos a la tecnología para automatizar procesos manuales, siempre que el caso de negocio sea claro.
Para saber más sobre captura inteligente, tecnología de procesos inteligentes y cómo elevar el rol de sus operaciones de AP mediante automatización, contacte con su representante de Artsyl Technologies.
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