Captura inteligente de datos para fabricación

¿Por qué captura inteligente de datos?

Los negocios funcionan con datos. Cualquier oficina depende de la información para ejecutar los siguientes pasos de un proceso, función, departamento o sistema conectado. Cualquier cantidad de datos erróneos puede alterar o desviar los resultados esperados. Un ejemplo claro son los datos de una factura, que impactan en CxP, en el proceso de pagos y en la conciliación de deuda. Una entrada incorrecta de datos de factura puede provocar pagos en exceso o por defecto y una mala gestión de fondos y deuda. La entrada manual o la intervención humana son uno de los principales factores que generan datos incorrectos. Una forma de eliminar este obstáculo es automatizar la adquisición de datos. La captura inteligente de datos es la respuesta.

La captura inteligente de datos acelera la adquisición de información al eliminar la entrada manual. Así se reducen las incoherencias, errores y retrasos propios del trabajo manual. Una herramienta de automatización de workflows o de procesos que incorpore captura inteligente puede capturar y enrutar automáticamente los datos hacia un sistema o aplicación conectada. Los datos impulsan muchos procesos de negocio:

Para ejecutar una tarea típica de cuentas por pagar , necesita datos de una factura o recibo de proveedor con detalles como lista de artículos, total, nombre del proveedor, etc.
Para tramitar una reclamación médica y aprobar o rechazar un reembolso, necesita datos suficientes sobre la naturaleza de la reclamación, condiciones del seguro, datos del asegurado, alcance y duración de la cobertura, etc. Esto exige captura o extracción de datos desde formularios de reclamación y documentos relacionados.
Para atender una queja o reclamación de un cliente, el agente de atención al cliente necesita detalles de las compras del cliente, número de factura y otros datos de la transacción. El acceso inmediato a registros como el formulario de pedido y documentos de fulfillment resulta esencial.

El acceso puntual a los datos es necesario para cumplir con las obligaciones de negocio de forma eficiente. Esos datos pueden existir en muchos formatos: PDF, correo, fax, escáner, recursos compartidos, MFP, etc. Normalmente se requiere que un empleado clasifique manualmente cientos o miles de documentos transaccionales que la empresa genera a diario y, después, realice interminables entradas de datos. El esfuerzo manual introduce errores que pueden resultar muy costosos en tareas críticas.

Automatizar procesos basados en documentos y driven manualmente - como los ejemplos anteriores - reduce las posibilidades de incurrir en altos costes operativos y laborales. La captura inteligente de datos garantiza una entrada de datos desatendida y sin errores, lo que conduce a datos precisos.

La entrada de datos es una de las primeras tareas en muchos procesos repetitivos y dependientes de documentos: cuentas por pagar, procesamiento de pedidos de venta , reclamaciones médicas, nóminas, operaciones de mailroom , onboarding de empleados, etc. Inyectar datos correctos al inicio del proceso asegura resultados de negocio correctos. En cierto modo, la captura inteligente introduce eficiencia y consistencia que se propagan por todo el proceso, la función o el sistema conectado.

La tecnología de captura inteligente de datos puede formar parte de una plataforma de automatización más amplia, como la automatización inteligente de procesos .
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Hoy, las herramientas inteligentes de automatización de workflows combinan tecnologías de transformación digital como IA, machine learning, RPA , etc. El software de automatización inteligente de procesos combina tecnologías cognitivas (IA, machine learning, reconocimiento de imágenes OCR/ICR/OMR), RPA y captura inteligente de datos para ofrecer una solución integral para trabajo documental complejo.

Además de eliminar la entrada manual y el procesamiento de documentos, la captura inteligente reduce drásticamente el número de pasos necesarios para obtener los datos correctos. Un software típico de captura inteligente realiza captura, extracción, validación y verificación. Hecho manualmente, esto implica:

Múltiples rondas repetitivas de entrada de datos;
Cruces con personal, departamentos, bases de datos y archivos del sistema para validación;
Contactar y localizar a responsables de verificación para resolución de incidencias y aprobación/rechazo;
Volver a introducir los datos en un backend conectado como un sistema ERP o un sistema de gestión documental para registro y archivo.

