Introducción
No es ningún secreto que los departamentos de finanzas han sido un objetivo para la automatización de procesos y la eliminación de contenido físico. Cuentas por pagar y cuentas por cobrar abarcan muchos de los procesos más críticos para cualquier negocio; puede sonar trillado, pero el efectivo es de hecho el alma de la organización - una fuente importante de diferenciación competitiva es qué tan eficientemente se llevan a cabo los procesos de pago. Además, la gestión inadecuada de AP/AR puede llevar a flujos de efectivo poco saludables, días de ventas pendientes (DSO) impredecibles o reconciliación de excepciones, y lo peor de todo, una falta de transparencia en los procesos financieros.
"…el efectivo es el alma de la organización - una fuente importante de diferenciación competitiva es qué tan eficientemente se llevan a cabo los procesos de pago."
Lo que es sorprendente sobre el panorama empresarial actual en finanzas, sin embargo, es que AP y AR a menudo se tratan como parte del fondo de pantalla empresarial - un gasto general inevitable al que no se le da consistentemente la prioridad estratégica necesaria para la mejora de rendimiento dirigida. Se habla mucho sobre poner un límite a los costos y reducir los compromisos laborales necesarios para llevar a cabo las tareas de pago, pero preocupantemente menos sobre la mejora fundamental del proceso en la fuente. La calidad general de los procesos de pago, desde la tasa de ciclos de pago, la eficiencia y el grado de precisión es lo que da forma a la experiencia del cliente, así como mantiene relaciones productivas con nuestros proveedores. Cuando los procesos de pago se sobrecargan o no están bien optimizados, la calidad de nuestras relaciones comerciales sufre. Igualmente, los procesos de pago deficientes pueden interrumpir los flujos de efectivo. Las cobranzas lentas, los descuentos por pago anticipado perdidos y los largos tiempos para resolver disputas de transacciones hacen que las organizaciones pierdan ahorros de costos que de otra manera habrían reclamado.
"…las finanzas tradicionalmente han dependido del procesamiento manual duplicativo y propenso a errores - la automatización inteligente de procesos trabaja para interrumpir este modelo…"
Hoy, los procesos basados en papel, manuales o no optimizados son los anclajes principales que frenan el progreso para la mejora de procesos en finanzas. Estos procesos de bajo rendimiento ejercen presión sobre las organizaciones para que hagan la transición a soluciones automatizadas de cuentas por pagar. Es un imperativo estratégico para los departamentos de finanzas de hoy estar bien integrados con soluciones de gestión de contenido como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). El objetivo es gestionar con confianza formatos financieros que no son facturas, como órdenes de compra, documentos financieros no estructurados como contratos, o archivos de intercambio electrónico de datos (EDI) en el mismo grado que las facturas comunes. La creciente ubicuidad de las soluciones de automatización de flujo de trabajo para automatizar los flujos de trabajo financieros centrales está dando paso a una tendencia creciente para mejorar los procesos AP y AR. Donde las finanzas tradicionalmente han dependido del procesamiento manual duplicativo y propenso a errores, la automatización trabaja para interrumpir este modelo y reasignar profesionales a trabajos de mayor valor agregado. Cuando se logra la mejora de procesos en finanzas, conduce a los siguientes beneficios:
- Ciclos de proceso AP más rápidos
- Reducción en la exposición a problemas de cumplimiento
- Informes financieros mejorados
- Mayor visibilidad y colaboración dentro del proceso AP
En este informe, ponemos a prueba la siguiente pregunta: ¿es la mejora de procesos en finanzas una búsqueda digna para nuestras organizaciones? Para probar esto, examinaremos cómo la automatización de facturas está funcionando en cuentas por pagar con un desglose de costos numérico recopilado de la investigación actual del segmento financiero. Luego, extrayendo nuestros hallazgos, evaluaremos los impulsores, la estrategia y los beneficios que surgen de los proyectos de mejora de procesos en finanzas, y concluiremos nuestra investigación discutiendo cómo justificar el costo de una iniciativa de automatización AP/AR. Los siguientes temas guiarán la discusión:
- ¿Cómo están abordando las organizaciones la gestión del procesamiento de facturas y cuáles son sus costos promedio?
- ¿Cuáles son los principales impulsores operativos para la mejora y la automatización AP en finanzas?
- ¿Qué comprende el ecosistema financiero típico?
- ¿Qué capacidades de automatización son de mayor valor y prioridad para la implementación?
- ¿Cómo se están integrando los sistemas AP/AR?
- Una mirada hacia el futuro para entender la tecnología emergente, el retorno de inversión y justificar el costo de los proyectos de automatización AP/AR.
Hallazgos Clave
Encuestando a 142 encuestados que se identifican en el campo de finanzas y contabilidad, extrajimos la opinión del usuario final para descubrir cómo las empresas están abordando la mejora de procesos AP/AR y la automatización en finanzas.
