Intelligent Process Automation | Disponibilidad de datos para Microsoft Dynamics 365

¿Cuánto tiempo dedica a ingresar datos en Microsoft Dynamics 365? Si su respuesta da a entender que es lo único que hace durante la mayor parte de su jornada laboral, ¡hay un problema! Aunque a las empresas les lleva un tiempo planificar e implementar una estrategia digital para mantenerse a la altura de la competencia, no modernizar el ingreso y el procesamiento de datos puede obstaculizar no solo los esfuerzos de digitalización, sino también estancar el crecimiento a nivel operativo.

El crecimiento puede medirse en términos de ventas e ingresos, pero también en términos de tasas de retención y rotación de empleados. El compromiso de los empleados en la oficina desempeña un papel fundamental en la creación de equipos exitosos capaces de asumir proyectos complejos. Si su personal calificado tiene que recurrir a tareas de ingreso de datos tediosas y repetitivas, está allanando el camino para una rotación constante. Otro factor fundamental que determina el crecimiento es el servicio al cliente. Incluso con un software ERP/CRM extraordinario como Microsoft Dynamics 365, si no puede aprovecharlo plenamente para agilizar el servicio al cliente debido al tiempo que dedica a clasificar, archivar e ingresar datos, no está logrando una verdadera transformación digital.

Microsoft Dynamics 365 es muy eficaz para mejorar el servicio y las relaciones con los clientes. Pero, antes de poder gestionar cualquier negocio en el CRM, los usuarios tienen que ingresar en él los pedidos de venta y los documentos relacionados con los pedidos de los clientes. Archivar, clasificar e ingresar los datos de cientos de facturas y pedidos de venta de forma periódica consume mucho tiempo y esfuerzo de los trabajadores calificados. Además, más allá del simple ingreso de los datos de las transacciones, es necesario validar esos datos, por ejemplo, que los datos del proveedor o del cliente y el total de la factura sean correctos, y obtener la aprobación de un gerente para los pagos o el cumplimiento de los pedidos. Cualquier error en el camino podría retrasar todo el proceso, así como la disponibilidad de los datos en Microsoft Dynamics 365.

Algunos de los errores comunes en el procesamiento manual de facturas de proveedores y pedidos de venta, que se indican a continuación, podrían frenar seriamente el avance del negocio:

Ingreso incorrecto de datos: errar es humano. Pero, cuando se trata de tareas críticas como el procesamiento de pedidos de venta de los clientes, esto podría generar costos considerables de repetición del trabajo y de reprocesamiento, sin mencionar la confusión sobre dónde exactamente se cometió el error en el ingreso de datos y la complejidad de rastrear el proceso para localizarlo.

Duplicación de datos: entre los cientos de facturas que se procesan cada semana, ¿cómo saber si no ha gestionado ya una factura concreta y la ha enviado para su aprobación? La duplicación de datos literalmente paraliza el procesamiento de facturas o pedidos, lo que retrasa la disponibilidad de los datos en los ERP/CRM.

Baja moral de los empleados: trabajar en algo nuevo o incluso desafiante siempre resulta emocionante. Con tareas repetitivas como el ingreso de datos, se instala una monotonía difícil de superar. Los empleados suelen sufrir de baja autoestima y falta de entusiasmo cuando se les asigna el mismo trabajo tedioso día tras día. Basta decir que, si los empleados pierden la motivación en el trabajo, la productividad se resiente naturalmente.

Automatizar las tareas críticas de back-office en AP/AR garantiza la entrega constante de datos de transacciones precisos a Microsoft Dynamics 365. La automatización inteligente de procesos combina RPA, captura inteligente de datos, IA, aprendizaje automático (ML) y automatización de procesos de negocio (BPA) para realizar el procesamiento directo de facturas de proveedores y pedidos de venta. Se necesita poca intervención manual cuando cuenta con una automatización inteligente que se encarga de sus tareas críticas, lo que significa menos errores o ninguno.

En la era de la transformación digital, en la que los datos rigen los procesos de negocio, resulta útil contar con un mecanismo inteligente adecuado para generar y procesar esos datos para su uso empresarial. La automatización inteligente de procesos lo logra.