En cambio, una solución de automatización inteligente de procesos con potente software de captura inteligente viene preconfigurada con lógica integrada para abordar esos pasos. Agiliza y elimina muchos cuellos de botella, como validaciones omitidas o esperas de aprobaciones. La IA y el machine learning automatizan la captura, validación y enrutamiento de documentos y datos para verificación. Con la captura inteligente, la doble entrada de datos en una aplicación de negocio conectada desaparece: el software crea automáticamente el registro tras la verificación y exporta los datos verificados al ERP en el formato elegido.

Captura inteligente de datos de Artsyl

Las soluciones de captura estándar utilizan tecnología OCR/ICR para extraer imágenes y datos de documentos. Esta tecnología tiene una capacidad limitada para capturar una amplia variedad de tipos de documentos.

Piense, por ejemplo, en una simple factura de proveedor.
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El software de captura tradicional se basa en plantillas y en un conocimiento previo de la estructura del documento para extraer datos. Sabe dónde buscar en una factura campos como «TOTAL» o «ARTÍCULOS». Aunque esto ahorra tiempo al usuario, su capacidad para procesar un nuevo tipo de documento es limitada. Si la factura tiene una estructura distinta a la programada, el software no sabrá dónde escanear y puede acabar capturando un espacio en blanco en lugar del total.

Adaptación a la variabilidad documental

Lo que falta en los métodos de captura tradicionales es la inteligencia para adaptarse a la variabilidad de los documentos. Los documentos de un proveedor habitual pueden procesarse con captura básica si siguen un formato más o menos estándar. Si incorpora un proveedor nuevo que envía facturas con un diseño diferente, la captura básica no servirá porque carece de lógica predefinida para ese tipo. Aquí se necesita software con capacidad para escanear y «aprender» el formato o la estructura del nuevo documento.

Lo que necesita es captura inteligente de datos para maximizar la extracción de campos en cualquier tipo de documento. El software de automatización inteligente de procesos de Artsyl, docAlpha , incluye potentes capacidades de captura inteligente para adaptarse a cualquier tipo de documento. Utiliza el machine learning como método principal de extracción, combinado con OCR/ICR/OMR. docAlpha emplea tecnologías cognitivas para «aprender» tipos de documentos: para documentos estándar aplica lógica conocida; para tipos nuevos, aprende de las pulsaciones realizadas la primera vez y aplica ese aprendizaje a documentos posteriores de formato y estructura similares. Así, docAlpha amplía su biblioteca de lógica con cada nuevo documento.

Características clave de docAlpha

Captura: los datos pueden llegar por múltiples canales; la adquisición debe facilitar la captura multicanal. docAlpha captura documentos desde correo, fax, escáner, recursos compartidos, MFP, etc.

Extracción: el machine learning es el método principal de extracción que aplica docAlpha. También se utilizan motores de reconocimiento como OCR/ICR/OMR, pudiendo emplear varios a la vez. El machine learning se usa para «aprender» nuevos tipos de documento e identificar contexto y tarea. El reconocimiento puede basarse en:

Definiciones de captura integradas;
Conocimiento adquirido por autoaprendizaje de documentos; o
Una combinación de ambos.

Automatización inteligente de workflows: los datos capturados y extraídos se asignan a un workflow adecuado a los requisitos de negocio. Los datos se enrutan y procesan según esa lógica. La IA y el machine learning permiten automatizar el flujo de los datos extraídos con la misma precisión que un humano, pero sin las ineficiencias y retrasos del trabajo manual.

Clasificación: la clasificación de documentos se basa en reglas de negocio y en los procesos o requisitos conectados. Los documentos pueden clasificarse automáticamente por tipo y organizarse para el siguiente paso del flujo.

Validación: la validación puede incluir múltiples comprobaciones y parámetros. Para documentos fuente como facturas de proveedor y pedidos de cliente suelen usarse conciliaciones de 2 y 3 vías, consultas a proveedores y bases de datos, comprobación de líneas, verificaciones aritméticas, etc.