- el 14% están centralizadas pero aún basadas en papel. El 14% procesa principalmente facturas localmente - en papel.
- El 24% expresa indiferencia y el 22% expresa insatisfacción.
- El 22% confiesa que solo una cuarta parte de su operación de procesamiento de facturas está automatizada.
- El 11% procesa entre 5,000 y 10,000 facturas por mes o aproximadamente 250-500 por día.
- En igual medida, el 38% alienta activamente a sus proveedores a facturar electrónicamente.
- Por otro lado, el 24% reporta ciclos de procesamiento de facturas de menos de un día a través de una solución de automatización de procesamiento de facturas.
- Por el contrario, el 24% reporta patrones de retención de pago/períodos de espera de menos de un día a través de una solución automatizada.
- El 29% tiene 5-10 ETC en su equipo responsable de actividades de procesamiento de facturas, mientras que el 18% usa 25+ ETC.
- El 12% calcula $8-$10 para procesar cada factura, e igualmente, el 12% procesa facturas con cargos previstos de $2 o menos por factura.
- El 23% estima 25-30 días de deudor en promedio, y el 20% reporta un promedio de 30-35 DSO/días de deudor.
- El 18% está obstaculizado por excepciones y fondos perdidos entre 0.5%-1% de los ingresos por facturas cada año.
- El 18% reporta que las excepciones han disminuido algo o dramáticamente en los últimos 18 meses.
- El 26% cree que la adopción de una solución de automatización AP no tendría ningún efecto percibido en sus costos de procesamiento de facturas.
- El 40% está incentivado por la disminución del tiempo de ciclo de facturas, y el 31% está impulsado por el aumento de la transparencia con la automatización AP/AR, o la mejora de la visibilidad del estado de las facturas.
- El 24% de las organizaciones mantiene acceso digital a la documentación financiera, pero no vinculada a los flujos de trabajo; el 21% reporta que su documentación financiera importante está disponible en línea e inmediatamente vinculada al flujo de trabajo.
- El 22% desarrolló una solución interna, mientras que el 14% fue suministrado por su proveedor de sistema financiero/ERP.
- El 14% desarrolló una solución interna, mientras que el 13% compró una solución de automatización AR.
- El 40% está integrando AP/AR con su sistema ERP, y el 33% está impulsando la integración a su sistema de gestión de registros/archivo.
- El 13% está explorando opciones, mientras que el 11% está planificando activamente para ello.
- El 44% cita mejores registros para auditoría o litigios como un beneficio importante, mientras que el 44%, en igual medida, reporta tiempos de respuesta más rápidos al pago como uno de los mayores beneficios de automatizar AP.
- El 40% ve mejores registros para auditorías o litigios como un principal beneficio de cuentas por cobrar automatizadas; el 25% predicción de flujo de efectivo más aguda.
- El 36% logra ROI dentro de un año.
El Estado de las Facturas
Costos de Procesamiento de Facturas
Impulsores de Transformación Financiera
Estrategia de Automatización AP/AR
Beneficios de Automatización AP/AR
Beneficios de Automatización AP/AR
El Estado de las Facturas
¿Qué tan automatizado está su procesamiento de facturas? En nuestra reciente investigación de observación de la industria titulada Automatizando Procesos Financieros (AP/AR), esta fue una de las preguntas iniciales que hicimos a las organizaciones encuestadas para responder a fin de obtener una línea base del estado del procesamiento de facturas. Recopilamos las siguientes conclusiones:
- El 40% reporta que más de la mitad del procesamiento de facturas de su organización está automatizado
- El 22% confiesa que solo una cuarta parte de su operación de procesamiento de facturas está automatizada
Claramente, varias organizaciones han aplicado tecnologías de automatización de procesamiento de facturas dentro de su departamento de finanzas, pero casi una cuarta parte lucha por automatizar una gran parte de su unidad financiera. Parece que la automatización completa del procesamiento de facturas es difícil de lograr - además, ¿quién puede determinar qué encapsula los criterios completos y la definición de lo que significa lograr "100%" de automatización de flujo de trabajo? Dado que elegir un valor porcentual para la automatización AP está invariablemente sujeto al "ojo del observador", en su lugar encontramos que la satisfacción del usuario final es una métrica más reveladora. Preguntamos a los encuestados si estaban satisfechos con la madurez actual de la automatización de facturas de su organización. Aquí están sus respuestas:
- El 48% de los encuestados están satisfechos con la madurez actual de automatización de procesamiento de facturas de su organización
- El 24% expresa indiferencia
- El 22% está insatisfecho (Figura 1)
Claramente no hay consenso o mandato de aprobación en todas las empresas encuestadas. Concedido, la satisfacción alcanza casi el 50% para las organizaciones encuestadas - sin embargo, ¿qué podemos inferir para el otro 50% que está menos que satisfecho con las capacidades actuales de automatización inteligente de procesos financieros de sus organizaciones? Verdaderamente, varias organizaciones parecen no saciadas en su apetito por la transformación financiera y una mejor automatización de flujo de trabajo, o tal vez no conscientes de las posibilidades. Esto es significativo ya que muestra un mercado suficientemente hambriento para la mejora de procesos.
