Cambie la regla 80/20 para capacitar a los empleados para que prioricen el trabajo significativo con la ayuda de la automatización de procesos inteligentes impulsada por IA.
En la era digital actual, las empresas dependen cada vez más de la tecnología para optimizar sus operaciones y los procesos administrativos no son una excepción. Estos procesos son fundamentales para el éxito de cualquier organización, pero pueden consumir mucho tiempo y recursos.
Afortunadamente, con la llegada del aprendizaje automático y la inteligencia artificial, las empresas pueden transformar estos procesos y hacerlos más eficientes, precisos y rentables.
Esta publicación de blog explorará cómo el aprendizaje automático y la inteligencia artificial pueden optimizar los procesos administrativos y generar un valor enorme para su negocio.
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En los negocios, las funciones administrativas, como las finanzas, los recursos humanos y la administración, a menudo pasan a un segundo plano frente a las actividades generadoras de ingresos. Sin embargo, las empresas ahora se están dando cuenta del potencial de las tecnologías de automatización, aprendizaje automático y inteligencia artificial (IA) para agilizar estos procesos, reducir errores y liberar tiempo valioso para que los empleados se concentren en tareas más estratégicas.
Primero, definamos el aprendizaje automático y la IA. El aprendizaje automático es un subconjunto de la IA que se basa en la idea de que las máquinas pueden aprender de los datos. Es un sistema que aprende de los datos y toma decisiones basadas en ese aprendizaje sin estar programado explícitamente.
Por otro lado, la IA se refiere a sistemas que pueden razonar, pensar y tomar decisiones de una manera similar o incluso superior a la de los humanos. Implica el diseño de algoritmos y sistemas que puedan realizar tareas que normalmente requieren inteligencia humana, como comprender el lenguaje natural y reconocer imágenes.
Entonces, ¿cómo se pueden aplicar estas tecnologías a las funciones administrativas? Un ejemplo son las finanzas, donde el software de automatización puede analizar datos financieros, identificar patrones y detectar anomalías que un ser humano podría pasar por alto. Esto puede conducir a informes financieros más precisos y eficientes y a una mejor toma de decisiones basada en una instantánea en tiempo real de la salud financiera de la empresa.
Otra área donde el aprendizaje automático y la IA pueden tener un impacto significativo es en Recursos Humanos, donde pueden automatizar tareas rutinarias como la selección de currículums, la programación de entrevistas y la incorporación de nuevos empleados. Esto puede liberar tiempo para que los equipos de recursos humanos se concentren en tareas de más alto nivel, como el compromiso de los empleados y la gestión del talento.
Además, el aprendizaje automático y la inteligencia artificial también se pueden utilizar para mejorar la gestión de la cadena de suministro. Por ejemplo, el análisis predictivo puede pronosticar la demanda, lo que permite a las empresas optimizar los niveles de inventario y reducir el desperdicio. Esto puede resultar en importantes ahorros de costos y una mayor satisfacción del cliente.
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La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) se utilizan cada vez más para transformar los procesos administrativos tradicionales. El uso de soluciones innovadoras de IA y ML permite a las empresas revolucionar sus operaciones y optimizarlas, reduciendo costos y mejorando la eficiencia.
Con los continuos avances tecnológicos, las soluciones de IA y ML son cada vez más fáciles de usar y más accesibles para las empresas. Esta sección explorará cómo la IA y el ML pueden mejorar los procesos administrativos.
La entrada de datos es un proceso necesario y que requiere mucho tiempo en muchas empresas. También es vulnerable al error humano, lo que conduce a errores costosos. El aprendizaje automático se puede utilizar para automatizar la entrada de datos permitiendo que el software aprenda de entradas pasadas y mejore la precisión de entradas futuras.
Combinado con la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Artsyl docAlpha, que se utiliza para escanear documentos y convertirlos en texto digital, el aprendizaje automático puede reducir significativamente el tiempo necesario para la entrada de datos y minimizar el riesgo de errores.
El fraude es una preocupación importante para muchas empresas, especialmente las del sector financiero. Con el aprendizaje automático, las organizaciones pueden detectar actividades fraudulentas con mayor precisión y velocidad.
La detección y prevención de fraudes es donde las tecnologías de IA y ML pueden beneficiarse enormemente. Los estafadores siempre están buscando formas de explotar las operaciones administrativas. Se pueden implementar soluciones de prevención de fraude basadas en aprendizaje automático en el entorno administrativo para detectar transacciones sospechosas y reducir el riesgo de fraude.
