Cómo acceder a datos precisos de un documento fuente

¿Qué importancia tiene un documento fuente?

Los datos son el núcleo de cualquier empresa y, por lo general, se requieren para iniciar un proceso. Se generan datos cada vez que una empresa interactúa con sus partes interesadas internas y externas. Por ejemplo, la interacción con un proveedor para asegurar suministros da lugar a la creación de una orden de compra (PO) en el departamento de compras de una empresa, entre otros documentos, y posteriormente concluye con una factura final del proveedor, tras la entrega de los bienes a la empresa.

Las transacciones que una empresa realiza con sus diversas partes interesadas generan una gran cantidad de datos y documentos: estos se denominan documentos fuente. Además de las facturas y las órdenes de compra, algunos ejemplos típicos de documentos fuente incluyen conocimientos de embarque, notas de crédito, pedidos de venta, recibos, estados de cuenta bancarios, albaranes, cheques e incluso elementos como la hoja de horas de un empleado, que resulta útil para procesar la nómina.

Como resulta evidente, los documentos fuente son un aspecto fundamental de una gestión empresarial sólida y adquieren gran importancia para operar conforme a la normativa.

“...para gestionar las operaciones empresariales de manera eficiente, los documentos fuente deben gestionarse de forma proactiva. Esto requiere una gran visibilidad a lo largo del rastro documental que se genera durante cualquier transacción comercial. La mejor manera de lograr visibilidad es mediante la automatización o, más concretamente, la automatización inteligente...”

Sin embargo, capturar estos documentos en su origen es difícil: entre los cientos y miles de transacciones comerciales que se realizan cada semana, mes o año, llevar los documentos fuente desde el punto donde se originan hasta un sistema de gestión central o un departamento interno es lento y laborioso.

Lo importante aquí es que los documentos fuente contienen datos empresariales críticos a los que se debe acceder y que deben utilizarse en el momento adecuado para que las empresas alcancen sus objetivos.

Tomemos como ejemplo el servicio al cliente. Si la notificación de un nuevo pedido de venta generado no llega a tiempo al personal del almacén o a la gestión de la cadena de suministro, podría producirse un retraso considerable en el cumplimiento, lo que significa una demora en la entrega oportuna de bienes y servicios al cliente. Esto perjudica a la empresa, con la posibilidad de que el cliente lleve su negocio a un competidor. Un retraso en el servicio al cliente debido a la falta de datos fuente oportunos puede afectar negativamente a toda una empresa.

La falta de un mecanismo adecuado para capturar, procesar y distribuir los datos fuente puede reducir drásticamente las posibilidades de una empresa de tener éxito y operar en un mercado ferozmente competitivo.

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La mala gestión de los documentos fuente puede resultar costosa o dar lugar a fraudes

En otro escenario, por ejemplo, en el departamento de contabilidad, la mala gestión de los documentos fuente podría provocar fraudes financieros y problemas de liquidez. Supongamos que se ha realizado una compra a crédito y el departamento de cuentas por pagar (AP) aún no ha procesado la factura correspondiente del proveedor. No registrar la factura a tiempo en el sistema contable de la empresa podría retrasar su procesamiento y también los pagos que deben hacerse al proveedor. Además, si la factura se extravía o se registra de forma incorrecta en el sistema contable, la empresa podría terminar pagando de más al proveedor. Los pagos atrasados también pueden implicar multas y recargos por pago tardío, lo que puede resultar costoso. Con el tiempo, la mala gestión de los datos críticos de pagos no solo puede deteriorar la reputación de una empresa ante sus proveedores, sino también provocar una grave mala gestión de los fondos y problemas de liquidez.

Todas estas ineficiencias son típicas del papeleo manual. Para gestionar las operaciones empresariales de manera eficiente, los documentos fuente deben gestionarse de forma proactiva. Esto requiere una gran visibilidad a lo largo del rastro documental que se genera durante cualquier transacción comercial.

La automatización inteligente de procesos ayuda a las empresas a capturar datos en el origen

La mejor manera de lograr visibilidad es mediante la automatización o, más concretamente, la automatización inteligente. La automatización inteligente de procesos (IPA) asume todas las tareas manuales necesarias para procesar los documentos fuente, pero sin las ineficiencias y los costos asociados al papeleo manual. Se necesita una única plataforma de transformación digital para dar visibilidad a los flujos de documentos desde el origen hasta su destino final en un sistema contable o una aplicación empresarial relacionada. La automatización inteligente de procesos proporciona esa visibilidad, junto con la velocidad y la agilidad necesarias para acelerar la captura y el procesamiento de documentos fuente y así permitir una ejecución y una toma de decisiones empresariales oportunas.

Los documentos fuente se generan en casi todos los departamentos de una empresa típica y pueden provenir de múltiples canales, como fax, escaneo, correo electrónico, carpetas compartidas, MFP, etc. El manejo manual de los documentos fuente implica acceder constantemente a datos de distintos departamentos de forma regular. Esto no solo es lento y laborioso, sino también sumamente complejo, ya que la mayoría de los documentos fuente llegan en formato no estructurado y semiestructurado.

