¿Cómo mejorar las cuentas por pagar (AP)? La encuesta de Artsyl en LinkedIn
Unas operaciones sólidas de cuentas por pagar (AP) ayudan a una empresa a reducir sus pasivos y mejorar sus flujos de efectivo. La principal responsabilidad del departamento de AP es conciliar todos los pagos pendientes a proveedores. El departamento debe revisar todas las transacciones con sus proveedores y garantizar el pago puntual de las facturas. El procesamiento de facturas es una parte importante de las operaciones de cuentas por pagar. Procesar una factura implica realizar una gran cantidad de entrada de datos para introducir los detalles de la factura en el sistema contable o de teneduría de libros de la empresa, validar que los datos de la factura sean correctos y enviarla a los gerentes correspondientes para su aprobación, antes de realizar los pagos finales a los proveedores. Estos pasos de entrada de datos y validación implican muchas idas y vueltas entre el personal, así como entre la empresa y sus proveedores.
Cada vez que se realiza una transacción entre una empresa y su proveedor, se emite una factura del proveedor correspondiente a la orden de compra. El departamento de cuentas por pagar de la empresa revisa entonces la factura del proveedor para validarla, lo que incluye confirmar que los artículos de la factura correspondan a los indicados en la orden de compra, así como cotejarla con los datos del proveedor en su base de datos.
«...Artsyl realizó una encuesta en LinkedIn para averiguar cómo cambiarían los miembros del grupo “Accounts Payable Professionals” la forma de gestionar las cuentas por pagar, si pudieran elegir... Existen varias oportunidades para optimizar las operaciones de cuentas por pagar, pero una combinación de tecnologías de automatización inteligente con personal calificado que pueda supervisar el proceso resulta lo más útil, sobre todo en momentos como la pandemia, en los que los procesos y sistemas deben rediseñarse de repente de la noche a la mañana...»
Por lo general, como parte de los pasos de validación, la factura que recibe una empresa se coteja con la orden de compra. Esto se denomina conciliación de 2 vías y, una vez realizada, la factura se envía para su aprobación. Como alternativa, algunas empresas pueden optar por una regla de validación más estricta, en la que una factura entrante debe cotejarse con la orden de compra y también con el recibo o albarán correspondiente antes de que pueda considerarse válida y enviarse para su aprobación. Esto se denomina conciliación de 3 vías. En ocasiones, si la cantidad de mercancías que una empresa recibe de un proveedor supera cierto umbral, la empresa puede aprobar automáticamente la factura en lugar de realizar una conciliación de 2 o 3 vías. Según los requisitos y las reglas del negocio, una empresa puede tener otros puntos de control de validación antes de enviar las facturas al gerente correspondiente para su aprobación.
Una factura aprobada para pago se denomina factura con comprobante (vouchered) y se registra en el libro mayor de la empresa como un pasivo. La columna en la que se registran todas las facturas con comprobante se denomina cuentas por pagar de la empresa. Los gastos registrados en cuentas por pagar incluyen las compras de bienes y servicios realizadas por la empresa. Estas compras, la mayoría de las veces, se realizan a crédito, sobre la base de la buena voluntad y en virtud de compromisos contractuales con los proveedores. Los proveedores ofrecen diferentes condiciones de pago; por ejemplo, el 3% Net 30, en el que el proveedor ofrece un descuento del 3% sobre el precio de costo original si el pagador, es decir, la empresa, decide pagar dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la factura. Una gestión sólida de cuentas por pagar requiere un seguimiento estrecho de las entradas de efectivo cuando la empresa realiza compras y de las salidas correspondientes para conciliar los pagos que deben efectuarse por esas compras.
La entrada de datos y la validación de facturas requieren mucho esfuerzo manual y tiempo. Existe el factor del error humano, que puede provocar mucha repetición en la entrada de datos y reprocesamiento. Para las empresas en crecimiento, el procesamiento manual de facturas puede retrasar los pagos a los proveedores. Las empresas podrían estar pagando de más en recargos y multas por pagos atrasados. Los pagos retrasados no solo pueden dar una mala imagen de la empresa, sino también reducir sus posibilidades de saldar deudas y mejorar sus reservas de efectivo. Con el procesamiento manual de facturas y las operaciones manuales de cuentas por pagar, también existe la posibilidad de una mala gestión de los fondos y de prácticas indebidas por parte del personal de AP. Para que las empresas ahorren en costos operativos y en costos por recargos por pagos atrasados, y al mismo tiempo garanticen controles y contrapesos óptimos para evitar la mala gestión del efectivo o prácticas fraudulentas, debe haber una mejor manera de gestionar las cuentas por pagar.
Preguntamos a profesionales de cuentas por pagar cómo proponen cambiar las prácticas actuales de AP en su empresa para garantizar pagos puntuales a los proveedores y una gestión óptima de los fondos.
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Las cuentas por pagar son un proceso sumamente engorroso, que exige mucha mano de obra y documentación.
