4 pasos para presupuestar en pequenas empresas

La elaboración del presupuesto es un ejercicio anual que llevan a cabo las empresas. Las estrategias presupuestarias y las asignaciones de presupuesto de una empresa determinarán su futuro. En el mercado ferozmente competitivo de hoy, la elaboración del presupuesto ya no es solo un ejercicio de moderación fiscal, ahorro y compras prudentes. Determinar las asignaciones presupuestarias para nuevos proyectos, inversiones y tecnologías definirá la trayectoria futura de una empresa. Las empresas sostenibles se construyen tanto sobre el tipo de presupuesto que se establece para un ejercicio fiscal como sobre las personas y los productos. Ningún talento, recurso, habilidad o innovación servirá de nada si las empresas no cuentan con el presupuesto para invertir en ellos.

La elaboración del presupuesto es un requisito previo para una gestión empresarial exitosa. En esta nueva era de digitalización, en la que el cliente dicta el mercado de un producto o servicio, incluso las pequeñas empresas tienen mucho en juego a la hora de dar a conocer su oferta y garantizar ventas constantes. En este contexto, la prudencia en la asignación del presupuesto y en las estrategias presupuestarias ayudará a las pequeñas empresas a moverse en el difícil panorama de las empresas digitales para llegar al cliente. Muchas pequeñas empresas también recurren a un préstamo DSCR para ajustar los requisitos del servicio de la deuda al efectivo entrante, lo que ayuda a preservar la flexibilidad presupuestaria sin sobrecargar las operaciones diarias. A medida que las pequeñas empresas asumen más negocio, necesitan gastar o invertir más en recursos, tecnología y mano de obra. Además, necesitarán hacer más eficientes sus procesos internos para reducir los costos operativos, que podrían convertirse rápidamente en un porcentaje importante del costo total para la empresa. Las empresas en crecimiento necesitan muchos recursos, pero también hay gastos que podrían acumularse muy rápidamente, por lo que se necesita una estrategia presupuestaria clara. Analizamos diferentes formas en que las pequeñas empresas pueden elaborar presupuestos eficaces, no solo para satisfacer las necesidades a corto plazo, sino también para impulsar los planes de crecimiento a largo plazo.

Pasos para una elaboración eficaz del presupuesto

Antes de analizar los pasos para elaborar un presupuesto eficaz, entendamos qué significa realmente elaborar un presupuesto. No se trata de una especulación, sino de un cálculo aproximado de los ingresos y gastos futuros durante un período determinado. La elaboración del presupuesto puede tener en cuenta el comportamiento pasado de una empresa en el mercado y su desempeño, como guía para predecir la trayectoria futura que la empresa puede proponerse, así como las inversiones y los gastos necesarios para lograrla.

Una buena manera de garantizar un presupuesto casi exacto es llevar un registro de los gastos incurridos en el pasado y de los ingresos generados en relación con las inversiones. Las inversiones pueden incluir muchas cosas, como mano de obra calificada adicional, tecnología, infraestructura, presupuesto de marketing, nuevas alianzas, etc. Mantener un libro constante de ingresos y gastos durante un período determinado ayudará a la empresa a decidir si los costos e inversiones actuales están funcionando y cómo se propone presupuestar el futuro. Aunque las estrategias de crecimiento pueden incluir nuevos emprendimientos que la empresa no haya acometido antes, contar con un registro periódico de ingresos y gastos ayudará a las empresas a determinar cuánto efectivo tienen disponible después de la conciliación de deudas, las remuneraciones y los impuestos, y si pueden permitirse gastar en nuevos emprendimientos para los que no disponen de un pronóstico fiable.

Analizar las finanzas de su empresa y los flujos de efectivo entrantes y salientes le ayudará a saber si los sistemas y procesos actuales están funcionando y si necesita revisar, adoptar o abandonar algunas de las inversiones que ha realizado. Saber adónde va su dinero y si le está dando resultados es una parte importante de la preparación de su nuevo presupuesto para el próximo año.

Uso de datos para comparar el desempeño

Las decisiones presupuestarias son más eficaces cuando se basan en datos. Comparar los gastos, el crecimiento de los ingresos y el desempeño operativo de su empresa con los resultados históricos o con referencias relevantes del sector puede revelar si su desempeño está por encima o por debajo de las expectativas. Las herramientas analíticas como una calculadora de percentiles pueden ayudar a las empresas a interpretar los datos de desempeño al mostrar dónde se sitúa una métrica específica en relación con conjuntos de datos comparables, lo que facilita identificar fortalezas, descubrir ineficiencias y priorizar futuras asignaciones presupuestarias.

