Principales objetivos de la API
Mejor, más rápido, más barato: en un mundo de conveniencia digital bajo demanda, lo queremos todo. Y nuestros clientes también.
La automatización inteligente de procesos (IPA), una combinación de código bajo, automatización fácil de usar para los propietarios de procesos y tecnología de aprendizaje automático adaptable, está haciendo que lo mejor, lo más rápido y lo más barato sean más prácticos que nunca. Aplicado a tareas rutinarias típicamente ejecutadas por un usuario humano detrás de un teclado con un mouse en la mano, IPA está reduciendo el desperdicio, la ineficiencia y las lesiones por estrés repetitivo (tanto físico como mental) asociadas con el trabajo aburrido y rutinario de gran volumen. Tareas como volver a ingresar información de un documento impreso o digital, archivar documentos digitales o enviarlos para su aprobación se manejan de manera efectiva mediante aplicaciones inteligentes de automatización de procesos.
A diferencia de sus soluciones automatizadas basadas en reglas de la vieja escuela, menos inteligentes y menos flexibles, IPA no depende de una persona o desarrollador de TI para realizar cambios en sus reglas de flujo de trabajo para adaptarse a las excepciones. Diseñadas para funcionar de manera más efectiva en el mundo real, donde "suceden cosas", las aplicaciones IPA reciben información de un propietario de proceso humano que toma el control del mouse y el teclado para mostrar a los robots inteligentes cómo realizar tareas fuera de su conjunto de reglas.
Un ejemplo podría ser una factura con un número de factura o ID de proveedor ingresados incorrectamente. Los sistemas IPA pueden buscar esta información automáticamente en las bases de datos del sistema de gestión de documentos o ERP. Pero ¿qué pasa si no puede encontrar lo que busca y se queda atascado?
Un operador humano tiene que tomar una decisión que queda fuera de las reglas. Pero, al aplicar el aprendizaje automático a este tipo de problema, una aplicación IPA puede monitorear y registrar los clics del mouse y las pulsaciones de teclas de un operador humano. Al aplicar el reconocimiento de patrones, puede aprender de esas acciones de grabación y luego modificar su algoritmo. Así, la próxima vez que encuentre el mismo problema, podrá encontrar la información correcta y realizar correcciones o modificar los flujos de trabajo en consecuencia.
En otras palabras, en lugar de requerir que un ingeniero o un profesional de TI recodifica o reconfigure un flujo de trabajo, las aplicaciones IPA dependen del propietario del proceso y realizan su propia reprogramación. Puede hacerlo una y otra vez, esencialmente aprendiendo sobre la marcha.
De esta manera, las soluciones IPA para procesos como la facturación de proveedores o el manejo de pedidos de ventas se pueden implementar de manera inmediata para manejar más del 80% de los casos de uso y luego adaptarse a las condiciones del mundo real sobre la marcha.
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Los propietarios de procesos pueden automatizar más rápidamente y obtener resultados. TI no está sepultada en órdenes de cambio. Los clientes y/o proveedores satisfacen sus necesidades de manera más eficiente. Todos ganan.
Sólo queda un problema: QUÉ problema de proceso abordar primero. Y la respuesta más probable es: Depende.
Tomando AIIM en IPASi observamos las encuestas de la industria, como las de AIIM, podemos ver qué nos dicen los propietarios de procesos sobre sus problemas. Encuestas recientes de AIIM confirman algunos temas comunes. Las cuentas por pagar y la gestión de registros siguen siendo puntos calientes para la automatización de procesos.
Pero son la punta del iceberg. Las cuentas por cobrar, la gestión de contratos, la incorporación de empleados o proveedores, el seguimiento de los solicitantes de empleo y la incorporación de clientes son procesos con múltiples puntos de decisión, muchos documentos y datos y muchos problemas que resolver.
Las plataformas IPA, como la plataforma de transformación de Artsyl y las aplicaciones ActionSuite IPA, están diseñadas para que a los clientes les resulte más fácil elegir. Se integran con los sistemas empresariales back-end, proporcionándoles datos que extraen de documentos empresariales digitales e impresos no estructurados, de forma automática y con una mínima intervención humana.
La automatización de esas tareas por sí sola aumenta la eficiencia y precisión de cualquier proceso. Hacerlo de una manera que sea escalable, flexible y en su mayor parte independiente de la TI significa que no hay complicaciones cuando se trata de eliminar los cuellos de botella en los procesos.
Utilizando las facturas de proveedores y cuentas por pagar como ejemplo, los propietarios de procesos pueden confiar en IPA para eliminar la comparación manual de facturas/pedidos, el enrutamiento de aprobación, la codificación del libro mayor, la entrada de datos y el manejo de documentos. Los datos y los conocimientos recopilados a partir de este proceso fluyen de manera eficiente hacia los ejecutivos, brindándoles una mayor visibilidad de los KPI comerciales críticos, incluido el flujo de caja. Para los proveedores, puede significar pagos más puntuales o al menos una mayor visibilidad del proceso de pago, promoviendo mejores relaciones comerciales.
Como continúan sugiriendo las encuestas de la industria, las facturas de proveedores de AP o la automatización de pedidos de ventas pueden ser un excelente lugar para comenzar. Depende de dónde su organización esté sintiendo más problemas y tenga la mayor oportunidad de reducir costos y mejorar el desempeño comercial.
La mayoría de las empresas tienden a comenzar allí, con la fruta más fácil de alcanzar. Lo mejor de las plataformas IPA y su adaptabilidad es que una aventura en la automatización puede llevar a otra, con nuevos conocimientos, mejores prácticas y oportunidades de mejora que llevan a otra.
Para explorar cómo la automatización inteligente de procesos puede ayudar a acelerar las operaciones y aumentar el rendimiento de su organización, comuníquese con su representante de Artsyl Technologies.
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