Procesamiento inteligente de documentos para el sistema de gestión documental
¿Procesamiento inteligente de documentos para un sistema de gestión documental (DMS)? Suena confuso, ¿verdad? Pues es lo que vamos a explicar en este artículo: por qué se necesita la automatización inteligente de procesos o el procesamiento inteligente de documentos y cómo puede ampliar las capacidades de un sistema de gestión documental.
Manejar papeles (archivar, guardar, clasificar, etc.) es una rutina que nadie quiere seguir, ¡ni siquiera quienes aman la monotonía! Por suerte, hoy contamos con sistemas de gestión documental sólidos que hacen el trabajo con eficiencia. ¿Qué es un DMS? Un sistema de gestión documental (DMS) es en esencia un software que realiza tareas básicas de gestión documental como clasificar, archivar, almacenar, registrar y ordenar archivos de documentos, además de búsqueda y consultas avanzadas para localizar y recuperar archivos cuando haga falta.
Puede pensar en un DMS como una especie de Rolodex para gestionar documentos de forma ordenada y recuperarlos al instante cuando haga falta. Básicamente, los documentos en papel deben convertirse a formato electrónico o digital para almacenarse en un sistema de gestión documental. El software DMS hace lo que las empresas llevan años haciendo para gestionar grandes cantidades de información y documentos entre departamentos.
Un buen sistema de gestión documental debe poder reducir los silos de datos y funcionales entre departamentos y unidades de negocio, permitiendo el acceso a los datos de negocio desde cualquier lugar. Es decir, el software de gestión documental suele mantener una base de datos central de registros de negocio accesible en toda la organización. Un buen software de gestión documental suele incluir herramientas de flujo avanzadas con potentes funciones de búsqueda y enrutado, además de opciones de exportación. Otras funciones típicas son controles sólidos sobre los datos de negocio y permisos sobre cómo y por quién se puede acceder a los documentos. Las funciones avanzadas de seguridad y privacidad convierten a los sistemas de gestión documental en una solución indispensable para gestionar datos de negocio críticos.
El acceso de los usuarios a los archivos del sistema de gestión documental dentro de la organización puede ser jerárquico: controles como editar, ver u otras manipulaciones del documento pueden permitirse según el grado de acceso del usuario a un documento concreto. Una de las mejores características del software moderno de gestión documental electrónica es la colaboración y la conectividad que aporta. Los equipos corporativos, en oficina o en remoto, pueden acceder, deliberar o trabajar sobre un documento o información concreta al mismo tiempo, y el sistema garantiza que las aportaciones individuales queden marcadas con el nombre del editor y la fecha y hora de edición.
El control de versiones ofrece a los usuarios un rastro claro de todas las ediciones o cambios realizados en el contenido de un documento, garantizando el control completo de los datos de negocio según se requiera. Con un sistema de gestión documental en marcha, hay menos casos o ninguno de pérdida de datos de negocio o de acceso no autorizado a documentos críticos. Además, un rastro completo de cada acción realizada sobre un documento durante su vida en la solución de gestión documental eleva los estándares de cumplimiento y normativa de la empresa y garantiza la adherencia estricta a la ética corporativa y de gestión de datos.
Pero entonces, si el DMS hace todo esto, cabría preguntar: ¿por qué integrar una solución de
automatización inteligente?
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Los documentos de negocio rara vez llegan en formato estructurado. Una empresa típica trata a diario con varios proveedores, clientes y otros agentes externos. De forma rutinaria, los datos y documentos de negocio entrantes y salientes entre la empresa y sus proveedores y clientes se cuentan por cientos y miles. Estos documentos y datos suelen ser no estructurados; es decir, no están en papel en un formato que un sistema de gestión documental pueda leer, reconocer y capturar fácilmente. Más importante aún, un DMS no puede reconocer la variabilidad de los documentos ni categorizar distintos tipos. No tiene la «inteligencia» para saber si un documento entrante es una factura, un memorándum o un pedido de venta.
Ejemplos de documentos no estructurados son facturas, notas de crédito, formularios de pedidos de venta de clientes, órdenes de compra (PO), conocimientos de embarque (BoL), etc. Son lo que se conoce como documentos fuente o documentos de transacción. Antes de que el DMS entre en pleno funcionamiento con los documentos, los documentos fuente deben introducirse manualmente en la plataforma del sistema de gestión documental, ya que cada documento es único según el proveedor o negocio con el que se trate.
Para alimentar automáticamente los documentos fuente en un sistema de gestión documental hace falta un mecanismo que capture datos de un conjunto diverso de documentos con plantillas y formatos distintos. Aquí es donde entra en juego la automatización inteligente de procesos y resulta más efectiva.
La automatización inteligente de procesos (IPA), o automatización inteligente, es una combinación de tecnologías de transformación digital como IA, aprendizaje automático, captura inteligente de datos, automatización de procesos de negocio y automatización robótica de procesos. La solución está diseñada para reconocer y capturar automáticamente detalles de documentos no estructurados como facturas de proveedores, pedidos de venta o incluso formularios de reclamaciones médicas.
