Cómo crear un plan orientado a objetivos para la automatización de procesos de negocio
“Lo que se mide se gestiona”: este principio de gestión empresarial de Peter Drucker parece hoy más vigente que nunca. En un mundo inundado de datos e indicadores clave de rendimiento, donde las soluciones tecnológicas y de automatización se han vuelto más rentables y fáciles de implementar, la decisión de QUÉ medir y cómo gestionarlo de la mejor manera resulta fundamental.
Cuando se trata de mejorar los procesos de negocio, los dos primeros obstáculos que enfrentan la mayoría de las empresas son: 1) lograr una definición clara de los procesos existentes y 2) definir objetivos claros que deben alcanzarse como resultado del perfeccionamiento o la automatización de los procesos.
Es bastante fácil estar de acuerdo en que un proceso debería ser más rápido, más sencillo y más económico. Pero ¿cómo se mide “más rápido”? ¿Qué tan económico es “más económico”? ¿Y quién decide qué es más sencillo?
Con frecuencia, intentar visualizar y trazar un proceso desde cero puede resultar intimidante para los responsables de los procesos. Al mismo tiempo, uno de los mayores obstáculos para iniciar CUALQUIER proyecto de automatización de procesos de negocio es comprender el proceso existente con el detalle suficiente para que cualquier persona ajena al proceso pueda entenderlo.
Con una comprensión fundamental de cómo funciona el proceso actualmente, el siguiente paso debe ser cuantificarlo de manera que le permita establecer objetivos de mejora que puedan medirse y optimizarse.
Tomemos como ejemplo las cuentas por pagar. Al analizar su proceso actual de AP y evaluar las mejoras derivadas de la automatización, estas son algunas métricas a considerar:
Aunque los proyectos de automatización de procesos de negocio se han vuelto más rentables y fáciles de implementar, siguen requiriendo una inversión y un compromiso de tiempo, dinero y atención para ejecutarse con éxito. Medir el retorno de la inversión y demostrar un éxito cuantificable no solo puede asegurar un compromiso continuo con la iniciativa, sino que también puede influir en la disposición de la empresa para seguir optimizando otros procesos mediante la automatización.
Teniendo esto en cuenta, establecer objetivos claros, medibles y consensuados es clave. Lo ideal es contar con objetivos SMART:
S: específicos, significativos, desafiantes
M: medibles, relevantes, motivadores
A: acordados, alcanzables, factibles, aceptables, orientados a la acción
R: realistas, pertinentes, razonables, gratificantes, orientados a resultados
T: basados en el tiempo, con plazos definidos, oportunos, tangibles, rastreables
A veces, al centrarse en un proceso departamental y buscar métricas significativas, los equipos pierden de vista los objetivos más amplios de la empresa y cómo se alinea el proyecto de BPA con ellos.
Nuevamente, usemos las cuentas por pagar como ejemplo. Según una encuesta intersectorial reciente de Ardent Partners, las 3 principales métricas que los departamentos de AP y compras consideran importantes incluyen:
Por otro lado, los directores financieros (CFO) encuestados por Ardent consideran lo siguiente al evaluar el desempeño de AP:
Existe cierta coincidencia en cuanto a las métricas, aunque la perspectiva es claramente distinta. Al mismo tiempo, los CFO analizan otros datos cuantitativos y cualitativos que no coinciden, entre ellos:
Por lo tanto, al buscar métricas, conviene ir MÁS ALLÁ del proceso en sí y asegurarse de examinar su impacto en la organización…, incluido el impacto en clientes, socios y otras partes interesadas.
Con objetivos claros en mente, su equipo puede comenzar a trazar con confianza el recorrido desde la forma en que se hacían las cosas hasta la forma en que deberían hacerse. Más adelante en el primer trimestre, analizaremos cómo examinar en detalle sus procesos de negocio, para que pueda ir más allá de simplemente automatizar un proceso tal como existe y lograr simplificar y mejorar radicalmente cada uno de sus pasos.
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