Los algoritmos de IA y ML permiten a los equipos de detección de fraude identificar patrones que los humanos no pueden detectar, lo que los convierte en una herramienta valiosa para detener actividades fraudulentas. Los algoritmos de aprendizaje automático pueden analizar grandes cantidades de datos e identificar patrones indicativos de fraude, como transacciones inusuales, apropiaciones de cuentas y comportamientos sospechosos. Esto significa que las empresas pueden actuar rápidamente para prevenir el fraude y minimizar las pérdidas asociadas al mismo.
Procesar facturas es una tarea que requiere mucho tiempo para muchas empresas y puede ser propenso a errores como pagos duplicados o datos incompletos. El aprendizaje automático puede automatizar el procesamiento de facturas extrayendo datos de las facturas, verificando la información y cotejándola con órdenes de compra y contratos. Esto puede reducir significativamente el tiempo necesario para el procesamiento de facturas y liberar al personal para que pueda centrarse en tareas de mayor valor.
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El análisis predictivo utiliza algoritmos estadísticos y aprendizaje automático para identificar patrones y predecir eventos futuros.
En el contexto de los procesos administrativos, el análisis predictivo puede pronosticar la demanda, predecir los niveles de inventario y optimizar los programas de producción. Esto puede ayudar a las empresas a operar de manera más eficiente, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente.
Los procesos administrativos, como la entrada y gestión de datos, son partes esenciales pero que requieren mucho tiempo de las operaciones comerciales. Con el uso de soluciones basadas en IA y ML, estos procesos se pueden optimizar para minimizar errores y mejorar la precisión y la velocidad.
Las técnicas de análisis de datos y los algoritmos de automatización pueden mejorar significativamente las operaciones administrativas, especialmente las tareas que requieren un uso intensivo de datos.
También se están utilizando soluciones basadas en inteligencia artificial para mejorar la experiencia del cliente en el entorno administrativo. Los chatbots y los asistentes virtuales pueden hacerse cargo de las tareas de atención al cliente inicial para brindar atención al cliente instantánea y personalizada. Estos chatbots se basan en algoritmos de aprendizaje automático, que les permiten aprender y mejorar con el tiempo.
Con la capacidad de trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana, los chatbots mejoran significativamente el servicio al cliente. Los chatbots son asistentes virtuales impulsados por inteligencia artificial que pueden comunicarse con los clientes y brindar soporte en tiempo real. En los procesos administrativos, los chatbots pueden responder las consultas de los clientes, proporcionar actualizaciones de pedidos y resolver problemas. Esto puede ayudar a las empresas a mejorar la satisfacción del cliente y reducir la carga de trabajo del personal de servicio al cliente.
El uso de tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático también puede automatizar muchos procesos administrativos. Esta automatización puede aumentar la eficiencia operativa al reducir el tiempo dedicado a tareas críticas y mundanas. La automatización puede ayudar a ahorrar tiempo y gestionar costos, permitiendo a las organizaciones centrarse en actividades de mayor valor agregado.
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La IA y el ML son conjuntos de herramientas potentes para transformar y mejorar las operaciones administrativas. Las tecnologías pueden agilizar el procesamiento de documentos, optimizar la gestión de datos, mejorar el servicio al cliente, aumentar la detección y prevención de fraudes y automatizar procesos, aumentando la eficiencia, reduciendo costos y mejorando la productividad. Al invertir y adoptar estas tecnologías emergentes, las organizaciones pueden obtener una ventaja competitiva en sus industrias.
A pesar de los beneficios potenciales, la implementación del aprendizaje automático y la inteligencia artificial en las funciones administrativas no está exenta de desafíos. Las empresas deben tener acceso a datos limpios y relevantes y a la experiencia para desarrollar e implementar estos sistemas. Además, existen preocupaciones en torno a la privacidad de los datos, la seguridad y el posible impacto en el empleo.
Haga clic en cualquier artículo de prensa comercial o empresarial de estos días y creerá que el futuro de ciencia ficción de la inteligencia artificial ha llegado. Profundice un poco más y observe cómo las empresas líderes están automatizando tareas aburridas y rutinarias para operaciones administrativas, como cuentas por pagar, facturas de proveedores o procesamiento de pedidos de ventas de clientes. Se podría concluir que el futuro ya lleva aquí un tiempo.
Las empresas que han adoptado la automatización para gestionar aprobaciones de facturas de proveedores, pagos y procesamiento de pedidos de ventas manuales e ineficientes ya no son vanguardistas. Sin embargo, siguen siendo una minoría. Esto está cambiando rápidamente y este tipo de procesos administrativos están marcando el camino.
