Como mejorar AP? Encuesta de Artsyl en LinkedIn
Unas operaciones solidas de cuentas por pagar (AP) ayudan a reducir pasivos y mejorar flujos de caja. La AP debe conciliar los pagos pendientes a proveedores, revisar las transacciones y asegurar pagos puntuales de facturas. El procesamiento de facturas es una parte central: implica mucha captura de datos en contabilidad, validacion y envio a aprobacion antes del pago. Esos pasos de captura de datos y validacion generan idas y vueltas entre el personal, la empresa y los proveedores.
Cuando hay una transaccion con un proveedor, se emite una factura alineada con la orden de compra. El departamento de AP revisa la factura: partidas respecto a la orden, concordancia con los datos del proveedor en el sistema, etc.
“...Artsyl realizo una encuesta en LinkedIn para saber como los miembros del grupo Accounts Payable Professionals cambiarian la forma de hacer AP si pudieran... hay varias formas de optimizar AP, pero la combinacion de automatizacion inteligente con personal capacitado que supervise el proceso, sobre todo en momentos como la pandemia, cuando hay que reingenierar procesos de la noche a la manana, resulta especialmente util...”
Lo habitual es comparar la factura con la orden de compra (conciliacion en dos vias); luego pasa a aprobacion. Otras empresas exigen tambien el albaran o packing slip (conciliacion en tres vias). A veces, si el volumen recibido supera un umbral, la factura se aprueba sin conciliacion 2 o 3 vias. Segun reglas de negocio puede haber mas controles antes de la aprobacion.
Una factura aprobada para pago se contabiliza como pasivo en el mayor. Esas obligaciones conforman las cuentas por pagar e incluyen compras de bienes y servicios, a menudo a credito segun condiciones con proveedores. Las condiciones varian; por ejemplo 3% Net 30: descuento del 3% si se paga en 30 dias. Una gestion AP ordenada exige vigilar entradas y salidas de caja para conciliar compras y pagos.
La captura y validacion manual consumen mucho tiempo y esfuerzo; el error humano obliga a repetir trabajo. En empresas en crecimiento, el procesamiento manual retrasa pagos, puede generar recargos por mora y danar la relacion con proveedores. Tambien aumenta el riesgo de mala gestion del efectivo o practicas indebidas. Para ahorrar costes operativos y penalizaciones, con controles adecuados, hace falta otra forma de gestionar AP.
Preguntamos a profesionales de AP como cambiarian las practicas actuales para pagar a tiempo a proveedores y gestionar mejor los fondos.
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Las cuentas por pagar son un proceso pesado, intensivo en documentos y mano de obra.
Artsyl lanzo una encuesta en LinkedIn entre miembros del grupo Accounts Payable Professionals sobre como mejorarian el AP. Propusimos 4 opciones:
Esas opciones reflejan buenas practicas de empresas lideres y de negocios en crecimiento que buscan reducir costes operativos y trabajo manual.
Los avances tecnologicos y nuevas practicas de gestion han llevado a muchas empresas a pasar de ver AP como un centro de coste a tratarlo como un hub estrategico de ahorro y crecimiento. Los participantes incluian consultores, contadores jefes, profesionales P2P, analistas de aseguramiento de ingresos y duenos de negocio vinculados a AP.
Si tuviera la opcion y aun no ha hecho cambios, como mejoraria las operaciones de cuentas por pagar en su empresa?
La encuesta cerro con 471 votos. El hilo comun: eliminar la captura manual y aligerar el proceso. El 30% aposto por contratar personal capacitado; el 64% eligio la automatizacion como la mejor forma de reducir carga y estres en AP complejo.
Muchos participantes sugirieron combinar automatizacion con equipo cualificado: esas personas pueden configurar y probar integraciones y programar un sistema de AP con IA segun las necesidades del negocio. Trabajar junto a “trabajadores digitales” ayuda a que la herramienta funcione al completo y mejore de forma sustancial las operaciones de AP.
Solo el 4% eligio externalizar AP; muchos comentaron que externalizar solo traslada la intensidad del trabajo a un tercero. Con la externalizacion hay riesgo de compartir datos sensibles y menor visibilidad del estado financiero cuando otra firma gestiona salidas de caja y pagos. La percepcion mayoritaria es que externalizar AP solo aplaza el problema.
Mas alla de aliviar la captura manual y los costes a corto plazo, muchas empresas buscan objetivos de largo plazo: gestionar entradas y salidas de efectivo con mas eficiencia y mantener liquidez adecuada.
La automatizacion inteligente de AP reduce tiempo, coste y esfuerzo al procesar facturas y registrar pagos, y acorta demoras y gastos operativos. Puede combinar IA, aprendizaje automatico, RPA, automatizacion de procesos de negocio, OCR/ICR/OMR y tecnologias de captura inteligente de datos.
El software de automatizacion de cuentas por pagar basado en automatizacion inteligente ayuda a empresas grandes y pequenas a reducir los retos del AP tradicional.
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El software permite procesamiento de facturas de extremo a extremo y acelera AP.
Muchas soluciones ofrecen flujos configurables: el equipo puede ajustar tareas de procesamiento de facturas a las reglas del negocio. Suelen apoyarse en arquitectura modular de bajo codigo, de modo que sea sencillo definir captura, extraccion, validacion y aprobacion segun las politicas internas. Asi la automatizacion se alinea con los objetivos de la organizacion.
Hay muchas formas de optimizar cuentas por pagar, pero la combinacion de automatizacion inteligente con personal que valide el proceso, sobre todo cuando hay que redisenar sistemas de un dia para otro, es la mas util.
La automatizacion inteligente ayuda a convertir centros de coste en hubs estrategicos: automatizar tareas repetitivas y nuevos tipos de documento con aprendizaje automatico, junto con personal que gestione excepciones.
Necesita mejorar el procesamiento de facturas y AP? Hable con Artsyl.
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