Glacier Media Automatiza los Procesos de Facturas AP con docAlpha

docAlpha elimina la entrada manual de datos y el manejo de documentos, optimizando el enrutamiento, aprobación, entrada de transacciones y pagos a proveedores

El Desafío

Como Gerente de Sistemas de Finanzas y Contabilidad para Glacier Media, Inc., Sherri Kisser tenía la tarea de encontrar una mejor manera de manejar facturas de proveedores de una manera que escalara a medida que la empresa crecía.

Sin un sistema de gestión de documentos en su lugar que proporcionara capacidades de flujo de trabajo o automatización para codificar, hacer coincidir o enrutar facturas, el equipo de AP pasó mucho tiempo persiguiendo papel.

“Antes de automatizar el proceso, luchamos por escalar nuestras operaciones,” dijo Kisser, “Así que se volvió un poco loco a veces.”

Según Kisser, una clave para elegir la solución correcta de automatización de AP era la automatización de la entrada de datos y el manejo de documentos de una manera que fuera flexible, adaptable y fácil de implementar.

“La entrada doble de datos y la clasificación y manejo de documentos ralentizaron seriamente nuestros procesos,” dijo Kisser.

La Solución

Glacier Media eligió implementar la plataforma de transformación docAlpha , proporcionando automatización inteligente de procesos para la captura de datos de facturas en papel escaneadas o digitales de una manera que sucede automáticamente e invisiblemente como parte de un proceso directo.

docAlpha , desarrollado por Artsyl Technologies, se integra con sistemas ERP y EXM de una manera que permite a los proveedores enviar facturas por correo electrónico a un buzón monitoreado por el sistema. Las facturas en papel también pueden ser escaneadas por lotes y dirigidas a docAlpha para su procesamiento. No importa cómo llegue la factura, docAlpha encuentra y extrae automáticamente información como el número de factura, el monto y los detalles del proveedor, luego interactúa con otros sistemas comerciales para crear registros de transacciones, junto con una imagen digital de la factura.

Como parte de ese proceso, docAlpha puede hacer referencia cruzada de registros de proveedores ECM y/o ERP para asegurar que toda la información que extrajo sea correcta. Puede corregir automáticamente errores obvios, o enrutar cualquier excepción a un miembro del equipo de AP para revisión/resolución adicional.

Los Resultados

Según Kisser, fusionar las capacidades de docAlpha y DocLink ha ayudado a Glacier Media a lograr un nuevo nivel de control sobre sus procesos mientras aumenta la eficiencia.

“Realmente nos permitió recuperar más poder de compra,” dijo Kisser, “Nuestros tiempos de ciclo pasaron de semanas a días.”

Como resultado, el equipo de AP de Glacier Media ha podido continuar manteniéndose al día con las facturas de proveedores, incluso a medida que la empresa crece y el volumen/velocidad de facturas aumenta.