Automatización de adquisiciones para pagar:
Elegir entre el asiento del conductor y el asiento caliente
La transformación de los procesos financieros representa una enorme oportunidad para ir más allá del enfoque tradicional de mejorar las operaciones y reducir los costes de organización.
Para muchos directores financieros, la transformación de los procesos financieros representa una enorme oportunidad de ir más allá del enfoque tradicional de mejorar las operaciones y reducir los costos para convertirse en el impulsor de iniciativas estratégicas de transformación de los procesos comerciales digitales en toda la organización.
"El papel del director financiero está cambiando", dice un informe reciente de APQC, "el cambio está poniendo el análisis de datos en primer plano. Pero muchos directores financieros consideran que la transición de informar datos a generar conocimientos es un desafío enorme".
Si bien se reconoce que el cambio es inevitable, también lo es la resistencia al cambio. Según un informe reciente de Ernst & Young, "lo digital está alterando los modelos financieros, las operaciones y las valoraciones, y la agenda general de capital a un ritmo acelerado. Si los directores financieros quieren cumplir su agenda de crecimiento, protección y transformación de sus organizaciones, deben abordar la preparación digital de su organización y las brechas que existen. Y deben hacerlo con un sentido de urgencia".
Hay muchas buenas razones por las que las empresas están considerando la transformación digital, particularmente en lo que respecta a las finanzas. Aquí hay cuatro factores clave que están impulsando al director financiero y al equipo de finanzas a elegir entre el asiento del conductor y el asiento caliente.
Uno: Los procesos financieros (y los procesos transaccionales en general) son frutos fáciles de alcanzar para la automatización y la eficiencia de los procesos.
Existe un precedente bien establecido de ahorro de costos y retorno de la inversión de los procesos de adquisición a pago (P2P), porque gran parte del proceso es repetible y gran parte sigue siendo manual en la mayoría de las organizaciones. Las organizaciones obtienen un rápido retorno de la inversión con la automatización P2P porque pueden eliminar fácilmente procesos manuales como la entrada de datos y el archivo de documentos. Al mismo tiempo, el costo y la complejidad de la automatización han disminuido radicalmente. Hasta hace poco, el costo del software para gestionar documentos contables y automatizar su procesamiento estaba fuera del alcance de todas las organizaciones, excepto de las más grandes. Ahora, las empresas del mercado medio tienen acceso a plataformas de procesos inteligentes flexibles y configurables para extraer datos de sus documentos de adquisiciones y a sistemas rentables basados en la nube para gestionar sus datos y documentos.
Los beneficios de la automatización P2P están bien documentados, con datos de la industria fácilmente disponibles para justificar el cambio. Por ejemplo, el reciente Plan APQC para el éxito y la transformación sostenible de procesos en finanzas y contabilidad muestra la brecha cada vez mayor entre los que tienen y los que no tienen automatización P2P.
Fuente: Plan APQC para el éxito y la transformación sostenible de procesos en finanzas y contabilidad
La alta dirección ha comenzado a reconocer y comprender el impacto que estos perfiles de costos fundamentalmente diferentes tienen en la capacidad de sus empresas para sobrevivir y competir, y los directores ejecutivos están presionando a los directores financieros para que agilicen los procesos contables.
Dos: la automatización supera a la subcontratación y ofrece mayor escalabilidad
En Blueprint for Success, APQC estima que en una organización promedio, el 58% de las facturas se ingresan manualmente en el sistema financiero y el 61% del costo de procesar las cuentas por pagar corresponde a las personas. Desde principios del nuevo milenio, la democratización de las tecnologías y la expansión global de la conectividad a Internet abrieron oportunidades para deslocalizar estos procesos repetitivos y que requieren mucha gente, como ingresar facturas manualmente en un sistema financiero.
Scott Madden Management Consultants estima los costos laborales tradicionales en tierra en 100.000 dólares al año por FTE. La deslocalización, según SMMC, cuesta 38.000 dólares al año por FTE. En comparación, los procesos digitales pueden reducir los costos aún más, hasta 13.000 dólares al año, al tiempo que proporcionan una escalabilidad mucho mayor para gestionar un aumento en el volumen de transacciones debido a fusiones, adquisiciones o crecimiento orgánico.
Tres: los procesos financieros manuales impactan negativamente otros procesos centrales
Los procesos financieros generan datos y documentos en los que confían muchos otros procesos y departamentos, incluidos los de ventas y servicio al cliente. APQC señala: "La mayoría de las empresas están perdiendo hasta el 1% de las ventas debido a una mala planificación y toma de decisiones. ¿Por qué? Quienes toman las decisiones empresariales malinterpretan o descartan el análisis financiero". Las organizaciones con procesos financieros deficientes suelen tener una tasa de error del 3,3% en sus pronósticos de ventas, en comparación con menos de la mitad en las organizaciones de vanguardia. Lo mismo ocurre con el seguimiento y la gestión del flujo de caja. Empresas que carecen de sistemas para extraer automáticamente datos de las facturas de los proveedores para crear transacciones en sistemas ERP , automatizar aprobaciones e informar sobre el flujo de procesos carecen de visibilidad de las acumulaciones de su libro mayor y luchan por mantener una visión precisa de su flujo de efectivo.
Cuarto: la automatización P2P mejora drásticamente la auditabilidad de los procesos financieros y fortalece el cumplimiento
Las organizaciones se centran cada vez más no sólo en el valor potencial de controlar datos, documentos y procesos mal administrados, sino también en los crecientes riesgos asociados con la seguridad y el mantenimiento de volúmenes cada vez mayores de información. Casi todas las semanas, hay una filtración de información importante que aparece en las noticias. Además de la inmediata gestión de crisis y la vergüenza de relaciones públicas creada por la violación, las fallas de seguridad y privacidad también se traducen en serios problemas de gestión de riesgos que son (o deberían ser) una preocupación de todos los directores financieros.
La automatización de P2P da como resultado procesos bien definidos que se rigen por reglas comerciales de una manera que son predecibles, repetibles y ejecutables, lo que reduce los casos de fraude y, al mismo tiempo, reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para cumplir con los requisitos de auditoría y demostrar el cumplimiento.
No esperes para sentarte al volante
Los encuestados de la encuesta APQC indicaron que casi 3 de cada 4 organizaciones tienen un proyecto activo de transformación de procesos financieros en marcha, lo que significa que aquellas que NO tienen una iniciativa en marcha se quedarán atrás en términos de eficiencia, control y competitividad de los procesos.
Al explorar las principales razones por las que las empresas aún NO han automatizado sus procesos de cuentas por pagar, la mayoría citó las preocupaciones presupuestarias como su principal barrera, seguidas de la falta de recursos técnicos para gestionar el proyecto, así como la falta de patrocinio ejecutivo.
Con los ejecutivos corporativos cada vez más involucrados en la automatización P2P y la automatización de procesos comerciales; Con costos y complejidad reducidos para procesos P2P integrados y automatizados y con datos bien establecidos para respaldar un caso de negocio para el cambio, es hora de que los directores financieros y los equipos financieros tomen el mando.
Para explorar cómo defender el caso de su organización, comuníquese con su representante de Artsyl Technologies. Pueden ayudarle a trazar sus procesos de negocio, definir oportunidades de mejora y definir métricas específicas para justificar el cambio.