Iluminando el camino:
Cómo la automatización inteligente transforma la gestión documental moderna e impulsa la transformación digital.

¿Cuál es el papel de la automatización inteligente en la transformación digital?

Repasemos los fundamentos de la automatización inteligente para entender por qué esta tecnología se ha vuelto indispensable en la transformación digital de prácticamente todas las empresas. La automatización inteligente combina diversas tecnologías: RPA, automatización de procesos de negocio (BPA), captura inteligente de datos, inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático y software de reconocimiento como OCR e ICR. Esta convergencia permite a las organizaciones renovar digitalmente sistemas, procesos, flujos y departamentos enteros, agilizando operaciones y mejorando la eficiencia. La automatización inteligente actúa como habilitador clave de la transformación digital, impulsando innovación, agilidad y competitividad.

«…La automatización inteligente puede utilizarse para reingenierizar el trabajo manual, documental y en papel tradicional. Se diferencia de otras tecnologías de automatización en un aspecto fundamental: representa una versión digital de la fuerza de trabajo humana, capaz de imitar acciones humanas para realizar el trabajo. Gran parte de esa imitación implica el autoaprendizaje, posible gracias a tecnologías cognitivas como la IA y el machine learning…»

Se trata de una tecnología de automatización avanzada que se diferencia del RPA y el BPA en que puede mostrar capacidades cognitivas humanas y trabajo autónomo en distintos ámbitos. La automatización inteligente se aplica en muchos sectores, industrias y empresas, grandes y pequeñas, y tiene potencial para transformar procesos tradicionales manuales, que suelen concentrar gran parte de la carga en el back-office o en unidades administrativas.

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La automatización inteligente permite reingenierizar el trabajo manual, documental y en papel. Representa una fuerza de trabajo digital capaz de imitar acciones humanas para realizar el trabajo; gran parte de esa imitación implica autoaprendizaje gracias a tecnologías cognitivas como IA y machine learning integradas en el software.

¿Qué tecnologías intervienen en la automatización inteligente?

La automatización inteligente aprovecha un conjunto de tecnologías avanzadas para optimizar operaciones, mejorar la eficiencia e impulsar la transformación digital. Las siguientes tecnologías trabajan en armonía para automatizar tareas, procesos y flujos:

• RPA (automatización robótica de procesos): Permite que robots de software ejecuten tareas repetitivas, mejorando eficiencia y precisión.
• Inteligencia artificial (IA): Permite que las máquinas simulen inteligencia humana en tareas cognitivas: toma de decisiones, procesamiento de lenguaje natural y reconocimiento de patrones.
• Machine learning: Mejora la automatización al permitir que los sistemas aprendan de los datos, identifiquen patrones y tomen decisiones o predicciones sin programación explícita.
• Procesamiento de lenguaje natural (NLP): Permite que las máquinas comprendan e interpreten el lenguaje humano para facilitar la comunicación con los usuarios.
• OCR (reconocimiento óptico de caracteres): Convierte imágenes escaneadas de texto en texto codificado para procesamiento automático de documentos e imágenes.
• Captura inteligente de datos : Automatiza la extracción de datos de documentos no estructurados (facturas, formularios, contratos), mejorando precisión y eficiencia.
• Orquestación de procesos: Coordina y gestiona procesos automatizados entre sistemas y aplicaciones para una automatización de flujos de extremo a extremo.

