Cobalt Boats acelera su procesamiento de facturas con la plataforma de Automatización Inteligente de Procesos de Artsyl, optimizando las operaciones de AP.

Una sola herramienta IPA resulta transformadora para el departamento de contabilidad de Cobalt ya que pueden escanear, procesar y conciliar pagos de una vez, y ni siquiera tener que preocuparse por la escasez de personal.

El Desafío

Durante mucho tiempo, el AP de Cobalt Boats procesaba facturas manualmente. Además de subutilizar personal calificado al realizar tareas mundanas y repetitivas; las funciones manuales de cuentas por pagar a menudo son propensas a errores y ralentizan los procesos como resultado de la entrada de datos faltante o incorrecta.

Dado los ingresos crecientes y las oportunidades comerciales aumentadas para la empresa, Cobalt Boats necesitaba renovar su procesamiento de AP e introducir un sistema de procesamiento de facturas mucho más robusto.

La Solución

Cobalt consultó a HelpSystems, su proveedor de software de confianza, sobre el mejor, más óptimo y eficiente software de automatización para gestionar todas sus funciones de facturación, y fueron recomendados rápidamente InvoiceAction de Artsyl - no sintieron la necesidad de mirar otras herramientas competidoras.

Han pasado 3 años desde que Cobalt comenzó a usar InvoiceAction, basado en la plataforma de Automatización Inteligente de Procesos de Artsyl, y definitivamente pudieron ver una optimización natural de las operaciones en su departamento de AP.

Las facturas se escanean automáticamente usando el potente software de captura inteligente de documentos docAlpha de Artsyl. Según la Analista Programadora Senior en Cobalt Boats, Melinda Webb, el equipo de AP se familiarizó con el funcionamiento general de InvoiceAction “bastante rápido”, y “nunca realmente necesitó consultar el manual”, dado lo fácil que es adoptar y operar la IPA de Artsyl.

Con escaneo automático, clasificación, validación, verificación, aprobación e informes, InvoiceAction facilita el procesamiento de AP sin contacto. Los objetivos de la empresa para el futuro usando la solución es reducir los tiempos de procesamiento y obtener resultados más precisos.

Los Resultados

Tres años en el proceso, Cobalt Boats ha actualizado recientemente a la última versión de InvoiceAction, que está basada en la nube, y están en el proceso de expandir el volumen de facturas para ser procesadas con la nube de Artsyl. Con la empresa progresando constantemente hacia lograr la automatización completa de extremo a extremo de sus cuentas por pagar usando las nuevas definiciones, pueden ver de primera mano, algunos resultados definitivos:

• Se tarda considerablemente menos tiempo en escanear todas las facturas
• Incluso con una escasez de personal, debido a que uno de ellos dejó la empresa, pueden mantenerse al día con la carga de trabajo regular y no sintieron la necesidad de trabajar horas extras. De hecho, Melinda elabora sobre esto al afirmar que su personal de AP está muy convenientemente “haciendo el trabajo de 2 personas.”

Cobalt Boats ha invertido en un producto en el que confían plenamente, siguiendo la recomendación de su proveedor de software. ¿Ven un futuro en la Automatización Inteligente de Procesos de Artsyl? “¡Oh, absolutamente!”, exclama Melinda, antes de despedirse.