Hoy, el procesamiento de facturas sigue siendo el vehículo más comúnmente usado para pagos y se intercambia en casi todas las empresas en formatos tanto digitales como en papel. Evaluando la cantidad de facturas de proveedores procesadas, preguntamos a los encuestados que estimaran la cantidad típica de facturas procesadas por su unidad AP por mes:
- El 28% reporta que su unidad de cuentas por pagar procesa 500 o menos facturas por mes
- El 15% procesa 1,000 facturas por mes o alrededor de 50 por día
- El 11% procesa entre 5,000 y 10,000 facturas por mes o aproximadamente 250-500 por día (Figura 2)
Facturas No Estándar y EDI
La realidad es que el intercambio electrónico de datos (EDI) aún no ha tomado el control de las finanzas empresariales, así como las tecnologías modernas como la automatización aún no han encontrado un punto de apoyo dominante en el mercado. Sin embargo, en un informe anterior de AIIM, Automatizando Procesos Financieros AP/AR - retroalimentación del usuario sobre el ROI real, los analistas de AIIM describieron las siguientes tendencias:
"…ha habido un aumento considerable en el intercambio de facturas PDF y EDI. A pesar de su formato de archivo universal, representan un documento de contenido estándar pero con un diseño muy diverso. Como resultado, aunque muchas organizaciones han adoptado el procesamiento inteligente de documentos de imágenes de facturas - escaneadas de papel o ingresadas como PDF - muchas están perdiendo los verdaderos beneficios de capturar la información en el documento mismo usando OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y vinculándolo directamente al sistema transaccional financiero o ERP2"
Como cualquiera que trabaje en finanzas le dirá, el procesamiento de pagos requiere más que solo una factura. Los analistas de AIIM tuvieron esto que decir sobre el archivo de caso en expansión de documentos requeridos para el procesamiento de pagos:
"Los albaranes de entrega, notas de rechazo, informes de inspección, avisos de remesa y órdenes de compra originales estarán todos involucrados. Si la transacción es una compra no productiva, orden de no bienes, contrato de alto valor o acuerdo de servicio, puede ser necesario hacer referencia a un paquete aún mayor de documentos relacionados con contratos - contratos, correspondencia, documentos de licitación, informes de inspección, acciones correctivas, y así sucesivamente - de hecho un archivo de caso completo de documentos2"
El acceso con la punta de los dedos a este archivo de caso por todas las partes involucradas en el proceso de pago y aprobación será crítico para la productividad. Si las disputas escalan a un nivel superior, este acceso listo se vuelve aún más importante. A su vez, cada documento financiero necesita ser capturado, almacenado y vinculado a la transacción, luego gestionado para acceso y colaboración, y finalmente archivado al final del proceso.
Teniendo en cuenta estos formatos alternativos de facturas y sistemas de pago, queríamos obtener información sobre cómo las organizaciones generalmente manejan información financiera compleja y contenido no estructurado más allá de las facturas. Preguntamos a los encuestados que nos informaran cómo procesan facturas que llegan como PDF o a través de EDI:
- El 38% depende del mismo proceso de captura y flujo de trabajo para facturas que llegan en formatos no regulares o digitales (por ejemplo, PDF, EDI, etc.)
- Un igual 38% alienta activamente a nuestros proveedores a facturar electrónicamente
- El 15% dice que los formatos de factura complejos o no regulares no se aplican a su organización (Figura 3)
Costos de Procesamiento de Facturas
Los costos de facturas pueden variar considerablemente, especialmente entre soluciones manuales y automatizadas de cuentas por pagar. Comparar estos costos es un punto de referencia ideal para ver el potencial de las tecnologías de automatización en finanzas. Por ejemplo, el 21% dice que el tiempo promedio para procesar facturas a través de una solución basada en papel es de 3-5 días, mientras que el 24% reporta ciclos de procesamiento de facturas de menos de un día a través de una solución de automatización AP. Un notable 12% está experimentando tiempos promedio de procesamiento de facturas de menos de una hora cuando se utiliza una solución automatizada de cuentas por pagar. (Figura 4)
Los patrones de retención también son un diferenciador importante entre soluciones basadas en papel y automatización de procesamiento de facturas, y el 22% dice que el tiempo promedio gastado para patrones de retención de pago/períodos de espera a través de una solución basada en papel es de 6-10 días, mientras que el 24% reporta patrones de retención de pago/períodos de espera de menos de un día a través de una solución de automatización de cuentas por pagar. Sorprendentemente, hay una diferencia día y noche en la velocidad reportada. (Figura 4)
Otro costo importante es la cantidad de trabajadores y recursos humanos dedicados a ejecutar operaciones de pago y tareas críticas. El 61% de las organizaciones reporta usar al menos 5 empleados de tiempo completo para ejecutar su departamento de finanzas con tareas de entrada y coincidencia de facturas. En el extremo superior, el 20% de las empresas dice que usan 16 o más empleados de tiempo completo para realizar tareas relacionadas con la gestión de facturas. Este alto volumen de trabajadores dedicados a tareas financieras es típico de los sistemas AP basados en papel, donde las tareas manuales consumen mucho ancho de banda de los trabajadores impidiéndoles ocupar posiciones de mayor valor agregado.
