Doblando las reglas con IPA
Los sistemas de gestion dinamica de casos que manejan conjuntos complejos de datos, documentos y decisiones existen desde hace decadas, aportando capacidad para seguir y gestionar procesos complejos de forma mas sofisticada, eficiente y predecible. En su mayor parte, esos sistemas cumplieron su propuesta de valor, con algunas excepciones.
En realidad, nos referimos a CUALQUIER excepcion a las reglas que definen esos sistemas. Mientras datos, documentos y decisiones caigan dentro de parametros conocidos y definidos, todo funciona segun el plan. Hasta que alguien o algo sale del carril. Un documento mal archivado, un dato mal tecleado, una aprobacion asignada a un usuario de vacaciones (o que ya no esta en la organizacion) puede desestabilizar sistemas definidos por codigo rigido o por reglas preconfiguradas e inflexibles.
En ese contexto, la ley de Murphy tiene amplia aplicacion en soluciones de gestion multidocumento y multidecision. Un documento faltante en un proceso de onboarding, un numero de factura mal capturado en AP de proveedor, una orden duplicada de cliente en procesamiento de ordenes de venta, todo ello puede detener un proceso automatizado y optimizado.
Cuando se trata de procesos definidos por reglas, con multiples pasos de captura, archivo documental, envio, revision y aprobacion, las excepciones SON la regla. Una encuesta reciente de AIIM sugiere que mas de la mitad de los procesos de negocio comunes son impredecibles. En procesos donde interviene una jerarquia de documentos y decisiones (y una carpeta o estructura de caso), ese porcentaje sube al 62%.
En el pasado, la unica forma de abordar el problema era trabajo manual clasico. El dueno del proceso y los interesados hacian una caceria en papel buscando donde fallo el sistema y se rompieron las reglas.
Pero hoy, innovaciones en IA, machine learning y automatizacion inteligente de procesos (IPA)
sugieren un camino mejor.
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En lugar de reescribir o redefinir reglas para cubrir cada excepcion posible, las empresas orientadas a procesos adoptan tecnologias autoaprendientes que trabajan junto a los duenos de proceso para registrar pasos manuales del usuario e interpretarlos en un nuevo algoritmo capaz de manejar el mismo tipo de excepcion la proxima vez.
En terminos practicos, las soluciones de automatizacion inteligente de procesos , como ActionSuite de Artsyl para procesos como facturas de proveedor AP u ordenes de venta AR, marcan excepciones cuando ocurren y alertan al dueno de proceso correspondiente. Esa persona puede ingresar al sistema, revisar una factura u orden junto con los datos asociados, y corregir manualmente el problema.
Nada nuevo hasta aqui. Donde se pone interesante es que el sistema registra clics, tecleos y acciones concretas del dueno de proceso dentro del sistema. En lugar de volver a IT/ingenieria para recodificar, los sistemas IPA reescriben sus propias reglas. En terminos humanos, aprenden de errores ajenos.
Para que la automatizacion inteligente de procesos funcione en el mundo real, debe ser lo bastante flexible y adaptable para operar donde puede haber mas excepciones que reglas.
Esto exige que estos sistemas soporten:
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