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Que un bot de automatización inteligente no se canse amplía el alcance de aplicación de la tecnología en procesos intensivos en mano de obra. Por ejemplo, una empresa de medios de servicios profesionales tenía dificultades para escalar el departamento de CxP a medida que crecía. Glacier Media Group buscaba una mejor forma de gestionar las facturas de proveedores, que llegaban en grandes cantidades. Sin un buen sistema de automatización, se veían persiguiendo papel, realizando innumerables entradas de datos, clasificación y archivo, lo que ralentizaba CxP durante meses. Tras desplegar la plataforma de automatización inteligente de procesos de Artsyl para entrada automática de datos y procesamiento inteligente de documentos en su mayoría no estructurados o semiestructurados (facturas, recibos), obtuvieron resultados positivos: redujeron gastos por trabajo manual ineficiente y aceleraron el procesamiento de facturas con muy poca intervención humana. La ventaja de la automatización inteligente es que permite a las empresas mantener el control de procesos, sistemas y departamentos sin sobrecargar al personal cualificado y hacer frente a cargas de trabajo crecientes. Glacier Media escaló operaciones, redujo costes de CxP, acortó los ciclos de facturas de semanas a días y recuperó poder de compra gracias a pagos a proveedores más rápidos.

Beneficios de la automatización inteligente

Ese es el poder de la automatización inteligente: las empresas no solo mejoran la eficiencia y escalan operaciones, sino que reducen los costes de los procesos intensivos en documentos en el back-office.

Se elimina el riesgo de error humano y de latencia al usar la tecnología para tareas intensivas en mano de obra, repetitivas o documentales. Casos de uso: además del procesamiento de facturas en CxP, procesamiento de pedidos de venta para mejorar el cumplimiento y la gestión de cobros; software de procesamiento de reclamaciones en seguros; programación de pacientes y documentación en salud; onboarding y nóminas en RR. HH.; operaciones de correo y gestión de remesas; puntuación y validación con gran carga de entrada de datos.

Beneficios: se experimentan casi de inmediato, son duraderos y aportan buenos retornos en un plazo relativamente corto.

Costes operativos bajos: el esfuerzo manual en tareas típicas de back-office implica demasiados idas y venidas en procesos, validaciones, comprobaciones y aprobaciones.

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Ejemplo: procesamiento de facturas : validar una factura implica enrutarla por los canales y personas adecuados, comprobar que exista un pedido de compra que coincida, cotejar detalles, contactar con el personal para aprobación, aclaración o resolución de disputas, y comprobar que no esté ya procesada o duplicada. Todo ello genera mucho vaivén, es lento y propenso a errores, y puede resultar muy costoso en mano de obra, retrasos y errores. La automatización inteligente concentra el procesamiento en una sola plataforma con intervención manual mínima, sin errores ni retrasos inducidos por el factor humano.

Consistencia y precisión del proceso: los bots no se cansan, lo que resulta útil en tareas repetitivas e intensivas en documentos realizadas a diario. Los datos rigen muchos procesos, sobre todo en back-office. Con automatización inteligente, la captura y el procesamiento de datos se hacen casi de inmediato, reduciendo el mal uso, los retrasos de acceso o la pérdida de datos. Así se consigue consistencia en datos y en la gestión de procesos, con menos procesos «fallidos» por datos inexactos. La mínima intervención humana durante la ejecución reduce errores, retrasos y sus costes asociados. La automatización inteligente aporta precisión y consistencia, con operaciones y resultados más rápidos, seguros y fiables.

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Trazas de auditoría y cumplimiento: el cumplimiento de datos asegura el cumplimiento del proceso. En el núcleo de la automatización inteligente está la regulación de la captura, gestión y uso de datos. Es más fácil seguir políticas y normativas cuando los procesos son consistentes y sin errores. Una tarea como la validación de facturas, automatizada, ayuda a pagar a proveedores a tiempo y con precisión; un proceso de validación sin errores reduce el riesgo de trabajar con datos incorrectos y mejora el cumplimiento en pagos, proveedores y gestión de caja.

Toma de decisiones fiable: la eficiencia de procesos y la ejecución puntual de tareas conducen a resultados de negocio fiables. Por ejemplo, un directivo puede decidir mejor los siguientes pasos si conoce las reservas de caja tras pagos y conciliación de deuda. La automatización inteligente permite, entre otras cosas, conciliaciones y pagos puntuales. Decidir es más fácil cuando se dispone de datos de negocio precisos desde el principio. Datos incorrectos llevan a procesos incorrectos y resultados pobres o poco fiables. La automatización inteligente garantiza una ejecución de procesos y de negocio fiable y, con ella, una toma de decisiones precisa.

