¿Qué es Microsoft SharePoint? Introducción a SharePoint
Sumérjase en definiciones, mejores prácticas y consejos de expertos para sacar el máximo partido a esta potente plataforma de colaboración.
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Cuando se trata de gestionar bibliotecas de documentos y colaborar con compañeros, SharePoint es una herramienta muy popular entre empresas de todos los tamaños. No es de extrañar: combina flexibilidad, facilidad de uso y un conjunto sólido de funciones. Pero, ¿qué es exactamente SharePoint? En esta guía veremos qué es Microsoft SharePoint y por qué resulta tan útil.
Microsoft SharePoint es una herramienta potente que ayuda a empresas de todos los tamaños a mejorar la colaboración, agilizar flujos de trabajo y aumentar la productividad. En esta guía nos centraremos en formas concretas en las que MS SharePoint aporta valor en el contexto empresarial:
Es evidente que SharePoint puede convertirse en una pieza clave para las empresas que quieren mejorar la colaboración, simplificar procesos y aumentar la productividad. Ofrece una ubicación central para la gestión documental, mejora la comunicación, automatiza flujos y refuerza seguridad y cumplimiento. Veamos cómo sacarle el máximo partido.
Lleve su productividad al siguiente nivel aprovechando todo el potencial de los conectores de SharePoint. Conecte sus aplicaciones y datos con docAlpha, agilice flujos de trabajo y colabore de forma más eficaz que nunca.
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SharePoint es una plataforma web desarrollada por Microsoft que actúa como sistema de gestión de contenidos (CMS) y herramienta de colaboración para empresas. Permite compartir documentos, gestionar proyectos y automatizar procesos. SharePoint funciona como un hub central en el que los empleados almacenan y comparten archivos, colaboran en proyectos y se comunican en tiempo real con sus equipos.
SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión documental basada en la web y desarrollada por Microsoft. Permite a las organizaciones crear, gestionar y compartir contenido, documentos e información desde una ubicación central.
Microsoft SharePoint ofrece un amplio abanico de funciones y capacidades, como almacenamiento y gestión de documentos, colaboración entre equipos, automatización de flujos de trabajo, inteligencia de negocio, funcionalidades sociales y motor de búsqueda.
MS SharePoint puede desplegarse localmente o en la nube, y lo utilizan empresas de todos los tamaños y sectores para mejorar la productividad, optimizar procesos y reforzar la comunicación dentro de los equipos y entre departamentos.
Microsoft SharePoint permite almacenar todos los documentos en un solo lugar, lo que facilita su búsqueda y gestión. Puede crear bibliotecas de documentos, personalizar metadatos y permisos y usar control de versiones para garantizar que todos trabajen con la versión correcta. Pero SharePoint ofrece mucho más. Entre sus ventajas clave se encuentran:
SharePoint proporciona herramientas para que los equipos colaboren y trabajen de forma más eficiente. Puede crear sitios de equipo, compartir calendarios, usar mensajería instantánea y videoconferencias, así como crear wikis y blogs internos.
SharePoint le permite automatizar procesos y flujos de trabajo empresariales, facilitando la gestión de tareas y aprobaciones. Con un diseñador visual, puede crear flujos personalizados y automatizar tareas como la aprobación de documentos, la publicación de contenido o el procesamiento de formularios.
SharePoint incluye herramientas potentes de BI, como Excel Services o Power BI, que permiten crear paneles interactivos, informes y visualizaciones. Estas herramientas ayudan a tomar mejores decisiones basadas en datos.
SharePoint incorpora un motor de búsqueda avanzado que facilita encontrar la información necesaria. Puede buscar documentos, personas, sitios y otros contenidos, y utilizar filtros y navegación facetada para refinar resultados.
En resumen, Microsoft SharePoint ofrece una plataforma integral para gestionar documentos, colaborar con equipos, automatizar procesos y obtener insights a partir de los datos.
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A lo largo de los años se han lanzado varias versiones de SharePoint. Este es un resumen de su evolución:
Además de las versiones locales, Microsoft ofrece SharePoint Online, la versión en la nube incluida en Microsoft 365.
SharePoint Online está disponible en distintos planes de precios, entre ellos:
El precio de cada plan varía según el número de usuarios y el nivel de funcionalidades y soporte incluidos.
