Software de procesamiento de pedidos para la industria de distribución
In an ever-changing market landscape with new innovations and products emerging every minute, one thing has remained the same: Customer is still king. Every company is developing its own unique customer-first strategy to reach the buyers first - and technology is playing a major role in helping them achieve that. La tecnología es un facilitador y ayuda a movilizar operaciones con poco impacto en los sistemas y procesos subyacentes.
El procesamiento de pedidos es una parte fundamental del cumplimiento de los pedidos del cliente. Una buena manera de acelerar la entrega de productos y satisfacer la demanda de los clientes a tiempo es realizar mejoras a lo largo de la cadena de procesamiento de pedidos. El recorrido, desde que se realiza un pedido hasta su entrega final a un cliente, es laborioso, implicando mucho esfuerzo manual y trabajo de procesamiento de documentos. Este proceso se puede acelerar con tecnología de automatización de procesos inteligente. Acelerar el procesamiento de pedidos ayudará a acelerar la entrega de pedidos y a cumplir con las expectativas de los clientes a tiempo. Cumplir con las necesidades del cliente en un plazo determinado puede ahorrar a las empresas no sólo en costos de procesamiento, sino también garantizar una mayor satisfacción y confianza del cliente.
La tecnología ayuda a eliminar los desafíos comunes que surgen al procesar manualmente los pedidos de los clientes. Un proceso típico de pedido de ventas comienza cuando un cliente realiza un pedido a una empresa o envía una solicitud de cotización a un proveedor. El proveedor podrá enviar una respuesta a la solicitud incluyendo los detalles de la cotización para que el cliente la considere. Una vez acordado el presupuesto, el cliente envía una orden de compra solicitando los artículos y las cantidades correspondientes que pretende adquirir. El proveedor genera una orden de venta correspondiente a la orden de compra. El pedido de venta es una forma de confirmar los términos de la venta con el cliente y no se puede modificar. Luego, el proveedor procede a empacar, enviar y entregar el pedido al cliente junto con la factura. El proceso de orden de venta termina aquí.
En cada etapa del proceso (obtener la orden de compra, preparar la orden de venta correspondiente, preparar el albarán si el pedido es para un producto, generar una factura, etc.), todo ello implica una gran cantidad de trabajo de ingreso de datos y procesamiento de documentos. La entrada de datos incorrecta de detalles como listas de artículos de un formulario de pedido de compra a un formulario de pedido de venta puede provocar errores y retrasos en el procesamiento. Asimismo, el proveedor debe facturar únicamente por los artículos que estaban disponibles y vendidos al cliente. También existe el caso de facturación duplicada que puede ocurrir cuando el rastro de las operaciones desde el momento en que se recibe el pedido de un cliente hasta el momento en que se envía no es transparente o visible.
La falta de visibilidad puede ser uno de los principales impedimentos para el procesamiento eficiente de pedidos de ventas. El procesamiento manual de pedidos de ventas introduce ineficiencias y retrasos debido a errores en el ingreso de datos y casos como facturación duplicada. Además, hay demasiado papeleo entre el momento en que se recibe un pedido y la entrega final del producto: el manejo manual de documentos en papel significa que algunos documentos podrían perderse o extraviarse. A veces, cuando hay un retraso en la entrada de datos para obtener los detalles de la orden de compra en la base de datos de una empresa o, por ejemplo, una sistema ERP , hay un retraso en la validación de datos que debe realizarse para, por ejemplo, verificar que todos los artículos enumerados en la orden de compra se estén suministrando o que el proveedor haya facturado al cliente solo por los artículos entregados.
La validación precisa de los datos sólo puede ocurrir si el proceso de ingreso de datos es preciso. En una orden de venta, hay muchos detalles que son importantes y necesarios para la entrega exitosa de un producto a un cliente. Detalles como información de facturación y envío, precios, cantidades de productos, términos y condiciones, información fiscal e incluso información como pagos de depósito o pagos pendientes que se realizaron o deben realizarse, etc., son tediosos de capturar manualmente.
Otro aspecto importante del procesamiento de documentos es la presentación de informes y el mantenimiento de registros precisos. Mantener un registro de todas las transacciones, incluido el inventario, las condiciones de venta, los datos del cliente, etc., ayuda a reducir el riesgo de mala gestión de pedidos y a ofrecer la mejor experiencia posible al cliente.
Para las empresas en crecimiento, la perspectiva de examinar toneladas de papeleo manual todos los días para procesar los pedidos de los clientes puede retrasar sus funciones, procesos y negocios en semanas o meses. Además, no es posible lograr una precisión del 100 % durante el procesamiento de pedidos sin cansar al personal cualificado y capacitado para asumir funciones más estratégicas.
