Tendencias en automatizacion de
procesos de cuentas por pagar
Hoy en EE.UU., las innovaciones en automatizacion inteligente de procesos estan llamadas a transformar el mercado de pagos B2B de 22 billones de dolares. La posibilidad de automatizar el manejo documental, la entrada de datos y el procesamiento de transacciones de forma flexible e inteligente, sin depender de enormes equipos de TI o desarrollo, hace cada vez mas dificil asumir costes y riesgos de procesos analogicos y manuales.
Sin embargo, procesos manuales y enfoques analogicos siguen siendo mayoria. Mas de un tercio (36%) de las empresas estadounidenses aun gestiona facturas en papel a mano. Casi la mitad (47%) depende de flujos manuales para codificacion y aprobacion. Y casi otra mitad (49%) sigue pagando con cheque en papel.
Eso esta cambiando: las empresas pueden dar un salto desde tecnologia y procesos de otra epoca hacia lo que ofrece la era de la informacion: automatizacion inteligente de procesos, machine learning, software low code e integracion flexible como servicio.
Que las encuestas sectoriales muestren que el 44% de los negocios quiere anadir automatizacion a cuentas por pagar indica que la brecha se cierra y mas empresas buscaran agilizar e innovar atacando procesos de alto volumen y alto coste que antes se aceptaban como coste inevitable.
Al automatizar procesos como cuentas por pagar, se puede lograr ROI rapido con plataformas de automatizacion inteligente de procesos que, segun estudios, pueden reducir costes de procesamiento hasta en un 81% y acortar ciclos hasta en un 71%.
En el mundo analogico y manual, los ciclos de AP suelen medirse en meses y el procesamiento de facturas a menudo abarca de 30 a 90 dias. Con un enfoque automatizado puede reducirse a menos de una semana, tanto si los proveedores siguen en papel como si ya son digitales.
Esos ciclos se acortan al permitir escanear facturas en lote sin clasificarlas y categorizarlas antes. Las soluciones de automatizacion inteligente de procesos han avanzado mucho para que los equipos de AP digitalicen rapido sin escanear por proveedor ni por tipo de documento. El sistema suele absorber alrededor del 80% de lo que recibe con la configuracion inicial. Y en lugar de definir manualmente cada documento nuevo, puede aprender al vuelo con una sola indicacion del responsable del proceso y aplicarla al resto.
Este enfoque de aprendizaje automatico es parte de lo que hace “inteligentes” las nuevas herramientas de automatizacion de AP, frente a flujos solo basados en reglas y mucho mas dependientes de TI y desarrollo.
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El manejo documental es solo media ecuacion. Una vez que un sistema IPA de facturas ha digitalizado e identificado un documento como factura, puede localizar y validar toda la informacion de transaccion relacionada: datos de proveedor, importes por linea, numeros de PO y de factura, etc. Puede validarlo integrando registros del ERP de forma flexible y facil de mantener.
Automatizar esos pasos es lo que acorta ciclos, junto con eliminar errores de forma proactiva y marcar excepciones, lo que dispara costes de procesamiento y expone a la empresa a riesgos en relacion con proveedores y cumplimiento.
Los estudios muestran que las empresas estan reaccionando. En esta decada es probable que la mayoria pase a soluciones de automatizacion inteligente y los rezagos se conviertan en una minoria cada vez mas pequena.
No solo el caso de negocio por ROI es convincente: la experiencia de emprender este camino ha mejorado mucho. Quiza el obstaculo cultural de mantener el statu quo ya se ha superado: ahora cuesta mas aferrarse al pasado que abrazar el futuro.
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