Microsoft SharePoint ofrece múltiples ventajas para las organizaciones, entre ellas:
Mejor colaboración: los equipos pueden colaborar en proyectos y compartir información, mejorando la comunicación y la coordinación.
Mayor productividad: gracias a la gestión documental, flujos de trabajo y listas de tareas, las empresas pueden simplificar procesos y trabajar de forma más eficiente.
Mejor gestión del conocimiento: al almacenar y compartir conocimiento, SharePoint permite encontrar y reutilizar la información con mayor facilidad.
Más seguridad: incluye permisos basados en roles, cifrado de datos y autenticación multifactor para proteger la información sensible.
Escalabilidad: SharePoint puede manejar grandes volúmenes de datos y usuarios, adaptándose a organizaciones de cualquier tamaño.
Integración con otras herramientas de Microsoft: se integra con Office 365, Teams, Power BI y otras soluciones, permitiendo compartir datos de forma segura en toda la organización.
Personalización: es altamente personalizable, de modo que cada organización puede adaptar la plataforma a sus necesidades específicas.
En definitiva, Microsoft SharePoint ofrece herramientas potentes para colaborar, gestionar información y optimizar procesos con un alto nivel de seguridad.
Empezar con SharePoint implica configurar el entorno, crear el sitio, añadir contenido, gestionar permisos, colaborar con otros usuarios y aprovechar recursos de formación y soporte. Veamos cómo funciona paso a paso.
El primer paso es configurar el entorno de SharePoint, ya sea local o en la nube. Si opta por SharePoint Online, puede suscribirse a Microsoft 365 y crear una colección de sitios.
Una vez configurado, puede crear un nuevo sitio para su equipo o proyecto. Puede elegir entre varias plantillas, como sitio de equipo, de comunicación o de proyecto.
Puede añadir contenido cargando archivos, creando listas o bibliotecas, o usando web parts para mostrar información. También puede personalizar el aspecto del sitio con logotipos, colores y temas.
La gestión de permisos es clave: SharePoint permite controlar quién tiene acceso al sitio y qué puede hacer. Puede crear grupos con permisos específicos y asignarles usuarios.
La colaboración es el núcleo de Microsoft SharePoint. Puede usar calendarios compartidos, coautoría de documentos, mensajería y flujos de trabajo para automatizar tareas y aprobaciones.
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Lectura recomendada: Por qué Microsoft Dynamics 365 es la solución definitiva
Crear un sitio en SharePoint implica elegir una plantilla, configurar el sitio, personalizarlo, definir permisos, administrar su configuración y probarlo antes de ponerlo en producción. A grandes rasgos:
Antes de poner el sitio en producción, pruébelo a fondo para asegurarse de que todo funciona como se espera.
Puede añadir usuarios de forma individual o masiva. Para añadir usuarios de manera individual, vaya a la configuración del sitio, seleccione «Permisos del sitio» y haga clic en «Conceder permisos». Introduzca el nombre o correo del usuario, elija el nivel de permiso adecuado y comparta.
Para altas masivas, cree un grupo de seguridad y agregue usuarios a ese grupo.
SharePoint ofrece distintos niveles de permiso (control total, contribuir, lectura, etc.), que determinan lo que cada usuario puede hacer en el sitio. Asigne a cada uno el nivel apropiado según su rol.
También puede crear grupos con permisos concretos, lo que simplifica la gestión de grandes volúmenes de usuarios. Y si alguien deja de necesitar acceso, puede revocarlo fácilmente desde «Permisos del sitio».
SharePoint permite auditar la actividad de los usuarios (quién accede a qué contenido y cuándo) mediante los registros de auditoría de la colección de sitios.
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SharePoint ofrece múltiples maneras de crear y organizar contenido:
Puede crear y editar contenido añadiendo nuevos elementos o cargando archivos. Admite Word, Excel, PowerPoint y muchos otros tipos de archivo, que también puede editar directamente en el navegador con Office Online.
Las listas permiten rastrear tareas, incidencias o anuncios; las bibliotecas almacenan documentos y otros archivos. Puede personalizar vistas para mostrar la información según filtros, ordenaciones o agrupaciones.
También puede etiquetar y categorizar el contenido mediante metadatos, lo que facilita la búsqueda. El motor de búsqueda de SharePoint ayuda a localizar contenido rápidamente en todo el sitio.
Para las empresas resulta esencial la capacidad de crear flujos de trabajo en SharePoint que automaticen procesos (aprobaciones, seguimiento de tareas, etc.).