El software de procesamiento de pedidos resuelve muchos de los desafíos que conlleva el procesamiento manual de pedidos. El software funciona con tecnología de automatización inteligente. La automatización inteligente se diferencia de otras tecnologías de automatización como automatización de procesos robóticos y automatización de procesos de negocio en el sentido de que tiene capacidades cognitivas. La automatización inteligente o automatización inteligente de procesos combina tecnologías de transformación digital como la IA, aprendizaje automático , automatización de procesos robóticos, automatización de procesos de negocio, software de reconocimiento como OCR/ICR, así como captura de datos inteligente . Estas tecnologías juntas proporcionan capacidades cognitivas, de captura de datos y de procesamiento de documentos para realizar acciones similares a las humanas para realizar el trabajo.
El software de procesamiento de pedidos de Artsyl, llamado OrdenAcción , funciona con automatización inteligente para realizar trabajos de procesamiento de documentos directos.
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El software aprovecha sus tecnologías de transformación digital para capturar, extraer, validar, verificar y exportar transacciones o documentos fuente directamente a una aplicación empresarial conectada, como un sistema ERP.
OrderAction tiene lógica incorporada para procesar una gran cantidad de pedidos de ventas y otros documentos de clientes relacionados en diferentes formatos y tipos de documentos. El software puede extraer automáticamente detalles de pedidos de ventas de formularios no estructurados, semiestructurados y estructurados. La captura de datos multicanal permite una fácil adquisición de datos desde correos electrónicos, servidores de fax, archivos compartidos, documentos escaneados en .jpg, .bmp, .pdf, .png, formularios, tickets xml electrónicos, etc.
El software aplica inteligencia automática. extracción de datos utilizando tecnología de aprendizaje automático como método de extracción principal. También se utiliza tecnología OCR avanzada para la extracción. Los datos de formatos de documentos estándar de proveedores experimentados y conocidos se extraen mediante la lógica incorporada. En el caso de documentos nuevos, no existe una lógica incorporada para reconocer y capturar campos de datos. El software no tiene conocimiento de la estructura del documento, o puede utilizar la lógica incorporada para escanear una parte de un documento, sólo para no encontrar datos en lugar de la factura típica "TOTAL", como es común en las facturas de muchos proveedores. En este caso, OrderAction aprovecha la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para “autoaprender” tipos de documentos. El software emula las pulsaciones de teclas humanas realizadas para ingresar datos de un documento nuevo la primera vez y aplica este aprendizaje cada vez que encuentra un tipo de documento con una estructura similar. De esta manera, el software aumenta la biblioteca de lógica de captura con cada documento nuevo. OrderAction utiliza lógica integrada para clasificar automáticamente los documentos capturados por tipo, para facilitar la separación y el enrutamiento. A cada documento capturado y clasificado se le asigna una automatización del flujo de trabajo según las reglas del negocio. El siguiente paso es la validación de datos basada en reglas donde se verifica la autenticidad de los pedidos de ventas capturados y también para llevar a cabo los siguientes pasos en la cadena de procesamiento de pedidos. La validación de datos puede incluir búsquedas de proveedores, comprobaciones matemáticas, coincidencia de órdenes de compra y otras reglas personalizables.
Visibilidad del procesamiento de pedidos:La tecnología ayuda a conectar procesos y funciones dispares a lo largo de la cadena de procesamiento de pedidos y a comunicar el estado de cada proceso o tarea en una única plataforma. Resulta fácil para los usuarios realizar un seguimiento de los pedidos y los flujos de documentos desde el momento en que se recibe un pedido hasta su envío final al cliente.
Procesamiento directo:La automatización inteligente de procesos y la lógica de captura avanzada permiten a OrderAction realizar un procesamiento directo de pedidos de ventas, acelerando drásticamente los tiempos de procesamiento de pedidos y la entrega de servicios al cliente final.
Eliminar la entrada de datos:la mayoría de los errores humanos comienzan con la entrada de datos y se repiten a lo largo de la cadena de procesamiento de documentos, dejando un rastro de ineficiencia y resultados inexactos en cada etapa del procesamiento de pedidos. Eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente al inicio de la cadena de procesamiento de pedidos elimina cualquier riesgo de procesamiento de pedidos inexacto. Esto también reduce los costos asociados con el procesamiento incorrecto de pedidos o el retraso en el cumplimiento debido a esfuerzos de reprocesamiento.
Cumplimiento acelerado:eliminar los desafíos comunes que ralentizan los esfuerzos de distribución, es decir, el procesamiento de pedidos y otros trabajos de procesamiento de documentos relacionados, ayuda a reducir el tiempo, los costos y el esfuerzo necesarios para cumplir con los pedidos de los clientes. Esto también es un buen augurio para las empresas en términos del juego de participación del cliente, ya que la entrega oportuna de la demanda de los clientes significa clientes satisfechos y, con ello, repetición del negocio.
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