Crear un plan orientado a objetivos para automatizacion de procesos de negocio
"Lo que se mide, se gestiona". La frase de Peter Drucker es mas vigente que nunca. En un mundo lleno de datos y KPIs, donde automatizacion es cada vez mas accesible, decidir QUE medir y como gestionarlo se vuelve critico.
En mejora de procesos, las dos primeras barreras suelen ser: 1) definir con claridad el proceso actual y 2) establecer objetivos concretos que deban lograrse con refinamiento o automatizacion.
Es facil decir que un proceso debe ser mas rapido, simple y barato. Pero como medimos "mas rapido"? Cuanto "mas barato" es suficiente? Y quien define que es "mas simple"?
Mapear un proceso desde cero puede intimidar. Al mismo tiempo, una barrera comun para iniciar cualquier proyecto BPA es explicar proceso actual con detalle suficiente para que alguien externo lo comprenda.
Con base clara del proceso actual, el siguiente paso es cuantificarlo para establecer metas medibles y optimizables.
Tomemos cuentas por pagar como ejemplo. Algunas metricas utiles para benchmark de mejora son:
Aunque proyectos BPA hoy son mas accesibles, igual requieren inversion de tiempo, dinero y foco. Medir ROI y demostrar resultados ayuda a sostener compromiso y a expandir automatizacion hacia otros procesos.
Por eso, establezca metas claras, medibles y acordadas. Idealmente, metas SMART:
S - specific, significant, stretching
M - measurable, meaningful, motivational
A - agreed upon, attainable, achievable, acceptable, action-oriented
R - realistic, relevant, reasonable, rewarding, results-oriented
T - time-based, time-bound, timely, tangible, trackable
Cuando un equipo se concentra en proceso departamental, puede perder de vista objetivos globales de la compania y como el proyecto BPA contribuye a ellos.
En AP, por ejemplo, Ardent Partners reporta que AP/Procurement prioriza:
En cambio, CFOs miran tambien:
Ademas, consideran datos cuantitativos/cualitativos adicionales:
Por eso, al definir metricas, vaya MAS ALLA del proceso y mida impacto en toda la organizacion, incluyendo clientes, socios y otros stakeholders.
Con metas claras, su equipo puede mapear con confianza el camino desde el estado actual hacia el estado deseado. En la siguiente etapa, conviene analizar procesos en detalle para no solo automatizar lo existente, sino simplificar radicalmente cada paso.
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