AP y tesoreria: alianza para el exito
En finanzas, la colaboracion suele quedar por debajo de lo que podria o deberia ser para lograr resultados optimos. En AP y tesoreria, ambos grupos a menudo se centran en sus propias funciones con poca colaboracion.
Aunque AP y tesoreria gestionan y controlan la caja en la organizacion, sorprendentemente muchas veces trabajan en silos. Con frecuencia esa situacion es la norma y no la excepcion.
A menudo, que estos grupos sigan separados responde a funciones muy acotadas y a diferencias culturales tradicionales. Esas barreras virtuales se refuerzan con tecnologia distinta, sistemas distintos o formas distintas de gestionar e informar datos.
Hoy la tecnologia y la automatizacion inteligente de procesos ofrecen derribar esas barreras, lograr mas transparencia de procesos y acceso mas oportuno a datos que benefician a ambos. La automatizacion inteligente da mas visibilidad de datos para gestionar procesos financieros de back office; a la vez crea espacio para que tesoreria y finanzas reenfoquen esfuerzos en planificacion, presupuesto, optimizacion de flujos y colaboracion.
Aplicada a cuentas por pagar, la automatizacion inteligente abre colaboracion interdepartamental mas amplia en torno a optimizacion de caja y mitigacion de riesgos.
Los profesionales de tesoreria suelen ser muy analiticos. Priorizan maximizar rendimientos y exponer o mitigar riesgos. Por ello a veces tienen mas visibilidad ante la direccion que sus contrapartes de finanzas mas operativas, lo que puede generar tension cultural dentro del equipo financiero.
Cuentas por pagar, en cambio, suele verse como centro de coste. Culturalmente el analisis pasa a segundo plano frente al proceso. Eficiencia y precision definen un AP bien gestionado. Metas y KPIs suelen basarse en tiempos de ciclo de factura o facturas procesadas por empleado.
A menudo los procesos manuales de AP obligan a dedicar la mayor parte del tiempo a tareas como teclear datos, imprimir cheques y preparar sobres, pese a su ineficiencia. Recopilar datos de pago a proveedores por telefono en lugar de contrastarlos en sistemas y gestionar excepciones o errores ocupa gran parte del dia. No es extrano que en esos entornos tesoreria se perciba como mas valor anadido que cuentas por pagar. Pero no tiene que ser asi.
El equipo de cuentas por pagar colabora de forma proactiva con tesoreria cuando la automatizacion cubre el trabajo repetible y predecible. Manejo documental, clasificacion y escaneo, captura de datos y flujos de aprobacion pueden automatizarse. Asi AP dedica mas tiempo a colaborar para optimizar flujo de caja: descuentos por pronto pago, evitar recargos por mora y la caja pasan al centro, en lugar de solo emitir pagos para cumplir plazos.
Cuando AP se centra en volumen de salida y en pagar rapido, pierde la oportunidad de aportar a metas financieras mayores. En lugar de priorizar solo velocidad, puede priorizar la salud financiera de la empresa, trabajando con tesoreria para optimizar caja y costes de forma coherente con el negocio.
Tesoreria puede pedir que AP procese pagos de modo que maximice flujo de caja y aproveche saldos que generan interes positivo, o que minimice intereses sobre lineas de credito.
Juntos, ambas ramas pueden asegurar que los pagos salgan en el momento que mas sentido tenga para el negocio. En ese entorno colaborativo suben el rol y la reputacion de ambos equipos y todos ganan.
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