Los educadores innovan con docAlpha para apoyar su misión principal
Para muchos clientes de Artsyl, el viaje de transformación digital comienza con la identificación de los procesos comerciales internos que sufren altos volúmenes de transacciones y baja eficiencia, lo cual es típico de procesos como la gestión de facturas de proveedores y el procesamiento de pedidos de ventas.
A menudo, la automatización de esas operaciones comunes de gran volumen para eliminar la entrada manual de datos y el manejo de documentos conduce a nuevas innovaciones y automatización en otros procesos, ya sea dentro del mismo departamento o en toda la organización.
En ninguna parte esto es más cierto que para los clientes de Artsyl docAlpha en educación, quienes comparten puntos débiles comunes a la mayoría de las empresas, junto con las demandas que surgen del reclutamiento e inscripción de nuevos estudiantes, donde la velocidad y la eficiencia son fundamentales para superar a la competencia. Estos son solo algunos aspectos destacados de cómo docAlpha y la transformación digital han llevado a la innovación a través de la automatización para las instituciones educativas.
“A menudo, el que gana es el primero en llegar al buzón con esa carta de aceptación”, dijo Sarah-Davis Cagle, Directora Asociada de Admisiones - Operaciones en Universidad Estatal de los Apalaches .
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Appalachian State confía en docAlpha para manejar las solicitudes de los estudiantes, junto con una gran cantidad de documentos de respaldo que pueden incluir cosas como verificaciones de antecedentes.
Para la universidad, docAlpha ayuda a automatizar la entrada y el procesamiento de datos para más de 75 000 documentos de admisión para entre 18 y 19 000 solicitudes de admisión de estudiantes anualmente, con ráfagas de actividad cerca de las fechas límite de inscripción.
Competir en velocidad es lo que llevó a Appalachian State a buscar y seleccionar docAlpha para automatizar las solicitudes y distanciarse de las universidades competidoras.
Para distritos escolares como el Junta Escolar del Distrito Upper Grand Ciudad de Guelph En Ontario, Canadá, docAlpha apoya su misión de educar a los estudiantes impulsando una mayor eficiencia en términos de cómo la escuela gasta sus recursos valiosos, específicamente, su consumo de energía.
Confiando en docAlpha para escanear y extraer datos de 5000 facturas de servicios públicos anuales, lo que permite al distrito monitorear y administrar mejor el uso de energía e impulsar la eficiencia.
Según el director de desarrollo de aplicaciones, Roger Yang, "supervisamos todos los meses todo el uso de agua, electricidad y gas en una escuela. En el pasado, eso significaba pedir financiación para los datos, que a menudo procedían de la factura impresa original, lo que era un proceso que requería mucho tiempo y mano de obra".
UGDSB implementó docAlpha en seis meses y rápidamente eliminó los cuellos de botella en su proceso de cuentas por pagar al automatizar el archivo de facturas de servicios públicos escaneadas y brindar acceso a otros departamentos.
En promedio, el 20% del tiempo/esfuerzo requerido solo para escanear y archivar facturas de servicios públicos se eliminó mediante la automatización, con la ventaja adicional del acceso instantáneo a los datos de uso.
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"Ahora, todas nuestras facturas en papel vienen en formato PDF que se archivan automáticamente en nuestro servidor de archivos, categorizados por ubicación. Nuestro equipo de operaciones puede recuperar fácilmente todas las facturas escaneadas para encontrar información de uso. Ya no es necesario preocuparse por las finanzas", dijo Yang.
Ya sea que se centre en automatizar facturas o pedidos para impulsar la eficiencia o agilizar la contratación y la inscripción, docAlpha ofrece una solución que permite a las instituciones educativas ir más allá de la gestión de documentos y datos para centrarse en los estudiantes y la educación.
Para obtener más información, lea uno de nuestros estudios de casos recientes o programe una demostración personal de docAlpha enviándonos un correo electrónico a ventas@artsyltech.com .
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