Verificación: los datos extraídos y validados se enrutan automáticamente a un responsable de verificación para resolución de incidencias y aprobación o rechazo. Se pueden habilitar alertas y notificaciones para que el agente responda a tiempo.

Exportación: los datos validados y verificados se exportan directamente a una aplicación de negocio conectada, como un ERP. Los conectores de exportación desarrollados por Artsyl garantizan una transferencia rápida y segura de datos precisos desde los workflows de automatización hasta la aplicación. La necesidad de repetir o duplicar la entrada de datos se elimina por completo.

Integración: el software de automatización inteligente de Artsyl se integra con numerosas aplicaciones de negocio, ERPs y sistemas de gestión documental, como Acumatica Cloud ERP , Microsoft Dynamics 365 , DocuWare , etc. Esto crea una cadena continua de procesamiento inteligente de documentos desde la captura hasta la exportación, y asegura una disponibilidad de datos rápida y desatendida para su uso posterior.

Despliegue: la plataforma de transformación digital docAlpha de Artsyl, con captura inteligente de datos y automatización de procesos, puede desplegarse on‑premise o en la nube.

La captura inteligente de datos es hoy un requisito crítico de negocio y cierra la brecha de automatización entre la entrada de un documento en la organización y su registro en una aplicación de negocio conectada. Con la tecnología de captura inteligente y la automatización de procesos, Artsyl cierra esa brecha optimizando todos los pasos para llevar datos precisos al ERP, desde la captura hasta la exportación.

Captura inteligente de datos en fabricación

La idea de que todo el flujo de datos - desde que entran en la empresa en el primer punto de contacto con un tercero hasta su uso en sus sistemas ERP - pueda automatizarse por completo es muy favorable para los fabricantes. Las paradas inesperadas son un obstáculo importante para la productividad continua en el sector. Los datos impulsan muchos procesos en fabricación. Los procesos de back office son críticos para el buen funcionamiento del sector y dan soporte a los procesos principales. Tareas como cuentas por pagar, procesamiento de pedidos de venta y gestión de remesas son esenciales para el óptimo funcionamiento de las empresas manufactureras. Estos procesos dependen de datos, y ahí es donde la captura inteligente cobra sentido.

La ingestión, el procesamiento, el almacenamiento, el análisis y el consumo de datos forman parte de la automatización inteligente en fabricación. Al disponer de un sistema que adquiera, valide y archive de forma sistemática los datos aprobados en una aplicación conectada, los fabricantes pueden trabajar siempre con datos precisos. Esto garantiza consistencia y fiabilidad de los procesos y, en consecuencia, resultados de negocio correctos.

Muchos flujos de trabajo complejos en fabricación dependen de datos y documentos: formularios aduaneros, documentación de envíos, pedidos de venta, contratos, órdenes de trabajo, documentación de control de calidad, órdenes de cambio de ingeniería (ECO), fichas de seguridad (MSDS), etc. Estos documentos deben adquirirse, procesarse, comprobarse en autenticidad y enrutarse a tiempo por los flujos de producción adecuados. Si no se hace así, se ralentizan o desvían los flujos de producción, se incumplen normativas y se incurre en multas y resultados de negocio erróneos o costosos. El procesamiento manual de documentos es complejo, lento, ineficiente y costoso. La automatización inteligente de procesos ayuda a automatizar la adquisición, validación y distribución de documentos ad hoc y de soporte en fabricación. El software agiliza el flujo documental desde la captura hasta la exportación a plataformas dedicadas como software de gestión del ciclo de vida del producto, de cadena de suministro o de control de producción.

La plataforma de automatización inteligente de procesos de Artsyl agiliza muchos procesos documentales críticos en fabricación: compras, planificación y diseño de producto, cumplimiento, procesamiento de pedidos de venta, distribución y logística, atención al cliente, etc.

Al contar con una única plataforma para optimizar flujos y procesos documentales, los fabricantes tendrán la ventaja de trabajar siempre con los datos y documentos correctos. Esto reduce los costes, retrasos e ineficiencias asociados a la entrada y el uso de datos incorrectos en fabricación.