12 Beneficios de Automatización de Órdenes de Venta
Nadie inicia un negocio sin la intención de tener éxito. Los líderes más estratégicos tienen planes exhaustivos para sus procesos empresariales y se esfuerzan por aprovechar al máximo las mejores herramientas a su disposición. Hace apenas un par de décadas, se crearon sistemas que capitalizaban correos electrónicos, llamadas telefónicas, reuniones en persona y carpetas llenas de hojas de cálculo de Excel para establecer procesos de flujo de trabajo que garantizarían el éxito. Sin embargo, parece que en muchos aspectos, estos sistemas de procesos empresariales manuales ya no son suficientes.
En estos días, las organizaciones que dependen de enfoques tradicionales para procesos de órdenes de venta están viendo una disminución en la productividad y tasa de retorno de clientes que siempre imaginaron que tendrían. Estas razones y más son la causa del auge de la automatización de procesos empresariales y el uso de tecnologías inteligentes de captura de datos. Estas innovaciones, al parecer, no solo son relevantes y de moda, sino que se están volviendo cada vez más esenciales para las empresas que buscan mantenerse al día.
¿Cómo se Ven los Procesos Empresariales Exitosos?
La mejor manera de explicar la importancia del procesamiento de órdenes de venta es ver qué significa el éxito en un entorno empresarial.
Para cualquier tipo de distribuidor o fabricante, el éxito depende de volverse altamente eficiente y mejorar el servicio al cliente hasta el punto donde los ciclos de pedidos son cada vez más rápidos, mientras también se mantiene una precisión completa.
No es sorprendente que un sistema caótico y suelto para el procesamiento de pedidos pueda llevar a trabajo propenso a errores que ralentiza el proceso. Cada vez más, se ha vuelto evidente cómo los sistemas de procesos manuales desperdician un tiempo precioso del ciclo de orden a efectivo. Su negocio puede haber adaptado ya el uso práctico de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), pero ha llegado el momento de adoptar la automatización un paso más allá y dejar de procesar sus pedidos a mano.
¿Por qué es este el caso? Podemos encontrar la respuesta al ver las siguientes características de un proceso empresarial exitoso.
Los correos electrónicos y las hojas de cálculo de Excel han sido elementos de procesos empresariales desde que las computadoras e Internet entraron en escena, pero ambos tienden a agotar a los empleados de valiosos minutos de trabajo que podrían usarse para actividades productivas en su lugar.
En 2017, ServiceNow encuestó a cerca de 2,000 gerentes en cinco países para determinar si los procesos automatizados podrían afectar la productividad en el lugar de trabajo, y la investigación mostró que casi 16 horas a la semana se dedican a realizar tareas manuales y redundantes como entrada de datos, archivado y respuesta a correos electrónicos. Incluso los líderes empresariales parecen estar enterrados en trabajo ocupado que los está llevando cada vez más cerca del punto de quiebre, y el 94 por ciento de los encuestados estuvo de acuerdo en que la productividad de la empresa podría mejorarse mediante la automatización de algunas de estas tareas manuales.
Los resultados de la mayoría de las tareas manuales son esenciales para actividades empresariales exitosas, pero no hay razón por la cual las personas necesiten continuar realizándolas a mano. Una de las ventajas de un sistema de procesamiento de pedidos, por ejemplo, es que puede usar tecnología inteligente para generar los mismos resultados más rápidamente, y hacerlo de una manera mucho menos propensa a errores.
Continuar invirtiendo tiempo, energía y nómina en tareas manuales innecesarias es un error costoso en sí mismo, considerando que en todo Estados Unidos, las empresas gastan casi $600 mil millones al año en estas ineficiencias. Pero aún más que eso, los procesos de pedidos realizados manualmente pueden llevar a todo tipo de errores humanos que pueden costar cantidades tremendas para resolver y corregir.
Existe una Regla 1-10-100 en el enfoque de Gestión de Calidad Total para un negocio excelente que establece que el costo de reparación de errores crece exponencialmente cuanto más tiempo pasa el error sin ser notado. Inicialmente, puede costarle a la empresa solo un factor financiero mínimo corregir los efectos de un número de pedido incorrecto o dirección de facturación, pero a medida que el proyecto progresa, este costo se multiplica 10 veces y luego 100 veces.
