Retrasos en el procesamiento de AP
y como evitarlos
Segun una encuesta reciente sobre pagos B2B, el procesamiento manual de facturas es el mayor reto (65%) que citan los propietarios de pymes, y el segundo problema mas urgente para tesoreria en organizaciones grandes.
En esas organizaciones grandes (mas de 1.000 millones de dolares de ingresos), mas de la mitad (54%) considera los procesos de pago manuales uno de sus tres mayores dolores relacionados con pagos.
Como puede un proceso tan habitual en tantos negocios, sea cual sea el tamano o sector, ser un problema tan grande? Y por que los datos recientes parecen confirmar prioridad y urgencia que antes faltaban, cuando tantas empresas siguen gestionando AP y facturas a mano?
Una razon importante es una autentica revolucion tecnologica que facilita mucho poner en marcha soluciones de automatizacion de AP que siguen rindiendo a largo plazo sin costes de mantenimiento crecientes ni mas carga tecnologica. La aplicacion de machine learning a los obstaculos habituales de automatizacion implica que estos sistemas pueden arrancar y seguir mejorando al aprender y adaptarse a excepciones de proceso.
Otra razon es cultural. Los rezagados en digitalizacion y transformacion del negocio seran organizaciones donde la cultura resiste el cambio casi a cualquier precio. A medida que la automatizacion inteligente de procesos resulta mas rentable y lo manual mas costoso y arriesgado, mantener el statu quo sera cada vez mas perjudicial. Si no estamos ya en ese punto, el coste y el esfuerzo de justificar procesos manuales se convertiran en el verdadero reto y ningun argumento economico los sostendra.
No es secreto que los procesos manuales de AP son caros, lentos y poco gratificantes para equipos cargados con trabajo manual: grandes volumenes de facturas en papel y digital y entrada de datos desde documentos fuente, con presion de tiempo y exigencia de precision.
Los riesgos para las empresas son altos. Pagos tardios afectan la relacion con proveedores. Pagos duplicados inflan costes. La falta de rastro de auditoria y responsabilidad en el proceso abre la puerta al fraude y a riesgos de cumplimiento.
El impacto en la satisfaccion laboral es notable. Las encuestas confirman que la direccion ve al equipo de AP como trabajador y diligente, pero no percibe el valor de su labor mas alla de la funcion dentro de un centro de coste.
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Ese trabajo no se considera estrategico, aunque si funcionalmente critico. Los empleados se enorgullecen de cumplir metas, pero si gran parte del dia es mover papeles y teclear datos, mantener motivacion y ver el panorama global es un reto.
En esencia, automatizar clasificacion y manejo de documentos, validacion de datos y registro de transacciones no quita trabajo al equipo de AP: les da espacio para tareas de mayor valor alineadas con metas mas amplias.
Por suerte, si las encuestas recientes son indicio, el statu quo en AP puede estar en terapia intensiva. Una encuesta en EE.UU. sugiere que casi una cuarta parte (24%) de empresas planea acelerar la adopcion de tecnologia financiera en los proximos tres anos.
Con el tiempo, mas empresas podran mostrar resultados tangibles de finanzas automatizadas, sumados a referencias sectoriales que hacen obvio el caso de negocio. El cambio de actitud ya ocurre y la evolucion tecnologica para agilizar procesos e implementacion solo acelerara el ritmo.
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