Optimizar el procesamiento documental en cuentas por pagar

Primero veremos que implica exactamente la contabilidad y la teneduria de libros para entender el tiempo, la mano de obra y los costes involucrados. Asi tendremos una imagen clara de por que, de hecho, ayuda optimizar cuentas por pagar con automatizacion inteligente de procesos.

Teneduria de libros: En su forma mas basica consiste en anotar o registrar en un libro las operaciones cotidianas o periodicas de la empresa. Suele llamarse libro diario: es un registro cronologico de compras, pagos y cobros en efectivo. Las operaciones que mueven flujos de caja hacia dentro y fuera de la empresa se anotan en el diario. El paso siguiente suele ser trasladar importes del diario al libro mayor, normalmente por categorias como ventas, prestamos, gastos, etc. El libro mayor es el registro oficial de las operaciones. Los saldos de las cuentas se presentan en columnas de debe y haber: la suma de los debe debe coincidir con la suma del haber segun todas las operaciones del periodo. Si no cuadran, hubo un error en el diario y hay que revisar si fue un fallo en la captura inicial, un duplicado, una transaccion omitida o el detalle tipico de una factura faltante o un cargo no registrado al momento si la compra fue a credito.

Cuadrar los libros, o el balance de comprobacion, puede llevar mucho tiempo por la dificultad de volver a validar cada asiento. Mientras el diario muestra solo el importe de la operacion, el mayor registra saldo antes y despues, como en un extracto bancario. Con esto gran parte del trabajo contable esta hecho. La siguiente etapa es la contabilidad financiera.

Contabilidad: Las transacciones registradas en el diario se resumen en estados financieros, en particular el balance. Ya vimos el registro de debe y haber en dos columnas: es la partida doble. Las normas suelen exigir registro por devengo: los gastos se cargan al devengar, no solo al conciliar; los ingresos al haber cuando se confirma el pedido, no solo al cobrar. Los estados muestran el capital de trabajo (activos menos pasivos) y los flujos de caja en el periodo. Normalmente los pasivos corrientes figuran como cuentas por pagar y los activos como cuentas por cobrar . La liquidez (efectivo disponible para cubrir pasivos corrientes y compras futuras) es clave para la continuidad; los estados informan mucho sobre liquidez y trayectoria plausible.

Lo dificil es el nivel de revision, diligencia y captura de datos acotada en el tiempo, y el control de procesos, que exige mantener un calendario solido de cuentas por pagar y contabilidad de forma regular si todo se hace a mano.

Por suerte, la automatizacion inteligente de procesos (IPA) y las tecnologias de transformacion digital han agilizado tanto las operaciones documentales y laborales de cuentas por pagar que hoy solo debera intervenir si el sistema encuentra una excepcion en el procesamiento directo de facturas y se requiere su aprobacion para seguir.

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Un fabricante solia dedicar horas de personal cualificado a la captura de datos y al procesamiento de facturas: unos 8.000 a 9.000 paginas al mes. Con la plataforma de transformacion Artsyl docAlpha para automatizacion de facturas de CxP, la empresa redujo el tiempo de facturacion de semanas a dias y consiguio ahorrar el equivalente al trabajo de cuatro empleados a tiempo completo. Lea el caso para ver lo efectivo que puede ser una suite de IPA para su negocio: artsyltech.com/s/e8z .

El software de automatizacion de facturas de CxP, sobre una plataforma IPA, aplica tecnologias de transformacion digital para procesar facturas desde el perimetro de la organizacion. Los bots de IPA usan IA, aprendizaje automatico y otras tecnicas avanzadas para capturar, clasificar, extraer, validar, verificar y aprobar datos y documentos antes de exportar el resultado al ERP u otra aplicacion. Gran parte de las tareas descritas en teneduria y contabilidad queda automatizada y sin intervencion manual, con menos errores, mas precision y mas velocidad.

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