7 razones para pasarse a la automatizacion de AP en la nube

La computacion en la nube y las aplicaciones cloud nunca han sido tan importantes para la movilidad empresarial como hoy. Las organizaciones, sobre todo las pequenas y medianas, que han empezado a pasar de funciones administrativas basicas a la nube han ganado exito y eficiencia de forma notable y se han adelantado en sectores competitivos y rapidos. Gran parte de la continuidad de procesos y operaciones, en especial las administrativas, puede llevarse a cabo de forma remota con tecnologia en la nube.

“...mientras las funciones departamentales gestionadas por un ERP en la nube como la gestion de la relacion con el cliente, finanzas y contabilidad, cadena de suministro, nomina de RR. HH., etc., estan automatizadas, centralizadas y optimizadas, las funciones tipicamente dependientes de documentos como las cuentas por pagar, que preceden a esas funciones, no lo estan.”

Puede observar algunos cambios positivos inmediatos que aporta la tecnologia en la nube en aspectos como

la constancia con la que interactua con el cliente
la rapidez con la que responde a la demanda y cumple entregas
la precision y fiabilidad de los datos con los que trabaja
la reduccion drastica de la huella (de infraestructura)

Adaptarse a necesidades cambiantes del negocio y a interrupciones globales es dificil incluso con buena direccion. La competencia feroz y los recursos limitados obligan a actuar rapido para llegar antes al cliente. La tecnologia en la nube influye mucho en la eficiencia y precision con que las empresas responden al cambio.

Hoy varias empresas del segmento pyme cuentan con una solucion ERP en la nube. Invertir en un ERP de alto rendimiento como los ERP en la nube Acumatica y NetSuite , Microsoft Dynamics 365 , etc., le ayudara a consolidar y gestionar todas sus operaciones financieras y de negocio en un solo lugar.

Que pasa con las funciones criticas del negocio - Artsyl

Que pasa con las funciones criticas del back-end como las cuentas por pagar, que en realidad alimentan a estos grandes ERP en la nube?

La implantacion de cualquier funcion o proceso en un ERP en la nube comienza con los datos. Mientras las funciones departamentales gestionadas por un ERP como la gestion de la relacion con el cliente, finanzas y contabilidad, cadena de suministro, nomina de RR. HH., etc., estan automatizadas, centralizadas y optimizadas, las funciones tipicamente dependientes de documentos como las cuentas por pagar, que preceden a esas funciones, no lo estan.

El procesamiento de facturas de AP ha sido en gran medida manual, complejo y lento. Los ultimos sistemas ERP del mercado incorporan tecnologia para procesar tareas de cuentas por pagar , pero el proceso basico de extraer datos transaccionales de documentos de origen como facturas de proveedores, ordenes de compra, recepciones, notas de credito, recibos, etc., sigue requiriendo esfuerzo manual. Esos documentos suelen crearse en los bordes de la organizacion, desde un almacen hasta una oficina remota, donde la compania inicia operaciones con agentes externos como proveedores y clientes. Un ejemplo es una orden de compra creada en una filial o una factura de proveedor recibida en una sucursal y no en la sede central. Los documentos transaccionales deben accederse, procesarse y exportarse con rapidez a una plataforma ERP en la nube donde los datos se aprovechen mejor para planificacion, informes, analisis y decisiones informadas.

El problema al implantar procesos basados en documentos, incluidas cuentas por pagar, procesamiento de pedidos de ventas, procesamiento de reclamaciones medicas , gestion de remesas de cheques , etc., es que los datos suelen llegar en forma semiestructurada o no estructurada. Ordenar, clasificar y capturar datos de cada documento y volver a introducir los datos validados en un ERP lleva muchas horas manuales. Ademas de monotono y repetitivo, hay un riesgo real de error humano que puede invalidar todo el proceso.

Hay una brecha en la automatizacion...

Existe una brecha en la automatizacion desde que los datos entran en la organizacion hasta que se cargan en una aplicacion empresarial como Acumatica o NetSuite ERP en la nube. Esta falta de digitalizacion de procesos criticos puede retrasar la disponibilidad de datos para los ERP en la nube y para el negocio posterior.

Una plataforma de automatizacion inteligente de procesos puede agilizar tareas basadas en documentos y acelerar la disponibilidad de datos hacia un ERP en la nube.
Reserve una demo ahora

El software de automatizacion de cuentas por pagar combina tecnologias de transformacion digital como aprendizaje automatico , automatizacion robotica de procesos ( RPA ), captura inteligente de datos, IA, automatizacion de procesos de negocio (BPA) y software avanzado de reconocimiento, incluidas tecnologias OCR/ICR/OMR, para lograr procesamiento directo de documentos no estructurados y semiestructurados.

El software de automatizacion de AP esta preparado para una amplia gama de tareas de procesamiento inteligente de documentos: captura y extraccion de datos, validacion, enrutamiento automatico para aprobaciones y exportacion automatica a un ERP en la nube conectado.

La investigacion apunta a la creciente imprescindibilidad del software ERP en la nube y, con el, de aplicaciones conectadas en la nube como el software de automatizacion de cuentas por pagar

En su encuesta de marzo de 2018, Aberdeen Research expuso por que las empresas adoptan cada vez mas software ERP basado en la nube. El tiempo hasta el retorno de la inversion para usuarios en la nube es un 26% mas rapido que para quienes no estan en la nube. No solo eso: ademas de la estandarizacion de entidades en toda la organizacion y un tiempo de implantacion un 46% mas corto, Aberdeen senalo que este seria el ultimo gran cambio de ERP en los años venideros. Eso significa que las soluciones ERP en la nube y el software de aplicaciones en la nube han llegado para quedarse.

A medida que mas negocios mueven sus funciones nucleares a la nube, tiene sentido que la automatizacion de AP y otro software de procesamiento inteligente de documentos tambien sea en la nube. La investigacion indica ademas que quienes estan en la nube tienen el doble de probabilidades de tener visibilidad de procesos y datos ( Aberdeen Research, marzo de 2018 ).

La tecnologia en la nube permite acceder y compartir recursos informaticos como servidores, software y bases de datos por internet. La automatizacion de cuentas por pagar en la nube reduce la huella de hardware fisico y componentes auxiliares. Los resultados de la automatizacion de procesos logrados con software de AP pueden exportarse directamente a un ERP en la nube. El software de automatizacion de AP integrado con un ERP en la nube como Acumatica o NetSuite crea una cadena de extremo a extremo para el procesamiento inteligente de documentos. Esa cadena ayuda a eliminar silos de datos y establece un flujo continuo de informacion entre departamentos.

Beneficios del software de automatizacion de cuentas por pagar alojado en la nube

Menores costes iniciales: la nube elimina la necesidad de comprar, instalar y mantener hardware y almacenamiento.
Gestion centralizada de datos y procesos de AP.
Operaciones de AP en cualquier momento y lugar: posibles gracias a un repositorio central de datos y recursos informaticos y a la comunicacion por internet.
Actualizaciones de software automaticas y directas por parte de los proveedores en la nube.
Copias de seguridad y almacenamiento robustos en la nube, con menor riesgo de fallos de backup internos o falta de capacidad.
Aprovisionamiento automatico de recursos informaticos y capacidad de almacenamiento segun las necesidades del cliente, lo que permite un uso prudente de recursos y una mejor gestion de costes.
Menor carga para el equipo de TI interno.