Tomar las decisiones correctas con automatización inteligente
Tomar buenas decisiones solo es posible cuando se dispone de la información adecuada. La entrega puntual de productos y servicios también depende de contar con datos correctos. Partiendo de esta base, podemos afirmar que las empresas deben invertir tanto en infraestructuras para acceder a información fiable como en el desarrollo de productos. Sin embargo, este aspecto no ha sido prioritario para muchas organizaciones por una razón principal: la mayoría sigue anclada en procesos en papel, especialmente en actividades críticas.
Los procesos basados en papel son ineficientes. Cuando se trabaja con documentos físicos, la gestión de la información se vuelve prácticamente imposible. Documentar es una tarea lenta y laboriosa, que además requiere equipos numerosos para clasificar, archivar y mantener los expedientes al día.
La documentación es importante en cualquier ámbito, pero resulta especialmente crítica cuando se deben cumplir normas estrictas de cumplimiento asociadas a leyes gubernamentales, fiscales o de auditoría. Existen múltiples requisitos legales para la captura, archivo y documentación de registros con el fin de garantizar un alto nivel de cumplimiento. Algunos ejemplos típicos en los que la captura de documentos es indispensable incluyen:
La captura exacta y oportuna de los registros ayuda a las empresas a establecer un proceso de toma de decisiones sólido y a evaluar políticas corporativas o gubernamentales basándose en hechos y no en suposiciones.
Con todo lo anterior, la gran incógnita para muchas compañías es: ¿por dónde empezar? Toda empresa desea implantar prácticas de primer nivel que garanticen una buena gestión de recursos y finanzas. Pero, ¿cómo se construye una infraestructura para el gobierno de datos y documentos, y para el seguimiento de procesos basados en documentación? La respuesta está en la automatización, y en concreto en la automatización inteligente .
La captura de datos empresariales o gubernamentales es mucho más sencilla con una herramienta de automatización inteligente de procesos. Pensemos en un software de cuentas por pagar basado en una plataforma de automatización inteligente de procesos para optimizar la facturación de proveedores. Esta solución incorpora capacidades de transformación digital como captura inteligente de documentos, automatización de procesos de negocio, automatización robótica de procesos, IA y machine learning, etc., que permiten tanto capturar como procesar los datos de los documentos.
La captura inteligente de documentos utiliza potentes tecnologías de OCR/ICR y machine learning para clasificar y extraer datos de las facturas de proveedor. A esos datos se les asigna un flujo de trabajo específico, acorde con los requisitos de negocio; esta automatización de workflows aplicada a los datos extraídos incluye la validación frente a bases de datos maestras y los pasos de aprobación. Al integrar la solución de automatización inteligente para funciones basadas en documentos con aplicaciones clave como ERP, ECM o software contable, los datos aprobados se envían automáticamente a estos sistemas para su análisis y uso posterior.
Una solución de automatización inteligente de procesos ayuda a capturar datos empresariales o institucionales desde cualquier lugar, lo que la convierte en una herramienta idónea para registrar información en una única plataforma. Además de reducir el riesgo de brechas o mala gestión de datos, la solución garantiza que la información dentro del ecosistema de la empresa permanezca registrada en todo momento.
En el caso de las operaciones de cuentas por pagar, la automatización inteligente permite capturar al instante todas las facturas de proveedor, reduciendo al mínimo el riesgo de facturas perdidas, dañadas o que no llegan a procesarse, como podría ocurrir con documentos en papel.
Conocer el estado de las finanzas es esencial para una buena administración corporativa y financiera. Al garantizar que todos los datos se registran desde el primer momento, la automatización inteligente de procesos elimina muchos de los casos de mala gestión de información crítica. La solución proporciona datos verificados sobre los que se pueden tomar decisiones correctas.
Los datos y la toma de decisiones van de la mano. Si la información es inexacta, aumentan las posibilidades de tomar decisiones equivocadas y de embarcarse en planes de negocio o políticas públicas erróneas.
Invierta en una herramienta de automatización inteligente de procesos para garantizar a su empresa un proceso de toma de decisiones sólido y una trayectoria de crecimiento adecuada a largo plazo.
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