También existe el caso de compras y ventas realizadas por una empresa que quedan sin registrar. Esto ocurre cuando una empresa no captura un documento fuente tras una transacción o decide deliberadamente omitir una transacción y el documento que la acompaña, lo que da lugar a fraudes. El manejo manual de los documentos fuente abre la puerta a muchos procesos ineficientes y también se convierte en caldo de cultivo para informes inconsistentes y posibles fraudes corporativos.

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Reduzca la dependencia de personal para manejar documentos fuente con la automatización inteligente

La mejor manera de reducir la carga de los procesos ineficientes y los malos resultados empresariales es disminuir los casos de mala gestión de los datos fuente. La automatización inteligente de procesos sustituye el papeleo manual y realiza todas las tareas necesarias para adquirir, procesar y exportar los datos fuente a una aplicación empresarial adecuada. La plataforma emplea tecnologías de transformación digital como IA, aprendizaje automático, automatización robótica de procesos, captura inteligente de datos y software de reconocimiento como OCR y OMR para automatizar el papeleo manual.

Los bots de IPA aplican lógica integrada, así como autoaprendizaje, para aprender, comprender y capturar los documentos fuente directamente en el origen, lo que deja poco margen para documentos “extraviados” o “sin registrar”. La captura avanzada automatizada permite cargar documentos desde cualquier cantidad de canales de entrada, como correos electrónicos, escaneos, etc., en los flujos de trabajo de IPA. Una vez capturados los documentos, potentes funciones de extracción de datos, posibles gracias al aprendizaje automático y a la tecnología OCR/ICR, ayudan a extraer los datos relevantes de los documentos fuente, incluidos los metadatos. Estos metadatos se utilizan para la indexación automática, así como para la codificación contable (GL).

Procese documentos fuente de forma inteligente y acelere la disponibilidad de datos en los sistemas ERP

A los datos extraídos se les asigna un flujo de trabajo para realizar la validación automática de datos, necesaria para garantizar la autenticidad y validez de los documentos. La validación de datos puede incluir cualquier cantidad de pasos de automatización de flujos de trabajo, como búsquedas en bases de datos, comprobaciones matemáticas, conciliación de 2 y 3 vías en el caso de las facturas de proveedores de AP, y también la validación con respecto a reglas de negocio definidas.

Los documentos fuente validados se envían automáticamente a un responsable de verificación para su aprobación, ya sea porque forma parte de los pasos de automatización del flujo de trabajo o porque existe una excepción que debe resolverse. Tras la resolución de disputas, si las hay, y la aprobación del responsable de verificación, los documentos y datos fuente se exportan automáticamente en el formato de archivo preferido a una aplicación empresarial como el software contable QuickBooks o Acumatica Cloud ERP para su uso posterior.

Lo mejor es que la automatización inteligente de procesos elimina la entrada manual de datos y reduce progresivamente la necesidad de intervención manual al procesar nuevos documentos fuente.

Digitalizar los documentos fuente y configurar la automatización de flujos de trabajo documentales para agilizar su procesamiento ayuda a eliminar los numerosos desafíos que conlleva el procesamiento manual de documentos.

Rastro de auditoría constante: el cumplimiento normativo es fundamental para la excelencia corporativa y la reputación en el mercado, y las buenas prácticas de gestión documental ayudan a lograrlo. Con la automatización inteligente de procesos, es posible crear un rastro de auditoría constante de documentos y datos fuente que puede gestionarse y consultarse de forma centralizada.

Gobernanza de datos: mantener una plataforma central para acceder a los documentos fuente y gestionarlos mediante la automatización inteligente aporta muchos beneficios, entre ellos que las empresas pueden implantar buenas prácticas de gestión documental y estándares estrictos de gobernanza de datos.

Disponibilidad de datos acelerada y precisa: la disponibilidad oportuna de datos en las aplicaciones empresariales es vital para garantizar operaciones ininterrumpidas. La automatización inteligente de procesos acelera el procesamiento de documentos fuente y la entrada de datos en una aplicación empresarial conectada como Sage ERP. La eliminación de la entrada manual de datos y del procesamiento manual de documentos significa que las empresas tienen la garantía de que ingresan datos precisos en una aplicación empresarial conectada.

Eliminación de silos de datos y funcionales: integrar una plataforma de automatización inteligente de procesos que procesa documentos fuente no estructurados y semiestructurados con una aplicación empresarial como NetSuite Cloud ERP proporciona una cadena integral para los flujos de datos y documentos. Esto elimina los casos de documentos “sin registrar” o de “datos extraviados”, y crea un flujo documental constante entre departamentos, divisiones y en toda la organización. Los flujos de datos coherentes en toda la organización también eliminan gran parte de los silos funcionales.

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