¿Por qué automatizar las cuentas por pagar?
¿Por qué necesitamos automatizar las cuentas por pagar? Para responder a esta pregunta, primero debemos entender qué implica el área de cuentas por pagar. Las empresas reciben de forma regular facturas de proveedores por las compras que realizan. El departamento de CxP dedica mucho tiempo y recursos a clasificar y archivar facturas. El personal de CxP también debe comunicarse con los proveedores para explicar por qué se retrasan los pagos o para aclarar discrepancias en las facturas. Se invierte aún más tiempo en preparar las facturas para la introducción de datos, solicitar copias duplicadas cuando faltan documentos y resolver incidencias. Como puede verse, se trata de un proceso altamente manual que requiere muchos empleados para introducir datos, validar, verificar y contabilizar cada factura.
La intensa comunicación con proveedores y departamentos internos, sumada al gran volumen de documentos en papel, convierte a las cuentas por pagar manuales en una función muy propensa a errores. Errores típicos como introducir datos equivocados de una factura en una hoja de cálculo, procesar facturas duplicadas, emparejar facturas con órdenes de compra incorrectas, extraviar documentos o dejar algunas compras sin registrar, dan lugar a resultados de CxP erróneos. El tiempo, los costes y la mano de obra necesarios para corregir y reprocesar facturas también son enormes.
El software de automatización de cuentas por pagar resuelve muchos de los desafíos asociados al papeleo manual. Este tipo de solución incorpora flujos de trabajo inteligentes para facturas y tecnología avanzada de captura para la adquisición, validación, verificación y exportación automática de facturas hacia una aplicación de negocio final, como un sistema ERP o un sistema de gestión documental . En realidad, el software de automatización de CxP es una plataforma de automatización inteligente que emplea tecnologías de transformación digital como IA, machine learning , captura inteligente de datos, software de reconocimiento OCR, automatización robótica de procesos (RPA) y automatización de procesos de negocio para realizar un procesamiento de facturas prácticamente sin intervención humana. La plataforma admite facturas entrantes en cualquier formato: escaneos, fax, correos electrónicos, transferencias de archivos, MFP, etc.
Las facturas pueden llegar en formatos electrónicos como archivos .pdf o .xml, o en papel. La captura y extracción de datos de una factura se realiza mediante tecnologías de machine learning y OCR. Cada documento capturado se asigna a un flujo de trabajo en función de las necesidades y reglas de negocio. Al recibir una factura, la plataforma de automatización inteligente aplica lógica de workflow preconfigurada para realizar verificaciones matemáticas (impuestos y TOTAL de la factura), detectar duplicados, verificar datos del proveedor (nombre, información de contacto) y hacer el matching con la orden de compra (PO), comprobando todos los datos de cabecera, pie y líneas según las condiciones definidas. El sistema también puede aplicar automatización de flujos de trabajo para contrastar detalles de la factura con registros en bases de datos conectadas a un ERP o sistema documental, garantizando así la validez total de la factura.
Durante la fase de validación, la plataforma de automatización de CxP incorpora lógica para diferenciar entre tipos de documentos, como facturas con o sin orden de compra, o entre una factura y una nota de crédito. Una vez separadas las facturas con PO de las que no lo tienen, la lógica de automatización de flujos procede a realizar la conciliación de 2 vías o 3 vías de las facturas con pedido.
Tras verificar cantidades y precios mediante conciliaciones de 2 o 3 vías, las facturas con órdenes de compra se exportan a un sistema contable o ERP. La plataforma de automatización inteligente envía automáticamente cualquier excepción detectada durante la validación (facturas duplicadas, datos faltantes, etc.) a un responsable de verificación para su resolución y aprobación. En el caso de facturas sin orden de compra, como servicios profesionales, facturas de suministros o facturas de servicios públicos, la plataforma realiza el codificado contable (GL coding) automáticamente a partir de los metadatos extraídos y asigna un flujo de trabajo a cada factura según reglas de negocio. Una vez registrada la factura en el sistema conforme a estas reglas, se envía automáticamente al responsable de verificación para su aprobación. Todas las facturas aprobadas se exportan al sistema contable o ERP para su uso posterior y archivo. De nuevo, cualquier excepción durante la automatización del procesamiento - por ejemplo, una discrepancia entre factura y orden de compra debido a entregas incompletas o errores en el TOTAL - se envía automáticamente al responsable correspondiente (compras, almacén, etc.) para que resuelva el problema y apruebe la factura. Una plataforma única de procesamiento inteligente de documentos ayuda además a conectar con los proveedores en una misma cadena, donde los usuarios pueden verificar rápidamente con el proveedor el estado de una factura.
El software de automatización de cuentas por pagar permite el procesamiento inteligente de facturas de proveedor con poca o ninguna intervención humana, haciendo el proceso mucho más eficiente. La plataforma de automatización de procesos inteligentes de Artsyl para el procesamiento de facturas de CxP logra entre un 80 % y un 85 % de coincidencia a la primera para todas las facturas que recibe, independientemente del formato. La introducción manual de datos se reduce en casi un 90 %, de forma que la intervención humana se concentra en la resolución de excepciones. La plataforma de Artsyl utiliza el machine learning como tecnología principal para la extracción de datos. La lógica de captura integrada permite a los bots de Artsyl capturar todos los datos relevantes de las facturas. Cuando los bots de automatización no logran extraer algún dato - algo habitual cuando se trata de plantillas nuevas - , entra en juego su capacidad de autoaprendizaje: los bots aprenden de las acciones humanas que se realizan para completar los datos faltantes en una nueva factura y aplican ese aprendizaje la próxima vez que encuentran una factura con un formato similar. De este modo, los bots amplían continuamente la lógica de captura construida a partir de nuevas facturas, incrementando su capacidad para procesar una amplia variedad de formatos sin esfuerzo humano. Con la automatización de CxP de Artsyl se consigue un mayor control, visibilidad y transparencia a lo largo de toda la cadena de procesamiento de facturas.
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