Considerando cuán típico es encontrar errores en procesos manuales, ya sea causados por leer y registrar números incorrectamente, archivar mal ciertas solicitudes o crear retrasos innecesarios, es crucial que los líderes empresariales consideren la importancia relacionada con la precisión del procesamiento de pedidos si buscan tener éxito. Tomar medidas para mejorar los procesos de órdenes de venta y la captura de datos puede ayudar a los líderes en todas las industrias a minimizar errores comunes, lo que puede ayudarlos con la eficiencia de costos y también mantener a los clientes mucho más felices con el servicio que reciben.
El elemento más crítico para cualquier éxito empresarial está directamente relacionado con los consumidores del servicio o productos que la empresa proporciona. Sin clientes felices, las empresas se ahogan, por lo que debería estar en la vanguardia de la estrategia empresarial de cada líder cumplir pedidos con eficiencia y precisión cada vez.
El trabajo lento y erróneo combinado con servicio al cliente frío es una receta para el desastre, y muchas empresas pueden ni siquiera saber que están en problemas. Solo el 4 por ciento de los clientes insatisfechos reportan sus quejas a la empresa, mientras que las noticias de su mala experiencia probablemente lleguen al doble de oídos fuera de la empresa que si solo tuvieran buenas noticias para compartir.
El setenta por ciento de la experiencia del cliente está relacionado con cómo sienten que están siendo tratados, por lo que es esencial que las organizaciones orientadas al éxito se enfoquen en realizar procesos precisos y rápidos y comunicarse efectivamente. Aunque tal vez no sea imposible lograr estos resultados con formularios de pedidos basados en papel y procesos redundantes, automatizar puede ayudar a las empresas a alcanzar una reputación de dejar a sus clientes 100 por ciento satisfechos mucho más a menudo.
Muchas estrategias empresariales efectivas pueden cumplirse mediante la capitalización de las ventajas de un sistema de procesamiento de pedidos, así que veamos las formas específicas en que la automatización lleva al éxito.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Automatización de Procesos de Órdenes de Venta?
Después de revisar algunos de los objetivos para procesos empresariales exitosos, es crucial examinar los beneficios específicos del procesamiento de órdenes de venta que pueden ayudar a las empresas a lograr estos resultados.
La ruta que una orden de venta tiene que tomar con procesos manuales puede ser un camino largo y sinuoso a través de diferentes oficinas y archivos. Con automatización, los procesos de flujo de trabajo se vuelven mucho más optimizados, condensando la cantidad de tiempo requerido para cada paso de procesamiento, desde el punto de venta hasta verificación, gestión de inventario, entrega y retención de clientes a largo plazo.
Estos beneficios tampoco son solo teóricos. Al ver números reales, los tiempos de ciclo de pedidos entre cuando se coloca un pedido y cuando se notifica al almacén son 8.6 horas, en promedio, sin automatización, mientras que con procesos automatizados, el ciclo promedio solo toma 4.6 horas.
Al usar solo un poco más de la mitad del tiempo de ciclo requerido, no solo los empleados estarán libres para realizar tareas más productivas, sino que se pueden procesar más pedidos en un período de tiempo más pequeño que nunca antes, lo que lleva a mayores ingresos y ahorros en todos los ámbitos.
Uno de los factores más influyentes de cualquier esfuerzo de proceso empresarial, desde ajustar diferentes pasos del proceso hasta adoptar un sistema completamente automatizado, es, por supuesto, el resultado final. Como si los ahorros de tiempo y energía, y el espacio que dejan para generar ganancias adicionales, no fueran suficientes para predecir un retorno ventajoso, los estudios han mostrado que cualquier esfuerzo requerido para implementar un sistema para automatizar órdenes de venta seguramente dará sus frutos.
