Presupuesto inteligente de viajes y gastos para mejorar las redes corporativas

Tomando el control de sus gastos: gestión y automatización de gastos

Estamos a solo unos meses del Año Nuevo y las organizaciones ya están en el juego corporativo, tratando de asistir a las mejores conferencias y eventos tecnológicos en todo el mundo. El networking y las cumbres son una buena manera para que las empresas estén en sintonía con las últimas tendencias tecnológicas y analicen su posición frente a la competencia. La cantidad que las empresas invierten en redes de negocios tiene un impacto considerable en los ingresos generales y los márgenes de crecimiento. Hoy en día, se considera una parte indispensable de la agenda corporativa de la mayoría de las organizaciones, especialmente en el sector tecnológico.

Por tanto, es natural que las empresas reserven un presupuesto específico para todos sus compromisos anuales de networking. Sin embargo, aquí es donde las empresas aspirantes y más entusiastas fracasan. Dejando a un lado el presupuesto de viajes y gastos (T&E), muchas empresas aún no logran controlar sus gastos y, a menudo, se exceden en el presupuesto en sus esfuerzos por capitalizar sus oportunidades de networking. No saber dónde trazar la línea en el gasto corporativo y, en este caso, en viajes y gastos es en realidad una cuestión de mala gestión del gasto. La gestión del gasto es un aspecto crítico de las prácticas comerciales eficientes y una parte esencial de la planificación corporativa.

Gasto en T&E: lo que las empresas pueden hacer de manera diferente

El problema no es tanto reservar un presupuesto definido para todas sus actividades de redes corporativas, sino la capacidad de controlar estrictamente el gasto. Las empresas pueden establecer límites de gasto específicos para un evento en particular, cuando se trata de viajes; aun así, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas con capacidades limitadas no reconocen adónde va el dinero ni con qué propósito. Sólo se pueden lograr prácticas estrictas de gestión del gasto mediante el seguimiento de la actividad del gasto en cada etapa de la cadena de gastos. A good way to keep tabs on your spending would be to have a clear documentation process for all your incoming invoices and bills. La documentación es una parte importante de las prácticas corporativas prudentes: con un registro claro de todas las facturas de viajes y gastos, podrá saber dónde se gasta su presupuesto, pero lo que es más importante, tendrá un registro de auditoría claro para fines de cumplimiento normativo.

Por supuesto, esto es una especie de paradoja: gastar en algo que le ayudará a reducir el gasto, ¡pero funciona! It has worked for most Fortune 500 and Best-in-Class companies, and it can certainly work for you too.

Technology spend has increased over the years with forward looking companies, focused on long-term growth, investing in software that can make their business processes simpler, faster, and extremely cost-effective. De hecho, el mes de julio de 2019encuesta anual realizada por Spiceworks sobre "Presupuestos de TI y tendencias tecnológicas"Lo dice todo: entre las tendencias tecnológicas emergentes, el ritmo al que las empresas adoptarán tecnologías basadas en IA se triplicará para 2021.

La gestión de gastos debe administrarse no sólo para monitorear el origen de todas las facturas y controlar los gastos de viaje y transporte, sino también para reducir los costos operativos de la gestión de facturas. El costo de procesar las facturas de viaje también debe considerarse como gasto de T&E y debe tenerse en cuenta al decidir el presupuesto anual de T&E.

Automatización inteligente al rescate

Una buena forma de hacerlo es automatizar la gestión de facturas y llevar toda la gestión de gastos corporativos a una única plataforma.Software de procesamiento de facturasutiliza el poder del aprendizaje automático (ML) y la captura inteligente de documentos, junto con la automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar tareas manuales, controlar los costos de procesamiento de facturas y obtener una ventaja competitiva gracias a conciliaciones rápidas y una gestión óptima del efectivo.Tecnología de captura inteligentegarantiza la entrada de datos automática y sin errores de las facturas. La sólida lógica de RPA maneja automáticamente las facturas para clasificarlas, buscar proveedores, validarlas, verificarlas y aprobarlas antes de entregar la factura final procesada a su ERP o fuente de datos compatible. En caso de excepciones, como no poder extraer todos los datos de una factura debido a una mala calidad de la imagen, los datos se ingresan manualmente la primera vez. Con Machine Learning, el software recoge las acciones realizadas por el usuario para ingresar datos faltantes y procesa automáticamente todas las facturas posteriores que parecen similares. De esta manera, el software de procesamiento de facturas realiza una automatización inteligente de procesos para registrar y procesar todas las facturas de T&E. Vincule este flujo de trabajo a cualquier ERP y lo que tendrá al final es una serie documentada de facturas, con los detalles del proveedor correspondiente y el estado de pago de cada una.

Sus gastos de T&E se documentarán y procesarán automáticamente mediante un software de procesamiento de facturas, para que sepa cuánto se ha gastado y cuánto puede destinar aún a sus T&E. Esto fomenta una mejor gestión del efectivo y le ayuda a planificar sus actividades de networking corporativo para el éxito empresarial.