Los argumentos a favor de adoptar la automatización para estos procesos rutinarios y repetibles están bien establecidos, y su implementación se ha vuelto más fácil y rentable. Las empresas que dependen de plataformas de automatización de procesos inteligentes como docAlpha de Artsyl emplean el aprendizaje automático para "leer" un documento con una precisión cada vez mayor al registrar las interacciones con operadores humanos en lugar de depender de definiciones codificadas para varios tipos y formatos de documentos.
Estas soluciones a menudo incluyen todo lo necesario listo para usar, sin necesidad de codificación personalizada. Como resultado, los plazos de implementación pueden medirse en semanas en lugar de meses. Un retorno de la inversión en 6 a 12 meses no es infrecuente.
Aun así, es necesario “enseñar” a estos sistemas totalmente automatizados a caminar antes de que puedan correr. Los miembros actuales del personal de AP y los líderes financieros deben participar en la definición de los procesos que deben ejecutar estos “robots”. Una vez que estos sistemas están implementados, generalmente hacen un trabajo fantástico al automatizar la rutina, al mismo tiempo que marcan excepciones para que sean revisadas y manejadas por sus compañeros de trabajo humanos. A medida que surge un patrón para las excepciones y cómo manejarlas, estas “excepciones” también se pueden gestionar como parte de la rutina.
Al mismo tiempo, los sistemas inteligentes y automatizados de hoy en día pueden extraer información significativa de fuentes de datos no estructurados, como facturas, cotizaciones o formularios de pedido, de una manera que brinde mayor visibilidad al personal humano y a los gerentes sobre el impacto del proceso en el negocio.
En el caso de las cuentas por pagar, esto permite a los gerentes financieros tener acceso a informes de acumulación más oportunos y una mayor capacidad para monitorear y controlar el flujo de efectivo. Hoy en día, estas decisiones comerciales permanecen en manos de profesionales experimentados y calificados que están más capacitados para tomar decisiones impactantes gracias a los procesos automatizados.
Hoy en día, la automatización de procesos carece de la precisión y confiabilidad para extenderse completamente a la toma de decisiones humana. Pero SÍ permite a los humanos elevar sus roles desde los de ingresadores de datos y barajadores de papel hasta asumir roles de analistas, algo que los sistemas de inteligencia artificial aún no han logrado por completo.
En un artículo reciente de la revista Wired, se citó a Eden Shochat, socio de Alephe VC, escribiendo:
"La IA... tiene que ser perfecta, y la mayoría de los proyectos de ingeniería de software no son perfectos. A diferencia de un puente que no se puede hacer en un 90 por ciento, el software puede ser "suficientemente bueno". En software... el 80 por ciento inicial de la recompensa tiene un costo del 20 por ciento. El 20 por ciento restante de la recompensa requeriría el 200 por ciento del costo y el tiempo".
En ese 20% restante, encontramos el coste/beneficio de los trabajadores humanos sobre sus homólogos robóticos. También es donde los empleados obtienen la mayor satisfacción de su trabajo: cuando toman decisiones significativas e impactantes.
Darle la vuelta al modelo actual y liberar a los empleados para que dediquen la mayor parte de su tiempo a un trabajo significativo es la verdadera promesa que la automatización de procesos está preparada para cumplir.
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El auge del aprendizaje automático y la inteligencia artificial en las funciones administrativas tiene el potencial de revolucionar la forma en que operan las empresas. Al automatizar tareas rutinarias y proporcionar información valiosa, estas tecnologías pueden ayudar a mejorar la eficiencia, reducir errores y liberar tiempo valioso para que los empleados se concentren en tareas más estratégicas.
En última instancia, la implementación exitosa de estas tecnologías dependerá de la capacidad de una empresa para recopilar y analizar datos relevantes y su voluntad de invertir en el desarrollo y la implementación de estos sistemas. Con el enfoque correcto, el aprendizaje automático y la inteligencia artificial pueden ayudar a las empresas a seguir siendo competitivas en un mercado cada vez más complejo y desafiante.
El aprendizaje automático y la inteligencia artificial están revolucionando la forma en que las empresas abordan los procesos administrativos. Al automatizar la entrada de datos, detectar fraudes, procesar facturas, proporcionar análisis predictivos y utilizar chatbots para el servicio al cliente, las empresas pueden optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar la calidad de sus servicios.
Si desea mantenerse por delante de la competencia y construir un negocio más eficiente y eficaz, es hora de aprovechar el poder del aprendizaje automático y la inteligencia artificial. Para saber cómo sus empleados pueden realizar un trabajo más significativo y respaldar mejor los objetivos estratégicos corporativos, comuníquese con su representante de Artsyl Technologies.
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