La evolución de las industrias con la automatización inteligente

En el entorno empresarial actual, la automatización inteligente destaca como fuerza transformadora que está remodelando las industrias. Su impacto va más allá de la eficiencia operativa e incluye experiencias de cliente mejoradas y modelos de negocio innovadores. Diversas industrias aprovechan la automatización inteligente en sus procesos de transformación digital:

1. Finanzas y banca:
   • Automatización de tareas repetitivas: entrada de datos, procesamiento de transacciones e informes de cumplimiento.
   • Los bancos agilizan concesión de préstamos, solicitudes de tarjetas y detección de fraude para decisiones más rápidas y mejor servicio al cliente.
   • Las firmas de inversión utilizan algoritmos con IA para gestión de carteras y análisis de riesgo.
2. Sanidad:
   • Eficiencias en atención al paciente, tareas administrativas y facturación médica.
   • Chatbots con IA para consultas y citas, reduciendo tiempos de espera.
   • Empresas de facturación médica usan automatización inteligente para procesar reclamaciones más rápido y mejorar el ciclo de ingresos.
3. Fabricación y cadena de suministro:
   • Optimización de producción, inventarios y logística.
   • IA y robótica en líneas de montaje, control de calidad y reducción de paradas.
   • Seguimiento de envíos, previsión de demanda y optimización de almacenes.
4. Retail y e-commerce:
   • Transformación del engagement con el cliente, inventarios y cumplimiento de pedidos.
   • Chatbots y asistentes virtuales para soporte personalizado.
   • Precios dinámicos, recomendaciones de producto y optimización de inventarios.
5. Seguros:
   • Automatización del procesamiento de reclamaciones, underwriting y gestión de pólizas.
   • Algoritmos de IA para valoración de riesgo, liquidación de reclamaciones y detección de fraude.
   • Insurtechs que ofrecen productos innovadores (seguros por uso, cobertura bajo demanda).

La automatización inteligente trasciende fronteras sectoriales, impulsa la transformación digital y abre nuevas oportunidades de crecimiento e innovación. Combinando IA, machine learning y automatización robótica de procesos , las organizaciones pueden optimizar procesos, mejorar la toma de decisiones y ofrecer valor excepcional al cliente.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital es la adopción estratégica de tecnologías digitales para revolucionar procesos, operaciones y experiencias de cliente. Implica aprovechar IA, machine learning, cloud, análisis de datos y automatización para cambiar cómo operan las organizaciones y generan valor. Por ejemplo, una retailer puede adoptar e-commerce, CRM y analytics para mejorar la experiencia de compra y la gestión de la cadena de suministro; un fabricante puede automatizar producción, mantenimiento predictivo con IoT y supervisión remota. En esencia, la transformación digital permite innovar, optimizar la eficiencia y mantenerse competitivo.

¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

La RPA es una tecnología que automatiza tareas repetitivas y basadas en reglas imitando la interacción humana con sistemas y aplicaciones. Permite que robots de software ejecuten entrada de datos, extracción, cumplimentación de formularios y procesamiento de transacciones en varios sistemas sin intervención humana. Los bots RPA pueden ejecutar tareas más rápido, con mayor precisión y consistencia que las personas, aumentando la productividad y la eficiencia operativa.

¿Qué es la inteligencia artificial?

La IA es la simulación por sistemas informáticos de procesos de inteligencia humana: aprendizaje (adquisición de información y reglas), razonamiento (llegar a conclusiones) y autocorrección. Las aplicaciones incluyen sistemas expertos, NLP, reconocimiento de voz, visión artificial y algoritmos de machine learning. En el contexto de la automatización inteligente, la IA permite analizar datos, reconocer patrones, tomar decisiones y mejorar el rendimiento sin programación explícita, adaptándose a circunstancias cambiantes y optimizando procesos de forma autónoma.

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