Consejo: SharePoint permite consultar el historial de versiones de documentos y restaurar versiones anteriores cuando sea necesario.
Lectura recomendada: Guía de gestión de procesos de negocio
SharePoint ofrece potentes capacidades de gestión de archivos para administrar y compartir documentos en toda la organización:
Historial de archivos: mantiene un historial de versiones para cada archivo, lo que permite ver y restaurar versiones anteriores. Es especialmente útil cuando hay que volver a una versión previa o revisar quién realizó un cambio y cuándo.
Límite de tamaño: por defecto, SharePoint limita la carga de archivos a 250 MB, aunque puede aumentarse hasta 15 GB. Para ficheros mayores, puede usar OneDrive para la Empresa, integrado con SharePoint.
Migración de archivos: si migra desde otro sistema de archivos o gestor documental, puede utilizar la herramienta de migración de SharePoint, que admite orígenes como recursos compartidos, SharePoint Server u OneDrive.
Además, dispone de bibliotecas de documentos, almacenamiento en la nube y metadatos que facilitan organizar, compartir y clasificar los archivos.
En conjunto, la gestión de archivos en SharePoint proporciona un conjunto de herramientas potente para compartir documentos y mejorar la colaboración.
SharePoint permite gestionar contenido en colaboración y compartir documentos. Lo utilizan organizaciones de todos los tamaños para almacenar, organizar y compartir información. Algunos componentes clave de una base de conocimiento en SharePoint son:
En conjunto, SharePoint ofrece una plataforma robusta para crear una base de conocimiento a la medida de su organización.
SharePoint puede utilizarse en una amplia variedad de escenarios y sectores. Algunos ejemplos:
Las capacidades de gestión documental permiten organizar y almacenar documentos, controlar versiones y limitar el acceso a información sensible.
Puede crear listas de tareas, asignarlas a miembros del equipo y seguir el progreso desde SharePoint.
SharePoint sirve para crear intranets y sitios de equipo donde compartir noticias, recursos y colaborar.
Los flujos de trabajo de SharePoint permiten automatizar procesos empresariales como aprobaciones de documentos o seguimiento de tareas.
Puede usarse para gestionar información de empleados, evaluaciones de desempeño o acceso a políticas internas.
SharePoint ayuda a seguir oportunidades, gestionar campañas y compartir material comercial.
Permite gestionar retención de registros y acceso a políticas de cumplimiento y gobierno corporativo.
En síntesis, SharePoint es una plataforma versátil para gestionar información, automatizar procesos y posibilitar la colaboración.
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SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión documental que puede integrarse con otras herramientas de Microsoft para ampliar sus capacidades y aumentar la productividad.
SharePoint es un componente clave de Microsoft 365, el conjunto de servicios en la nube de Microsoft para colaboración, productividad y seguridad. Microsoft 365 incluye herramientas como Office 365, Teams, OneDrive, Exchange y SharePoint.
Como parte de Microsoft 365, SharePoint ofrece una plataforma potente para almacenar, organizar y compartir información y documentos en la nube. Permite crear intranets, sitios de equipo y sitios de comunicación adaptados a las necesidades de cada negocio.
SharePoint se integra estrechamente con Teams, OneDrive y Office 365, lo que facilita el acceso y la coautoría en tiempo real desde distintos dispositivos. Por ejemplo, varios usuarios pueden editar simultáneamente documentos de Word, Excel o PowerPoint, almacenados de forma segura en SharePoint.
Además, se integra con Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate y Power BI), lo que permite automatizar procesos, crear formularios y aplicaciones personalizadas y explotar datos almacenados en SharePoint.
En conjunto, SharePoint dentro de Microsoft 365 ofrece un conjunto de herramientas completo para colaborar y trabajar en la nube de forma segura.
Lectura recomendada: Herramientas de automatización para Microsoft 365
Los conectores de SharePoint son una funcionalidad que permite conectar SharePoint con otras aplicaciones y servicios. Gracias a esta integración, puede compartir datos y contenido entre SharePoint y otros sistemas.
Los conectores proporcionan plantillas y APIs para conectarse con sistemas externos como CRM, redes sociales o herramientas de gestión de proyectos.
Algunos ejemplos de conectores disponibles son Salesforce, Twitter, Trello, el conector de Artsyl docAlpha o Dropbox.
