Optimizar el procesamiento de pedidos:
regularizar las entradas de tesorería de su negocio
El éxito de una empresa en el mercado no lo determina solo la calidad y las ventas de sus productos y servicios, sino su capacidad de compra. En un mercado muy competitivo, con cada empresa buscando nuevas formas de impresionar al cliente, la carrera hacia la meta es más plausible para quienes tienen la máxima capacidad de compra. Una empresa con tesorería disponible tiene una ventaja mayor para llegar al cliente primero. Piénselo.
«…muchas empresas no se dan cuenta de que hay mucho efectivo oculto en sus sistemas y procesos actuales. Para mejorar las reservas de tesorería, los negocios necesitaban optimizar sus procesos de trabajo actuales.
La mayor parte del trabajo pesado en papelería manual y operaciones repetitivas que impulsan funciones críticas del negocio está en el back-office. La automatización inteligente reduce los costes de ejecutar estas operaciones y, en consecuencia, libera mucho del capital circulante oculto en ellas…»
Ya sea para comprar las mejores materias primas y fabricar los mejores productos o para invertir en la última tecnología y acelerar las ventas, una liquidez y flujos de tesorería sanos dan a las empresas el margen para planificar y ejecutar mejor sus estrategias de marketing, ventas y crecimiento. Pero, salvo que sea una gran corporación con años en el mercado, ¿es posible que empresas en crecimiento, sobre todo las orientadas al mercado medio, tengan efectivo disponible en cualquier momento?
Gran parte de los ingresos por ventas debe destinarse a pagos a proveedores, empleados y otros interesados que esperan un retorno de su inversión en la empresa. Por eso no es raro que las empresas terminen el trimestre o el año con pocas reservas de tesorería. ¿Qué otras vías tiene una empresa para generar efectivo?
No es de extrañar que muchas empresas no se den cuenta de que hay mucho efectivo oculto en sus sistemas y procesos. Las empresas pueden ahorrar mucho al procesar funciones críticas como cuentas por pagar , procesamiento de pedidos de venta , procesamiento de reclamaciones médicas , manejo de remesas y otras funciones dependientes de documentos que generan grandes costes por papelería manual. Para mejorar las reservas de tesorería, los negocios necesitaban optimizar su capital existente y sus procesos de trabajo.
La mayor parte del trabajo pesado en papelería manual y operaciones repetitivas que impulsan funciones críticas del negocio está en el back-office. Mejorar la eficiencia operativa en los procesos dependientes de documentos reduce los costes asociados a su ejecución y, en consecuencia, libera mucho del capital circulante oculto en ellos.
El resultado es un flujo constante de ahorros y mayores reservas de tesorería; es decir, más capacidad de compra para llegar al cliente primero y financiar iniciativas de crecimiento futuras.
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Hay muchas formas de aprovechar el efectivo oculto en procesos críticos; aquí hablaremos de la automatización, en concreto de la automatización inteligente de procesos para acelerar un proceso muy dependiente de documentos como cuentas por cobrar y ahorrar o generar más tesorería. Las cuentas por cobrar son un centro de costes tradicional que genera costes laborales y operativos. Optimizando tareas concretas como el procesamiento de pedidos de venta, las empresas pueden aspirar a convertirlo de centro de costes en centro estratégico que aporte flujos de tesorería constantes.
Todas las empresas tienen políticas sólidas para el buen funcionamiento de cuentas por cobrar, pero muchas no las aplican simplemente por falta de estructura y visibilidad en la división. Las reglas sobre el proceso de facturación, el plazo para cobrar los saldos y los descuentos, intereses o recargos por demora según si los pagos de los clientes llegan antes o después son difíciles de aplicar cuando no existe un mecanismo adecuado para hacer un seguimiento riguroso de los cobros.
La automatización inteligente de procesos lo resuelve ofreciendo una única plataforma para gestionar los cobros.
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La aplicación de políticas se logra mejor cuando la empresa tiene una visión única de sus cobros y puede hacer seguimiento de los pagos en un plazo definido. Además, para retener clientes y atraer nuevos, las empresas suelen ampliar plazos de crédito y de pago, lo que a la larga puede dañar las finanzas. Es importante tener controles estrictos sobre los cobros para impulsar los pagos a tiempo y las entradas de tesorería. Los pagos tardíos suponen una pérdida: la empresa no puede pagar sus deudas a tiempo y pierde oportunidades de invertir en negocios lucrativos o en equipamiento que impulse su crecimiento. Muchas empresas renuncian a nuevas oportunidades simplemente porque no tienen tesorería disponible para invertir. Varios factores contribuyen a una mala gestión de cobros:
La automatización inteligente de tareas críticas de cuentas por cobrar como el procesamiento de pedidos ayuda a centralizar las operaciones. La automatización inteligente emplea tecnologías de transformación digital como la IA y el aprendizaje automático junto con automatización robótica de procesos y tecnología de captura inteligente de datos para automatizar los pasos más costosos del procesamiento de pedidos de venta: entrada de datos y procesamiento documental. Así se reducen los errores, retrasos, ineficiencias y costes asociados al trabajo manual de entrada de datos y procesamiento documental.
El procesamiento inteligente de documentos con IA reduce drásticamente los tiempos de ciclo del procesamiento de pedidos, permitiendo al personal llegar al cliente con rapidez y hacer seguimiento de los pagos. Una visibilidad clara en toda la cadena de procesamiento de pedidos (captura, validación y aprobación de pedidos de venta) ayuda a acelerar la gestión de cobros y a aplicar controles puntuales. Además, la automatización inteligente del procesamiento de pedidos reduce la dependencia de la papelería manual y acelera el tiempo hasta capturar los pagos.
La aplicación de políticas también es más fácil porque el personal tiene una visión única de las operaciones de cuentas por cobrar, incluido un rastro de auditoría claro de pagos pendientes, entradas de pedidos incorrectas o documentación faltante.
Con la automatización inteligente, las empresas pueden eliminar los factores mencionados que contribuyen a una mala gestión de cobros y, en el proceso, garantizar flujos de tesorería y liquidez constantes.
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