Según una encuesta del Centro Americano de Productividad y Calidad, la eficiencia de costos fue uno de los tres principales beneficios anticipados de la automatización de procesos de órdenes de venta junto con el ahorro de tiempo. Los encuestados vieron una disminución del 67 por ciento en costos al usar sistemas automatizados para sus procesos de órdenes de venta.
El verdadero ROI de la automatización puede ser incalculable, gracias a las muchas áreas clave en las que ahorra costos tanto explícitos como ocultos, incluyendo el aumento en precisión de datos y un mayor porcentaje de satisfacción del cliente, que ambos pueden producir ventajas financieras.
Con tecnología mejorada de captura de datos y OCR, el número de errores basados en humanos puede reducirse dramáticamente en procesos de órdenes de venta. Además, el software de automatización ofrece un aumento en visibilidad del proceso, que puede alertarle sobre discrepancias antes de que se vuelvan problemáticas. También hay un mayor sentido de responsabilidad en procesos de órdenes de venta a través de un sistema automatizado gracias a la visibilidad extra, dando a los empleados un incentivo tangible para minimizar errores y retrasos en su trabajo.
Como si los otros tres beneficios no fueran suficiente prueba de las ventajas sustanciales que la automatización puede ofrecer, no solo usted y sus empleados terminarán más felices por ello. Los clientes también pueden disfrutar de los beneficios de velocidad y precisión, y definitivamente tendrán una mejor experiencia sin los molestos retrasos que los errores no deseados pueden causar.
La experiencia de compra en sí puede ver algunas mejoras increíbles a través de sistemas automatizados. Las tres formas principales en que el software para procesos de órdenes de venta mejora la satisfacción del cliente incluyen:
Obtener entendimiento entre las partes es una forma segura de construir relaciones positivas. Especialmente en los negocios, crear un sentido de confianza es crucial para que los clientes se conviertan en consumidores leales y repetitivos.
Con las mayores demandas de nuestra economía actual de ritmo rápido, las empresas impulsadas por el éxito simplemente no tienen tiempo para ingresar, procesar y completar pedidos manualmente de una manera que satisfaga las expectativas del cliente. La automatización de órdenes de venta ayuda a optimizar procesos para respuestas y entregas más rápidas y permite a los clientes recibir actualizaciones muy apreciadas sobre sus pedidos en tiempo real.
Un sentido de control a menudo ayuda a los clientes a sentirse más cómodos. Con sistemas automatizados, los clientes pueden verificar su pedido, planificar necesidades adicionales y ver otra información de la que podrían beneficiarse, llevando a una experiencia más satisfactoria en general.
Gracias a el software correcto de procesamiento de pedidos , puede ir más allá de simplemente cumplir pedidos y crear una cultura que pone la gestión eficiente de pedidos y el servicio al cliente mejorado primero. Prepárese para el éxito y vea a dónde puede llevarlo.
¿Cómo Puede Aprovechar al Máximo su Sistema de Procesamiento de Órdenes de Venta Automatizado?
La mejor manera de asegurar que convertir su proceso de órdenes de venta en un sistema automatizado dará sus frutos es tener en cuenta los siguientes consejos:
1. Analizar y PriorizarEl primer paso para asegurar que obtendrá los resultados que desea es pensar a través de su proceso de órdenes de venta para crear objetivos tangibles . Implica obtener una comprensión holística de su proceso actual de órdenes de venta usando métricas confiables sobre número de empleados, volumen de pedidos, tasa de errores de entrada de datos, tiempo requerido para cada etapa del proceso y KPIs como días de ventas pendientes.
Querrá ver excepciones potenciales, costos, pasos y beneficios de implementar cualquier cambio en su proceso y determinar qué áreas de enfoque necesitan tomar prioridad, proporcionándole una hoja de ruta para otras iniciativas de automatización de procesos.
2. Definir y RefinarHay algunos elementos diferentes del proceso de órdenes de venta que necesitará identificar para obtener una imagen clara de dónde muestra gestión exitosa de tareas y dónde puede haber algunas brechas que llenar.
