Procesamiento inteligente de documentos para la fabricación
El sector manufacturero se está sumando con rapidez a la digitalización. Brazos robóticos, inteligencia artificial, visión por ordenador, etc. están transformando las prácticas y métodos de trabajo establecidos para mejor. A la transformación digital en la planta y los almacenes se suma el desarrollo rápido en la parte administrativa de las empresas manufactureras. La creación continua de big data ha puesto mucha presión en las empresas para gestionar datos y el trabajo de procesamiento documental con eficiencia. De hecho, hoy los datos están en el núcleo de la mayoría de los procesos de negocio, y no es distinto en el sector manufacturero. La automatización avanzada y la robótica han añadido a la pila creciente de datos de negocio, con sistemas inteligentes que dependen de los datos para ejecutar procesos.
Para mantener las iniciativas de industria 4.0 en la fabricación, las empresas deben acertar en la gestión de datos y el procesamiento documental. Habrá más automatización en procesos y sistemas concretos, lo que implica una mayor necesidad de herramientas de reporting y gestión de datos precisas. Aunque los datos están en todas partes - desde el contacto con proveedores hasta la planta y el inventario, y también al tratar con prospectos y clientes - , las empresas siempre han tenido dificultades para acceder a ellos con rapidez.
La falta de disponibilidad puntual de datos puede paralizar operaciones, atención al cliente o incluso procesos enteros ligados a esos datos. Por ejemplo, al atender una queja de un cliente, si el representante no puede acceder a tiempo al historial de compras y los detalles de compra, no podrá abordar el problema con eficiencia. Lo mismo ocurre con los datos que deben alimentar una aplicación de negocio como Acumatica Cloud ERP o Microsoft Dynamics 365 : si las aplicaciones no se actualizan con la última información de pedidos del cliente, los distintos participantes de la cadena de cumplimiento (personal de almacén, envíos, etc.) no se enterarán del pedido a tiempo. Esta falta de acceso puntual a datos de negocio o transacciones crea un retraso entre que el cliente hace el pedido y que la empresa puede cumplirlo. Los retrasos en la disponibilidad de datos pueden costar a las empresas no solo en ventas y nuevos ingresos, sino también en negocio recurrente.
Las condiciones de mercado y las preferencias del cliente cambian constantemente. Impresionar al comprador es más difícil que nunca con empresas compitiendo por sacar los mejores productos en el momento adecuado. En una era en la que los datos impulsan el negocio, la mejor forma de adelantarse es acelerando la disponibilidad y la gestión de datos. En la fabricación hay un flujo continuo de datos entrantes y salientes en forma de propuestas, contratos, cotizaciones, documentación de producto, guías de usuario, ofertas, licitaciones, facturas, pedidos de venta, etc. Todo ello debe procesarse con rapidez e introducirse en la base de datos o aplicación de negocio de la empresa. La mayor parte de estos datos llega en formatos no estructurados o semiestructurados y se dedica mucho esfuerzo y tiempo de entrada manual a cargar todo con precisión en un repositorio central o sistema de gestión documental . Llegar al cliente primero es tanto una cuestión técnica como un arte. Lo mismo con las relaciones con proveedores. Acceder a datos precisos sobre estos dos agentes críticos ayuda a las empresas a maximizar relaciones y, con ello, oportunidades de crecimiento.
Acceder y gestionar diversos documentos de fabricación ayuda a las empresas a acelerar el negocio:
Llegar al cliente primero: tener datos del cliente es como tener un arma para maximizar las ventas. Las empresas tienen más posibilidades de cerrar una venta con los datos correctos del cliente. Esto es aún más importante al atender el servicio al cliente o cualquier tipo de queja. Pudiendo recuperar los datos del cliente cuando haga falta para abordar el problema, las empresas están en mejor posición para captar y retener clientes más tiempo.
Mejores relaciones con proveedores: si está en la buena lista de los proveedores, tiene asegurados los mejores acuerdos a precios competitivos. Pagando a sus proveedores a tiempo, facilita que ganen su confianza. Esto es importante cuando necesita aprovechar la relación para acceder a las mejores materias primas y suministros a precios asequibles. Acceder y gestionar los datos de facturas de proveedores y pagos en un plazo definido ayuda a lograrlo.
Mayor eficiencia de procesos: tener un mecanismo para acceder a datos precisos también ayuda a acelerar los procesos que dependen de esos datos. Mejorar procesos típicos dependientes de documentos como el procesamiento de pedidos de venta, el procesamiento de facturas, etc. ayudará a extraer los datos correctos y facilitar la disponibilidad puntual de datos para el negocio.
Herramientas como software de procesamiento de facturas o software de procesamiento de pedidos son buenas herramientas de automatización inteligente en las que los fabricantes pueden confiar para procesar con rapidez documentos de transacciones: facturas, pedidos de venta, notas de crédito, órdenes de compra y todo tipo de documentos no estructurados o semiestructurados que se generan cuando un fabricante interactúa con agentes externos como proveedores, clientes, etc. Estas herramientas permiten el procesamiento inteligente de documentos para cualquier cantidad de tipos de documentos no estructurados o semiestructurados.
El software de automatización inteligente tiene la lógica incorporada y capacidades avanzadas de automatización de flujos para procesar estos documentos y registrar los datos de transacciones y pagos directamente en una aplicación de negocio conectada o sistema ERP .
El software emplea tecnologías de transformación digital como IA, aprendizaje automático, automatización robótica de procesos, automatización de procesos de negocio, software de reconocimiento y tecnología de captura inteligente de datos para capturar, extraer, validar y verificar datos de facturas, pedidos de venta y otros documentos fuente e introducirlos en un ERP para su uso posterior en el negocio.
Ese uso puede ser cumplir un pedido de cliente, hacer pagos a proveedores u otras operaciones que no pueden avanzar sin los datos relevantes. El procesamiento inteligente de documentos de funciones dependientes de documentos como estas elimina la entrada manual de datos y el trabajo de procesamiento documental, y todos los errores asociados. Esto elimina las ineficiencias durante la implementación del proceso, de modo que las empresas se ahorran gastos de retrabajo y reprocesado por errores humanos.
Además de la automatización de almacén y la robótica avanzada en planta, los fabricantes pueden movilizar el negocio con la automatización inteligente del proceso documental. La automatización inteligente simplifica los pasos más costosos para capturar, validar y aprobar los datos necesarios para iniciar o ejecutar procesos críticos en la fabricación. La tecnología libera a las empresas de la carga de gastar en costes de mano de obra y ayuda a mejorar la eficiencia de procesos mediante el procesamiento inteligente de documentos directo. Los datos vinculan procesos de negocio, sistemas, personas y la toma de decisiones en la oficina, y las herramientas adecuadas de captura y gestión de datos sitúan a los fabricantes en la senda de una transformación digital completa.
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