F&A inteligente

La gestión del dinero y las inversiones por parte de las corporaciones es un desafío incluso en circunstancias normales, cuando los negocios están en auge y el mercado es propicio para el crecimiento. Por lo tanto, es natural que las empresas estén doblemente obligadas a actuar con cautela cuando los tiempos son difíciles. En estos tiempos de incertidumbre, las empresas han tenido que luchar contra un desafío hasta ahora desconocido: la pandemia. La repetición de las primeras medidas de confinamiento y restricciones sociales tiende a hacer ineficaces cualesquiera que sean los objetivos de austeridad que las empresas hayan adoptado desde el primer brote de COVID19.

La inversión, y no el ahorro, ayuda al crecimiento

Lo que las empresas no se dan cuenta es que el ahorro no es una solución para continuar con el negocio. Es sólo una medida temporal para salir adelante mientras le dure el dinero. La inversión es clave incluso en estos tiempos impredecibles. Ahora más que nunca, las empresas necesitan orientar sus objetivos presupuestarios hacia la inversión en tecnología que garantice un sistema de movilidad empresarial continua incluso cuando se enfrenten a una crisis de liquidez.

Administrar el dinero y asignar presupuestos para las soluciones tecnológicas adecuadas para su negocio es difícil si su departamento de finanzas y contabilidad está fragmentado y necesita una renovación importante.

Hemos visto empresas intentar conseguir nuevos clientes para generar ingresos durante los primeros meses de la pandemia, sin un plan definido sobre cómo proceder en ausencia de una fuerza laboral calificada. Ésta es la diferencia entre la incertidumbre económica actual y todas las anteriores: incluso en condiciones de extrema incertidumbre económica, social o política, las corporaciones siempre han logrado movilizar operaciones y generar ingresos, gracias a una fuerza laboral diversa, capacitada y comprometida.

Esta pandemia, sin embargo, ha desarraigado el tejido mismo de una empresa, que es la mano de obra. Los bloqueos forzosos significan menos trabajadores en la oficina; para una empresa que depende mucho de su personal para realizar trabajos críticos, esto podría significar poca o ninguna productividad.

Sabemos que esta incertidumbre persistirá al menos un par de años más. La pregunta es ¿qué se debería hacer para garantizar la continuidad del negocio? Vemos un creciente interés en Automatización Robótica de Procesos (RPA) entre sectores.

Pero la mayoría de las empresas se ocupan en gran medida de procesos basados en documentos. El back-office es un componente crítico dentro de cualquier empresa que debe gestionarse bien si las empresas quieren mantener un estricto control de sus fondos entrantes y salientes.

El back-office maneja una gran cantidad de datos no estructurados de documentos originales, como facturas de proveedores, pedidos de ventas de clientes, reclamaciones médicas, etc. Estos documentos generan muchos costos operativos y de mano de obra, si se administran manualmente.

Las empresas suelen considerar RPA al pensar en automatizar sus operaciones de misión crítica en cuentas por pagar , procesamiento de pedidos de ventas, gestión de reclamaciones y procesamiento de remesas de correo.
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Pero RPA no es una herramienta de procesamiento empresarial inteligente. A lo sumo, puede considerarse una potente herramienta de implementación de tareas que puede asumir toneladas de carga de trabajo en un período de tiempo limitado, con la ventaja de que nunca se detiene, a diferencia de un humano.

RPA es adecuado para implementar tareas definidas y repetitivas que no cambian, como la entrada periódica de datos de los detalles de las facturas del mismo proveedor. Para tareas diversas y cambiantes con cada nuevo negocio, RPA no sabrá cómo manejarlos porque está previamente entrenado para implementar sólo tareas "conocidas".

Los desafíos que enfrenta el departamento de finanzas y contabilidad son muchos, pero especialmente en estos tiempos de incertidumbre, la necesidad de contener los costos mientras se impulsan los objetivos comerciales es crucial.

Lo que las empresas necesitan es una herramienta de automatización inteligente que esté previamente entrenada para seguir un conjunto de instrucciones codificadas para cualquier tipo de flujo de proceso basado en documentos, pero que también sea capaz de emplear inteligencia para aprender de las acciones del usuario e implementar nuevas tareas. Se necesitan flujos de trabajo específicos de inteligencia con capacidades de transformación digital para implementar tareas rutinarias dependientes de documentos a gran escala. La automatización inteligente de procesos es la respuesta. Esta tecnología resuelve la mayoría de los errores comunes que surgen como resultado de la intervención humana en el trabajo de procesamiento de documentos.

¿Cuáles son las dificultades comunes que enfrentan las empresas en sus departamentos financieros cuando enfrentan escasez de mano de obra?

Clasificar documentos no estructurados o semiestructurados, como correos electrónicos, facturas, GRN (notas de recepción de mercancías), etc. e ingresar datos relevantes de ellos requiere mucha mano de obra y también es muy propenso a errores cuando se hace manualmente. La escasez de personal puede impedir la implementación exitosa de este paso vital, especialmente cuando las empresas se enfrentan al procesamiento de una gran cantidad de dichos documentos.
La consolidación de datos posteriores a la captura en formatos de informes estándar, incluidos archivos de Excel y PDF, y para su uso en ERP y sistemas de línea de negocios requiere mucho tiempo, especialmente cuando el trabajo implica validar datos con archivos maestros de proveedores para verificar su autenticidad, coincidencia bidireccional y triple, y enviarlos a gerentes de verificación relacionados para resolución de disputas. Multiplique estos pasos por miles de facturas por mes y tendrá un montón de papeleo del que ocuparse.

La ausencia de personal completo durante los confinamientos puede tener un efecto perjudicial en la parte más crítica de la gestión financiera, que son las cuentas por pagar. La falta de un control de procesos adecuado para implementar tareas críticas puede reducir significativamente la producción de una empresa y no preparar a la gerencia para el tipo de flujos de efectivo e ingresos que deben planificar si quieren superar estos tiempos de incertidumbre.

Aborde todos estos impedimentos de una sola vez haciendo que F&A sea inteligente. La automatización inteligente de procesos introduce flujos de trabajo específicos de inteligencia que garantizarán la implementación automática de procesos de tareas basadas en documentos. Las soluciones IPA vienen con tecnologías cognitivas, especialmente aprendizaje automático, que reducen considerablemente la dependencia del esfuerzo manual.