El procesamiento de pedidos es una parte crítica del cumplimiento de pedidos de clientes y de la gestión de la distribución. El procesamiento de pedidos comienza con la ejecución de los componentes de un formulario de pedido de venta del cliente. Un formulario de pedido de venta contendrá todos los detalles del pedido del cliente y los artículos comprados. El cliente envía una orden de compra al proveedor, que contiene los detalles de los productos y servicios que pretende comprar. A su vez, el proveedor responde enviando un pedido de venta al cliente, en el que se detallan los bienes y servicios confirmados que enviará al cliente. La ejecución puntual del pedido de venta es un paso importante en la cadena de cumplimiento de pedidos y crucial para retener clientes. La red de distribución es responsable de la entrega correcta de los bienes y servicios indicados en el pedido de venta. En esencia, el procesamiento de pedidos de venta y la distribución son dos funciones conectadas dentro de la cadena de suministro que deben operar de forma cohesionada para satisfacer la demanda del cliente en el plazo previsto. Pero antes de que el producto llegue a las redes de distribución, está el procesamiento de pedidos. Las redes de distribución recibirán el visto bueno para empaquetar, enviar y entregar el producto en función de la eficiencia con que se procese el pedido de venta. Por eso es fundamental que el procesamiento de pedidos de venta se implemente de forma puntual y eficiente.
El trabajo manual es propenso a errores y consume tiempo
Por lo general, los pedidos de venta se procesan manualmente. Esto puede ser muy propenso a errores y provocar no solo retrasos en el procesamiento sino también entregas tardías. Los retrasos en el cumplimiento de pedidos pueden afectar las tasas de aprobación del cliente y las posibilidades de asegurar negocio recurrente. En cierto modo, el procesamiento de pedidos impacta directamente las tasas de retención de clientes y el negocio. Un procesamiento de pedidos rápido garantiza la movilización puntual de las redes de distribución para entregar bienes y servicios a tiempo.
La mejor forma de acelerar el procesamiento de pedidos en la economía actual es apoyarse en la tecnología. La tecnología es un habilitador y ayuda a movilizar procesos críticos que a menudo pueden ser causa de cuellos de botella y retrasos. El trabajo manual es propenso a errores y puede provocar retrasos en el procesamiento de pedidos y retrasos posteriores en la cadena de distribución. Para evitarlo, las empresas pueden automatizar toda la cadena de procesamiento de pedidos. La automatización inteligente es una tecnología de automatización avanzada que permite la transformación digital de procesos de negocio críticos que siguen «atascados» en el mundo no transformado. Tareas basadas en documentos como el procesamiento de pedidos, el procesamiento de facturas, la gestión de reclamaciones, las operaciones de correo, nóminas, incorporación, etc. son en gran medida basadas en papel e impulsadas por trabajo manual. La automatización inteligente de procesos ayuda a optimizar estas operaciones. La automatización inteligente incorpora tecnologías de transformación digital como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, la automatización robótica de procesos , tecnología de reconocimiento como OCR, OMR/ICR, tecnología de captura inteligente de datos y automatización de procesos de negocio. La combinación de estas tecnologías ayuda a desarrollar una solución robusta de automatización de flujos con potentes funciones de captura de datos que pueden manejar tareas complejas basadas en documentos como lo haría una persona. La automatización inteligente de procesos crea un flujo de trabajo automatizado de extremo a extremo para la captura, extracción, validación y verificación de datos a partir de documentos no estructurados, estructurados y semiestructurados. En el procesamiento de pedidos de venta de clientes, la tecnología realiza un procesamiento de pedidos directo sin necesidad de intervención humana. Esto reduce los retrasos y errores típicos del trabajo humano. Con un software de procesamiento de pedidos adecuado con capacidades de automatización inteligente, es posible garantizar un procesamiento de pedidos preciso y rápido. La eliminación de la entrada manual de datos y del trabajo de procesamiento de documentos garantiza que los pedidos se procesen en tiempo récord y que los bienes se entreguen en la cantidad y especificaciones correctas al cliente. Un procesamiento puntual y preciso de los formularios de pedido de venta repercute también en las redes de distribución.
Se puede hacer más con menos esfuerzo gracias a la automatización inteligente
Cero errores o retrasos en el procesamiento de pedidos de venta garantiza que los datos del formulario de pedido sean precisos y válidos, permitiendo a las empresas transportar y entregar solo la cantidad correcta de bienes desde el almacén de producción hasta el cliente. Un procesamiento de pedidos preciso garantiza la comunicación de datos correctos del pedido de venta a las redes de distribución. A su vez, los distribuidores pueden satisfacer exactamente los requisitos y la demanda del cliente y garantizar altos estándares de atención al cliente. El proceso de pedidos de venta adecuado garantiza la atención al cliente adecuada. En lo que respecta al control de costes, la automatización inteligente crea un efecto en cadena de ahorros continuos: además de reducir los costes de mano de obra y operaciones manuales, las empresas pueden obtener ahorros en transporte y control de inventario, que de otro modo podrían resultar costosos debido a datos incorrectos que entran en la cadena de suministro.
Una entrada incorrecta de datos de ventas puede dar lugar a que se suministre al cliente una cantidad errónea de bienes o a retrasos en el envío, todo lo cual puede resultar costoso en términos de reprocesamiento, cargos adicionales de transporte y/o devoluciones de productos. Por lo general, los detalles de un pedido de venta se introducen en una hoja de cálculo de la empresa. Luego se realizan distintas comprobaciones de validación para determinar la precisión de los datos del pedido de venta. La validación también incluirá la comprobación del inventario para la disponibilidad de existencias. Tras la validación de datos, el formulario de pedido debe verificarse para su aprobación por un responsable, que da el visto bueno para que se ejecuten los detalles del pedido. A continuación, los productos se obtienen del inventario y se preparan para el empaquetado, envío y entrega. Los registros de inventario también se actualizan con el cambio de existencias. Toda la documentación del procesamiento de pedidos de venta puede automatizarse con automatización inteligente. Como se elimina el trabajo manual en todo el proceso, desde que se recibe el pedido de venta hasta que se ejecuta para el empaquetado y la entrega del pedido, hay pocas ocasiones de errores o retrasos durante la implementación del proceso. El resultado: procesamiento de pedidos de venta acelerado, distribución y entrega aceleradas.
La automatización inteligente de procesos
- Elimina la entrada manual de datos de pedidos de venta
- Elimina la validación y comprobaciones manuales de datos
- Elimina los cuellos de botella del procesamiento
- Automatiza el enrutamiento de aprobaciones
- Elimina la doble entrada de datos y automatiza la creación de transacciones en el ERP tras el cumplimiento del pedido
- Acelera y moviliza las redes de distribución para una entrega de productos puntual y precisa
- Mejora la atención al cliente y fomenta el negocio recurrente