El aprendizaje automático es el método principal de captura que usan la mayoría de soluciones avanzadas de captura inteligente para reconocer y extraer datos de, por ejemplo, formularios de facturas.
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La lógica incorporada en el software IPA ayuda a capturar con rapidez datos de documentos de aspecto familiar con plantilla estándar y colocación de campos.
La inteligencia del software IPA resulta útil al procesar documentos nuevos para los que no tiene lógica predefinida. En ese caso, el bot IPA aplica el aprendizaje automático para autoaprender nuevos formatos documentales según las acciones del usuario al extraer detalles la primera vez. El bot IPA recupera este conocimiento de la memoria para procesar cada documento posterior de plantilla similar. La tecnología de autoaprendizaje de la IPA reduce drásticamente la necesidad de intervención manual a medida que los bots mejoran en el procesamiento de documentos sin supervisión con cada documento nuevo.
Al integrar software de automatización inteligente de procesos con un sistema de gestión documental tradicional, las empresas pueden trabajar sin fricciones con documentos no estructurados y realizar funciones dependientes de documentos como cuentas por pagar y procesamiento de pedidos dentro del propio entorno del sistema de gestión documental. En esencia, la IPA amplía la capacidad del DMS para trabajar con documentos no estructurados.
Captura multicanal: los documentos entrantes de distintos canales (email, fax, FTP, escáner, etc.) se cargan automáticamente en los flujos de trabajo IPA.
Clasificación de datos: los documentos capturados se clasifican y separan automáticamente por tipo; la lógica incorporada ayuda a distinguir entre documentos con PO y sin PO, entre factura y nota de crédito, etc.
Extracción de datos: el aprendizaje automático y la IA, junto con tecnologías OCR/ICR, ayudan a extraer automáticamente los detalles relevantes y necesarios de formatos y plantillas documentales complejos.
Validación de datos: los detalles y documentos capturados se validan frente a los registros de la base de datos del software de gestión documental (por ejemplo, cotejar detalles de factura con el proveedor correcto en los registros del DMS). Las capacidades avanzadas de búsqueda en cascada para consulta de proveedores, inventario, etc., garantizan que los datos capturados coincidan con los registros del sistema de gestión documental. Acciones como el matching de factura y PO a 2 o 3 vías forman parte del proceso automático de validación de datos.
Verificación de datos: según las reglas de negocio y requisitos de la empresa, los documentos se enrutan a menudo automáticamente a un responsable de verificación para resolución de disputas en caso de excepciones, antes de su aprobación.
Exportación: todos los documentos aprobados pueden exportarse en distintos formatos de archivo al sistema de gestión documental para su uso posterior en el negocio.
Los productos avanzados de sistemas de gestión documental pueden incluir capacidades de captura, pero rara vez se adaptan a casos de uso específicos. Los desarrolladores de software IPA, en cambio, diseñan soluciones de captura y automatización de procesos para verticales y casos de uso concretos: cuentas por pagar, procesamiento de pedidos de venta, procesamiento de reclamaciones médicas, gestión de remesas de cheques, etc. Las soluciones puntuales suelen diseñarse para resolver un problema concreto y tienen un solo caso de uso. Las soluciones plataforma IPA, en cambio, ofrecen varios casos de uso y pueden desplegarse en distintos verticales o dominios funcionales.
Además, los paquetes de soluciones IPA ofrecen mucho margen para personalizaciones e integraciones con ERP y aplicaciones de línea de negocio. Esto hace que el software IPA sea único para tratar datos no estructurados en cualquier vertical de negocio.
Si tiene un sistema de gestión documental sólido para su negocio, amplíe sus capacidades integrándolo con la plataforma de automatización inteligente de procesos de Artsyl para una gestión completa de extremo a extremo de documentos no estructurados. Puede automatizar y gestionar eficazmente su AP/AR y el procesamiento de reclamaciones médicas asegurando que todos los documentos que entran en su negocio sean capturados de inmediato por la IPA, procesados y exportados a su DMS en tiempo récord.
¡Artsyl acelera su negocio acelerando el procesamiento documental hacia su sistema de gestión documental! La solución está preparada para integrarse sin fricciones con distintas plataformas de software de gestión documental del mercado; lea cómo la solución de automatización inteligente de procesos de Artsyl resultó ser un cambio de juego para esta empresa de procesamiento de alimentos que tenía dificultades para poner en orden sus documentos de transacciones. La integración de la IPA de Artsyl con la plataforma DMS MaxxVault de la empresa ayudó a simplificar el procesamiento documental: más de 40.000 documentos de entrega recibidos al mes se capturaron, clasificaron, validaron, verificaron, indexaron, archivaron y exportaron automáticamente a su plataforma DMS.
Para empezar con el procesamiento inteligente de documentos, hable con Artsyl hoy.
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