La elaboración del presupuesto es también el momento de identificar gastos innecesarios o descontrolados y decidir si necesita recortar parte del gasto.
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Separe los costos fijos de los variables: los costos fijos pueden ser inevitables y un componente necesario del negocio. Separar los gastos fijos de los variables le ayudará a identificar las áreas en las que puede recortar gastos. Por ejemplo, los gastos de capital, como el espacio de oficinas y la infraestructura, son necesarios para poner en marcha un negocio. Los costos variables, en cambio, están bajo nuestro control y se pueden contener. Los costos de papelería, servicios públicos e incluso la remuneración de los empleados son aspectos que las empresas pueden evaluar y medir frente a la producción total, y verificar si el efectivo que sale en estas áreas sigue estando justificado.
Tecnología: la tecnología es un facilitador y, si como propietario de una pequeña empresa cree que es demasiado pronto o innecesario invertir en tecnología, piénselo de nuevo. Es la era de la digitalización y, si aún no se ha subido al carro de la transformación digital, es muy probable que pronto pierda la carrera por un lugar en este mercado ferozmente competitivo. La tecnología siempre impulsa a las empresas y, si se aplica correctamente y con los esfuerzos de optimización adecuados, puede repercutir positivamente en los negocios y los ingresos. El presupuesto de su pequeña empresa debe incluir la más reciente solución de automatización inteligente que ayude a rediseñar los procesos que contribuyen poco a la rapidez, agilidad y eficiencia con que debe operar el negocio para mantenerse a la altura de la competencia. Vemos que muchos procesos intensivos en documentos y dependientes de ellos, como el procesamiento de facturas de proveedores en cuentas por pagar, el procesamiento de pedidos de venta, las operaciones de la sala de correo, etc., entran en esta categoría. Las cuentas por pagar son una función crítica que debe realizarse correctamente para reducir los costos de los pagos atrasados a proveedores y la consiguiente mala gestión de los fondos. Las operaciones de AP son un aspecto importante de una gestión financiera sólida en cualquier empresa. Si los pagos a proveedores por las compras realizadas por su empresa no se efectúan a tiempo, podría no solo perder la confianza de sus proveedores, sino también acumular más deuda con el paso del tiempo, lo que reduciría sus posibilidades de bajar los gastos y asegurar efectivo adicional para futuras inversiones. Invertir en tecnologías de automatización avanzadas, como la automatización inteligente de procesos, para optimizar el procesamiento de facturas y otros procesos costosos basados en documentos puede ayudarle a cubrir los gastos con proveedores y mejorar los flujos de efectivo para oportunidades de inversión más sostenibles. Destine un presupuesto a inversiones en tecnología de TI como parte de sus planes de crecimiento a largo plazo.
Presupuesto para viajes de negocios: parte de sus estrategias de crecimiento consiste en averiguar en qué andan sus competidores y clientes. Establecer alianzas y conectar con otros competidores, clientes y expertos de su ecosistema empresarial le ayudará a evaluar su posición en el mercado. Los viajes de negocios y la asistencia a diversas conferencias, eventos, foros tecnológicos y simposios le ayudarán a determinar su próximo paso y le permitirán comprender su propio lugar en el mercado. Reserve un presupuesto definido para viajes de negocios anuales o trimestrales a eventos tecnológicos y empresariales destacados, donde pueda ampliar su base de partes interesadas y plantearse su próximo paso. Muchas empresas con visión de futuro consideran los viajes de negocios una inversión y no un gasto de viaje.
Presupuesto para imprevistos: el buen sentido empresarial implica prever acontecimientos impredecibles como la pandemia y reservar una buena parte de sus beneficios para superar los tiempos difíciles. La pandemia ha obligado a las empresas a replantearse la forma de trabajar. El trabajo desde casa y el trabajo remoto, aunque no eran desconocidos en el sector corporativo, han adquirido un nuevo significado en esta nueva normalidad. Como propietario de empresa inteligente, necesita mantener una buena cantidad de reservas de efectivo que le resulten útiles cuando deba hacer ajustes en el lugar de trabajo, como organizar el trabajo remoto de los empleados durante la mayor parte de su semana laboral, lo que incluye comprar infraestructura de TI y tecnología y asumir los costos asociados. Las empresas que se adaptaron rápidamente a los cambiantes escenarios del mercado durante la pandemia y se organizaron en consecuencia salieron bien paradas y siguen cosechando beneficios. Reserve un presupuesto para disponer de recursos y capital ante cambios y ajustes repentinos en el lugar de trabajo.

Una buena manera de actuar con prudencia en materia de inversiones y gastos es mantenerse al tanto de los cambios del mercado y de la evolución de los requisitos de los clientes. Saber lo que quiere su comprador puede ayudarle a determinar cuánto necesita invertir y en qué. Saber cómo está cambiando el mercado en cuanto, por ejemplo, al suministro y los costos de las materias primas le ayudará a centrarse en sus gastos y a reducirlos o contenerlos en consecuencia.