Automatización de CxP y servicios compartidos
Según una encuesta reciente del Institute of Financial Operations (IFO), los procesos de cuentas por pagar han ganado complejidad año tras año y la mayoría de las empresas esperan que esta tendencia continúe. Buena parte de esta complejidad viene de la diversidad de canales por los que los proveedores envían facturas y de la diversidad de ERPs y otros sistemas donde se gestionan datos y documentos de facturas.
Para hacer frente a estos retos, muchas corporaciones han optado por organizaciones de servicios compartidos (SSO). En un entorno de servicios compartidos, funciones como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y recursos humanos se centralizan y estandarizan, y los sistemas se consolidan, de modo que los procesos se simplifican, son más eficientes y más baratos de ejecutar.
Sin embargo, según la encuesta del IFO, la mayoría de las organizaciones perciben las SSO como una (aunque no la única) fuente de mayor complejidad en sus procesos de CxP.
Ante el aumento continuo de la complejidad de los procesos de CxP, las organizaciones de servicios compartidos tendrán que apoyarse en la automatización de cuentas por pagar, respaldada por tecnología de proceso inteligente, para seguir simplificando operaciones y demostrar valor continuo a sus clientes.
Estas son cuatro formas en que la automatización de CxP puede ayudar a las SSO a optimizar aún más las operaciones y aportar valor a sus clientes.
Según el IFO, recibir facturas por múltiples canales fue el factor que más contribuyó a la complejidad de los procesos de CxP. Hoy, la mitad de las facturas llegan en papel; un tercio por correo electrónico; un 19 % por EDI; seguido de XML (7 %) y fax (5 %). Depender de procesos manuales para gestionar tantos canales solo permite un cierto nivel de eficiencia. Las plataformas de proceso inteligente que usan tecnología de captura inteligente pueden clasificar, archivar e indexar automáticamente documentos de cualquier canal.
Estas plataformas, como la plataforma de proceso inteligente docAlpha de Artsyl y la aplicación InvoiceAction, pueden identificar tipos de documento, extraer datos relevantes de facturas en papel escaneadas y digitales y automatizar el matching 3/4 vías y el tratamiento de excepciones según procesos de CxP estandarizados.
Mayor complejidad en las facturas de CxP puede traducirse en mayores costes para las organizaciones de servicios compartidos, ya sea en menores beneficios o en menor competitividad de precios.
Para seguir aumentando la eficiencia, las SSO necesitan conocer la productividad del personal y la efectividad de cada paso del proceso de facturas de CxP: captura de datos, clasificación, extracción, validación y tiempo medio de procesamiento por factura.
La automatización del proceso de CxP optimiza la eficiencia de cada paso del proceso de compra a pago y ofrece informes y análisis en tiempo real de los tiempos de ciclo, lo que permite mejorar continuamente el proceso y eliminar cuellos de botella.
Según The Hackett Group, la automatización de CxP permite capturar hasta siete veces más en descuentos por pago anticipado (en porcentaje del gasto) que con procesos manuales. Las soluciones automatizadas de CxP muestran el DSO (días de ventas pendientes de cobro) y la posición de caja en una sola vista, ayudando a los CFO a decidir cuándo conviene que salga efectivo de la empresa. El acceso puntual a esta información mejora las decisiones de capital circulante, la visibilidad de tendencias del ciclo de conversión de caja, días de pagos pendientes y DSO, y da más poder en la negociación de contratos.
Las organizaciones de servicios compartidos tienen requisitos de auditoría y cumplimiento muy diversos. Poder acceder al instante a imágenes y datos de facturas procesadas facilita cumplir requisitos de cumplimiento cada vez más complejos. La automatización aporta visibilidad en cada etapa del proceso de CxP: recepción, validación, aprobación y contabilización.
Con soluciones automatizadas de CxP, los gestores tienen visibilidad en tiempo real del estado de aprobación de facturas y resolución de excepciones, e informes de auditoría de cada revisión, edición o aprobación. Las SSO pueden usar información histórica y actual para localizar el origen de excepciones o cuellos de botella; tomar acciones manuales o basadas en reglas (aprobación, escalado) y ajustar las funciones del personal para optimizar el rendimiento.
Esta mayor visibilidad también permite a los CFO evaluar la salud financiera de la organización, mejora la toma de decisiones de tesorería y aporta a los equipos de compras datos sobre patrones y tendencias de gasto para negociar con proveedores.
Artsyl Technologies es patrocinador y expositor en Shared Services & Outsourcing Week en Orlando, 6-7 de marzo. Nuestro stand está junto a la entrada noroeste del pabellón.
Visítenos en el evento o contacte con su representante de Artsyl para conocer cómo la tecnología de proceso inteligente puede impulsar la automatización de CxP y la eficiencia de su empresa y de sus clientes.
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