Qué es una requisición de compra:
paso a paso y buenas prácticas
Domine el proceso de requisición de compra: definición, fases y buenas prácticas para optimizar su aprovisionamiento.
Every department plays a crucial role in the race for efficiency, and within procurement, a vital yet sometimes overlooked hero emerges: the purchase requisition (PR). This seemingly simple form serves as the foundation for a smooth and controlled acquisition process.
But what exactly is a purchase requisition, and why is it so important? Let’s explore purchase requisitions, guiding you through a step-by-step breakdown of its creation and highlighting best practices for effective use of PRs.
Whether you’re a seasoned procurement professional or new to the field, understanding and implementing a streamlined PR process can significantly benefit your organization. So, let’s unlock the power of the purchase requisition and ensure your procurement operations run like a well-oiled machine!
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Una requisición de compra (PR) es un documento formal que inicia en la empresa el proceso de adquisición de bienes o servicios a un proveedor externo. Es una solicitud interna que presenta un empleado (quien necesita el material o servicio) al departamento de compras. Sirve para obtener permiso y autorización antes de comprar.
Estos son los aspectos clave de una requisición de compra.
La requisición comunica de forma clara la necesidad de bienes o servicios concretos, justifica la compra e inicia el proceso formal de compras.
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La requisición de compra se envía al responsable o manager correspondiente. Según el importe o la complejidad, puede requerir más aprobaciones (dirección o compras).
Una vez aprobada, compras puede solicitar ofertas a proveedores y emitir la orden de compra.
Con un proceso de requisición de compra bien definido, las empresas ganan control del gasto, mejoran la eficiencia operativa y aseguran los recursos necesarios.
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Las requisiciones de compra ayudan a abordar retos en aprovisionamiento y cadena de suministro:
Las requisiciones estandarizan y automatizan el proceso, garantizando que existan las aprobaciones y la documentación necesarias antes de comprar.
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Al centralizar las solicitudes de compra, la organización puede controlar mejor el gasto, evitar compras no autorizadas y negociar mejores condiciones con proveedores.
Las requisiciones refuerzan el cumplimiento de políticas internas, normativa del sector y restricciones presupuestarias, reduciendo fraude, errores e incumplimientos.
Con una visión clara de las compras solicitadas, la organización puede optimizar niveles de inventario, reducir roturas de stock y costes de almacenamiento.
Las requisiciones permiten evaluar a los proveedores, negociar condiciones y mantener relaciones con proveedores preferidos , asegurando entregas a tiempo y calidad.
Guía paso a paso para crear y gestionar requisiciones de compra:
Detectar la necesidad de una requisición según niveles de inventario, proyectos previstos o peticiones de los departamentos.
Recopilar todos los datos necesarios: descripción de partidas, cantidades, proveedores preferidos, plazos de entrega y códigos de presupuesto.
Fill out the purchase requisition form provided by your organization’s procurement department or use an electronic requisition system if available. Include all required information and attach any supporting documents, such as quotes or specifications.
Enviar la requisición al flujo de aprobación definido. Puede ser revisada por jefes de departamento, gestores de presupuesto y compras antes de la aprobación final.
Una vez aprobada, compras elegirá proveedores según precio, calidad, disponibilidad y otros criterios, negociará condiciones y emitirá órdenes de compra.
Los proveedores reciben las órdenes y las procesan. Compras hace seguimiento del estado y coordina las entregas.
En la entrega, el departamento de recepción verifica el contenido frente a la orden de compra y albarán. Las discrepancias o daños se documentan y se comunican a compras para resolverlas.
El personal de finanzas o de cuentas a pagar coteja las facturas del proveedor con las órdenes de compra y los documentos de recepción, y comprueba precios, cantidades y condiciones antes del pago.
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Approved invoices are processed for payment according to the organization’s payment schedule and payment terms negotiated with vendors. Payments are made via electronic funds transfer or by issuing checks.
Mantener un registro detallado de requisiciones, órdenes de compra, facturas y recibos para auditoría y cumplimiento. Usar un sistema de gestión documental o archivo para organizar y guardar la documentación de compras.
Con estos pasos, la organización gestiona bien el proceso de requisición de compra, agiliza el aprovisionamiento y cumple políticas internas y normativa.
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Aplicar buenas prácticas en las requisiciones de compra optimiza el aprovisionamiento y el uso de recursos. Algunas recomendaciones:
Con estas buenas prácticas se agiliza el aprovisionamiento, se reducen riesgos y se obtienen ahorros mediante una gestión eficaz de las requisiciones de compra.
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La requisición de compra es el documento formal que refleja la necesidad de la empresa de bienes o servicios concretos. Incluye descripción de partidas, cantidades, requisitos de entrega y toda la información necesaria para el aprovisionamiento.
La persona o departamento que inicia la requisición de compra. Suele ser el usuario final o un responsable que identifica la necesidad y aporta las especificaciones a compras.
Personas con autoridad para revisar y aprobar requisiciones. Comprueban que cumplan políticas, presupuesto y criterios antes de enviarlas a compras.
El aprovisionamiento abarca todo el proceso de búsqueda, compra y gestión de bienes y servicios para la organización: selección de proveedores, negociación, compra y gestión de relaciones.
Para mejorar eficiencia y transparencia, muchas organizaciones siguen métricas de rendimiento en aprovisionamiento : tiempo de ciclo del pedido, plazos de aprobación, cumplimiento de proveedores y ahorros. Estas métricas ayudan a optimizar flujos, apoyar decisiones de compra y reforzar la responsabilidad.
Documento vinculante que el comprador envía al proveedor solicitando la entrega de bienes o servicios en las condiciones acordadas. Incluye descripción de partidas, cantidades, precios, fechas de entrega y condiciones de pago.
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LEA MÁS: Diferencia entre orden de compra y factura
Proveedores externos de bienes o servicios. Cumplen un papel clave al atender lo indicado en requisiciones y órdenes de compra, ofreciendo calidad y plazos.
Código único asignado a la requisición que indica la partida presupuestaria o fuente de financiación para el aprovisionamiento . Ayuda a controlar gastos y que las compras respeten presupuesto y objetivos.
Secuencia predefinida de pasos y personas que revisan, aprueban y procesan las requisiciones. Garantiza que se revisen, autoricen y ejecuten según políticas y procedimientos.
Calendario acordado para la entrega de bienes o servicios según la requisición y la orden de compra: fechas, lugares e instrucciones especiales para el proveedor.
El cumplimiento es la adhesión a políticas internas, procedimientos y normativa que rigen las compras: estándares éticos, obligaciones legales y regulación financiera para garantizar transparencia e integridad en las actividades de aprovisionamiento .
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Entender el papel de las requisiciones de compra y aplicar las buenas prácticas descritas permite que su equipo de compras rinda al máximo. Requisiciones claras y correctas aseguran transparencia, reducen errores y facilitan decisiones de compra informadas.
Un proceso de PR bien definido agiliza la comunicación entre departamentos, reduce los plazos de aprobación y mantiene su negocio en la senda del éxito. No subestime el valor de la requisición de compra: empiece a aplicar estas buenas prácticas y compruebe el impacto positivo que un sistema sólido de requisiciones puede tener en su aprovisionamiento.
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