Su objetivo es simplificar la integración entre sistemas y facilitar la automatización de tareas, la orquestación de flujos y la colaboración.
También pueden usarse junto con Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI) para crear integraciones personalizadas, flujos y aplicaciones basadas en datos de SharePoint.
En resumen, los conectores de SharePoint proporcionan una forma flexible de conectar SharePoint con otros sistemas y habilitar la colaboración y el intercambio de datos sin fricciones.
Lectura recomendada: Qué es un sistema de gestión documental (DMS)
La plataforma de captura docAlpha ofrece conectores de exportación e importación para SharePoint. Con ellos puede integrar docAlpha en su entorno SharePoint y conseguir un procesamiento documental fluido.
Si desea agrupar documentos al procesarlos en docAlpha, el conector de importación para SharePoint permite importar varios documentos por lote y tratarlos como un grupo. Puede definir el número de documentos por lote en la configuración del conector.
El conector de importación permite traer documentos no solo desde la carpeta raíz, sino también desde subcarpetas de hasta dos niveles. docAlpha puede crear jerarquías de carpetas automáticamente según sus necesidades, lo que, combinado con otras funciones, eleva el procesamiento documental al siguiente nivel.
El nombre de la carpeta de importación puede utilizarse como nombre de flujo de trabajo para los lotes dentro de esa carpeta en docAlpha, incluidos los que se importan desde subcarpetas. Esto permite construir sistemas de procesamiento más transparentes.
El conector de exportación permite crear sistemas de carpetas complejos para los documentos exportados según sus datos o propiedades (por ejemplo, carpeta con el nombre del proveedor, subcarpeta con la fecha de factura, etc.).
docAlpha puede importar documentos junto con sus propiedades (detalles) además de las imágenes. Los perfiles de verificación pueden incluir estos datos, de modo que se añada información que no figura en la imagen y deba importarse.
También es posible exportar propiedades, creando columnas específicas en la biblioteca. Así podrá exportar valores de campos de texto, códigos de barras, tablas, casillas y grupos de casillas.
Lleve la gestión documental al siguiente nivel con los conectores de exportación e importación de SharePoint. Al integrar documentos, sitios y flujos en docAlpha, ahorrará tiempo, reducirá errores y mejorará la colaboración.
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Algunas buenas prácticas recomendadas:
Siguiendo estas prácticas, su organización sacará el máximo partido de SharePoint como plataforma de colaboración y gestión de la información.
Lectura recomendada: Uso de SharePoint para presupuestación: cómo agilizar procesos
SharePoint está disponible como SharePoint Online (en la nube, dentro de Microsoft 365) y SharePoint local (on‑premises).
SharePoint Online se ejecuta en la infraestructura de Microsoft, se accede por navegador y ofrece colaboración y gestión de contenidos con integración directa con Teams, OneDrive y Office 365.
SharePoint local se instala y gestiona en los propios servidores de la organización, con capacidades similares y funciones adicionales como Business Connectivity Services o PerformancePoint Services.
La diferencia principal es el modelo de despliegue y gestión. SharePoint Online es más flexible y escalable; SharePoint local ofrece más control sobre datos e infraestructura, algo clave en entornos con requisitos estrictos de seguridad o cumplimiento.
La elección entre una u otra opción dependerá de las necesidades específicas de cada organización.
SharePoint es una solución excelente para empresas que desean modernizar la gestión documental y la colaboración. Proporciona una plataforma robusta y fácil de usar para organizar, acceder y compartir información, reduciendo tiempos y errores asociados a flujos manuales. Gracias a su escalabilidad e integración con el resto del ecosistema Microsoft, empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de sus capacidades.
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Aunque SharePoint es una de las plataformas de colaboración y gestión de contenidos más populares, existen alternativas como Google Workspace, Dropbox Business, Box, Confluence u OneDrive para la Empresa, que ofrecen capacidades similares en distintos escenarios.
Puede encontrar plantillas en SharePoint Look Book, en la tienda de SharePoint, en repositorios de la comunidad (GitHub, etc.), mediante SharePoint Designer o a través de las plantillas integradas en SharePoint Online.
Vaya al archivo, abra el menú contextual (tres puntos) y seleccione «Historial de versiones». Desde ahí puede ver, comparar o restaurar versiones anteriores.
Uso de SharePoint para presupuestación
Captura de datos para SharePoint
Herramientas de automatización para Microsoft 365