Artsyl realizó una encuesta en LinkedIn para averiguar cómo cambiarían los miembros del grupo «Accounts Payable Professionals» la forma de gestionar las cuentas por pagar, si pudieran elegir. Propusimos 4 opciones:
Estas opciones tienen en cuenta las mejores prácticas de AP adoptadas por algunas de las empresas líderes, así como las que adoptan actualmente las empresas en crecimiento que buscan reducir los costos operativos y de mano de obra manual.
Los avances tecnológicos de la nueva era, así como la adopción de prácticas novedosas de gestión de AP, han llevado a muchas empresas con visión de futuro a transformar sus operaciones de cuentas por pagar de un simple centro de costos en un centro estratégico de ahorro de efectivo y crecimiento empresarial. Los encuestados abarcaron desde consultores de negocios, contadores generales, profesionales de P2P y analistas de aseguramiento de ingresos hasta propietarios de empresas, todos ellos interesados en las operaciones de cuentas por pagar de su empresa o dedicados a ellas.
Si pudiera elegir, y aún no ha hecho cambios, ¿cómo planearía mejorar las operaciones de cuentas por pagar en su empresa?
La encuesta cerró con 471 votos y con un tema común entre todos los encuestados: todos buscaban eliminar por completo la entrada manual de datos y reducir la intensidad del proceso. El 30% de los encuestados buscaba mejorar las operaciones de cuentas por pagar contratando personal calificado, mientras que el 64% consideró que la automatización era la mejor manera posible de reducir los gastos generales y el estrés de gestionar tareas complejas de AP.
Un buen número de participantes en la encuesta propuso combinar la automatización con personal calificado: los empleados calificados pueden crear, configurar y probar las fuentes de datos más recientes para programar un sistema de automatización de cuentas por pagar impulsado por IA según los requisitos de cada negocio. Contar con personal calificado que trabaje junto a trabajadores digitales también ayudará a que la herramienta de automatización de AP impulsada por IA sea totalmente funcional y garantizará una mejora del 100% en las operaciones de cuentas por pagar.
Solo el 4% optó por externalizar las funciones de AP, y muchos señalaron que la externalización simplemente traslada la intensidad de las operaciones de AP a otra entidad o a un tercero. Con la externalización, existe el riesgo de compartir datos empresariales confidenciales con empresas externas. Además, las empresas quedan desamparadas a la hora de conocer plenamente el estado de sus finanzas cuando otra empresa gestiona operaciones delicadas como las salidas de efectivo y el procesamiento de pagos. La opinión mayoritaria es que externalizar las operaciones de AP solo resuelve el problema de forma temporal.
Además de resolver los desafíos a corto plazo de la entrada manual de datos y del procesamiento de documentos, junto con los costos operativos y de mano de obra, muchas empresas buscan alcanzar objetivos a más largo plazo al cambiar el estado actual de sus cuentas por pagar. Estos objetivos incluyen gestionar con mayor eficiencia las entradas y salidas de efectivo y garantizar una liquidez óptima.
La automatización inteligente de las cuentas por pagar ayuda a reducir el tiempo, los costos y el esfuerzo necesarios para procesar las facturas de proveedores y registrar los pagos, y además ayuda a las empresas a reducir los enormes retrasos y los costos operativos de la gestión de AP. La automatización inteligente puede ser una combinación de tecnologías de transformación digital como la IA, el aprendizaje automático, la automatización robótica de procesos, la automatización de procesos de negocio, software de reconocimiento como OCR/ICR/OMR y tecnologías de captura inteligente de datos.
El software de automatización de cuentas por pagar, impulsado por tecnología de automatización inteligente, resulta muy útil para las empresas, tanto grandes como pequeñas, a la hora de reducir los desafíos asociados con la gestión tradicional de AP.
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El software realiza el procesamiento directo (straight-through) de facturas y ayuda a acelerar las operaciones de AP.
Muchas de estas soluciones incluyen opciones configurables de automatización de flujos de trabajo, con las que el personal calificado puede configurar tareas específicas de procesamiento de facturas según los requisitos de su negocio. Muchas soluciones se basan en una arquitectura modular y sin código, lo que facilita a los usuarios configurar pasos específicos, como la captura de facturas, la extracción de datos, la validación de datos y la aprobación, de acuerdo con sus propias reglas y requisitos de negocio. Los usuarios pueden adaptar sus necesidades de automatización en función de los objetivos de su organización.
Existen varias oportunidades para optimizar las operaciones de cuentas por pagar, pero una combinación de tecnologías de automatización inteligente con personal calificado que pueda supervisar el proceso resulta lo más útil, sobre todo en momentos como la pandemia, en los que los procesos y sistemas deben rediseñarse de repente de la noche a la mañana.
Sin duda, la automatización inteligente ayuda a transformar los centros de costos tradicionales en centros estratégicos totalmente funcionales: el truco está en programarla para que realice tareas rutinarias y repetitivas y también gestione nuevos tipos de documentos mediante el autoaprendizaje, combinándola al mismo tiempo con personal calificado que gestione las excepciones.
¿Necesita mejorar el procesamiento de facturas y las cuentas por pagar en su empresa? Hable con Artsyl.
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