Primero, están los sistemas que ya tiene en su lugar, como su sistema ERP o sistema de Gestión de Contenido Empresarial (ECM). ¿Son lo suficientemente flexibles y fáciles de usar para satisfacer sus necesidades? Las soluciones actuales de automatización de órdenes de venta van desde automatización de extremo a extremo hasta captura separada, sistemas de flujo de trabajo y portales que mejoran los sistemas ERP/ECM existentes. Identifique todos los sistemas que almacenan datos, documentos y métricas de órdenes de venta e identifique cómo estos sistemas necesitan interactuar con los sistemas y herramientas que usará para extraer datos de sus órdenes de venta.
Luego, necesitará definir las formas en que captura sus datos y cómo recibe información. ¿En qué formato se crean? ¿Cuál es la forma más eficiente de capturar datos, archivar documentos y extraer datos para informes y análisis? ¿Está su formato actual optimizado para automatizar el procesamiento de órdenes de venta con tecnología por lotes?
Y finalmente, asegúrese de tener categorías bien definidas de campos de datos que estará capturando, y enfoque su atención en las áreas que lo ayudarán a acercarse a los objetivos que ha establecido.
En cierto sentido, identificar estos elementos es otra forma de hacer un inventario de su proceso actual, pero también lo ayuda a prepararse para el siguiente paso, que es determinar cómo se integrarán tanto los sistemas nuevos como los antiguos para un rendimiento óptimo.
3. Integrar o EliminarUna vez que haya identificado estos sistemas, procesos de captura de datos y campos de datos, determine cómo encajarán con su software de automatización y objetivos recién definidos. Si no se integrará, puede encontrar que es hora de eliminar algunos pasos en el proceso que lo han estado reteniendo.
4. Separar, Clasificar y AlmacenarCree un proceso claramente definido de separar documentos en grupos apropiados y archivarlos en consecuencia. Su solución automatizada puede clasificar archivos basándose en contenido, pero si frecuentemente encuentra documentos no relacionados en la mezcla, puede necesitar asegurar que su solución esté configurada para identificar cada tipo de documento e informar al sistema de flujo de trabajo de los requisitos de procesamiento aguas abajo. También querrá identificar dónde se almacenarán las imágenes y la política para retención de imágenes.
5. Comunicar Claramente y ConsistentementeSea proactivo en cómo se comunica con sus clientes. Invierta tiempo en confirmar pedidos, verificar información y asegurar que se entreguen los productos correctos. La automatización aumentará su capacidad de satisfacer a sus clientes a través del aumento en visibilidad y accesibilidad, así que aproveche al máximo para diferenciarse de la competencia.
También querrá mantenerse en contacto con su proveedor de software. Esté preparado para proporcionarles una copia de sus datos maestros de clientes y un conjunto representativo de unas pocas cientos de imágenes de pedidos. Esto facilitará la configuración y mejorará la calidad de captura. Cuando esté iniciando su proceso de automatización, cree un plan de implementación con el proveedor. Juntos, podrán minimizar la interrupción al personal de procesamiento de órdenes de venta y asegurar que la implementación no les impida cumplir con sus responsabilidades diarias.
Finalmente, comuníquese con sus empleados. Programe capacitación apropiada y planifique un período de adopción con recursos de soporte para ayudarlos y abordar prontamente sus preguntas y problemas que surjan.
6. Medir Usando MétricasMida periódicamente el rendimiento del proceso automatizado y compárelo con las métricas previas a la automatización. Esto le permitirá establecer nuevos objetivos para una mayor optimización del proceso y le permitirá justificar en costos inversiones adicionales en automatización de procesos dentro de finanzas y en toda la organización.
7. Enfocar el Proceso en el ProgresoCuando surjan problemas, úselos para mejorar y optimizar consistentemente su sistema. Desarrollar un plan de acción continuo es crucial para el éxito de sus sistemas automatizados recién establecidos.
Disfrute de los beneficios de automatización de procesos de órdenes de venta y más gracias al enfoque innovador de la plataforma OrderAction aquí en Artsyl. No solo puede ahorrar tiempo y dinero preciosos y mejorar la satisfacción del cliente, sino que rastrear hábitos de compradores para obtener perspectivas valiosas de clientes se vuelve muy fácil.
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