Por otro lado, el 39% depende de menos de 5 ETC (Empleados de tiempo completo) para tareas de entrada y coincidencia de facturas. Hay muchas posibilidades con la automatización AP - cuando el aprendizaje automático y la IA se sustituyen en lugar de estos trabajadores humanos que se hacen cargo de las tareas manuales. El resultado neto cuando la mano de obra se reasigna a roles de mayor valor agregado incluye ahorros de costos, ganancias de productividad y oportunidades aumentadas. (Figura 5)
Continuando, desglosamos los costos promedio de procesamiento de facturas según se estimaron en USD. Aproximadamente $5 USD es donde el mayor número de organizaciones aterrizó en un 16%, pero los resultados fueron, como se esperaba, mixtos.
- El 46% revela costos de procesamiento de facturas de $5 o más
- El 16% estima que sus costos de procesamiento de facturas son de $5 por factura
- El 12% calcula $8-$10 para procesar cada factura
- El 12% procesa facturas con cargos previstos de $2 o menos por factura (Figura 6)
Las excepciones también son de gran importancia para entender los costos totales del procesamiento de facturas. Encontramos el siguiente DSO promedio (Días de Ventas Pendientes) según se reportó:
- El 25% dice que sus días promedio de ventas pendientes es menos de 25 días
- El 23% estima 25-30 días de deudor en promedio
- El 20% reporta un promedio de 30-35 DSO/días de deudor (Figura 7)
Los ingresos facturables perdidos debido a excepciones se revelan de la siguiente manera:
- El 23% reporta que menos del 0.5% de los ingresos facturables se pierden por año debido a excepciones
- El 23% experimenta pérdidas del 1.5%-2%
- El 18% está obstaculizado por excepciones y fondos perdidos entre 0.5%-1% de los ingresos por facturas cada año (Figura 7)
Demandas laborales, costos de procesamiento y excepciones. Los procesos financieros de bajo rendimiento pueden llevar rápidamente a costos en aumento y flujo de efectivo fuera de control en las empresas. La automatización de procesos y la mejora han sido propuestas como una solución por los proveedores - tal vez una herramienta poderosa que los departamentos de finanzas necesitan para mantenerse al frente de estos costos. Sin embargo, es importante entender mejor la percepción tal como existe en las organizaciones que lidian con esta pregunta sobre el terreno. Como sabemos, no hay una solución mágica para ningún problema comercial, pero ¿la mayoría de las empresas creen que la automatización es una herramienta para reducir los costos de procesamiento de facturas?
Para descubrirlo, preguntamos a los encuestados en cuánto pensaban que adoptar una solución automatizada de cuentas por pagar ayudaría a reducir los costos de procesamiento por factura. Mientras que el 26% cree que la adopción de una solución de automatización AP no tendría ningún efecto percibido en sus costos de procesamiento de facturas, el 74% siente que una solución de automatización de facturas tendría al menos algún efecto positivo notable, y de este 74%, se vieron predicciones más optimistas:
- El 23% predice una reducción de costos del 15%-20% al implementar una solución de automatización AP
- El 22% siente que se esperan reducciones de costos de facturas del 25%-50% con la automatización AP (Figura 8)
Impulsores de Automatización AP/AR
Hay muchas razones para automatizar los procesos AP y AR, pero aquí hay una lista de los principales impulsores extraídos de nuestra encuesta:
- El 48% destaca la reducción de los costos centrales de procesamiento de facturas como un principal impulsor para la automatización AP/AR
- El 40% está incentivado por la disminución del tiempo de ciclo de facturas
- El 31% está impulsado por el aumento de la transparencia con la automatización AP/AR, o la mejora de la visibilidad de las facturas
- El 23% mejora la gestión de efectivo
- El 21% integra soluciones de pagos electrónicos con otros sistemas (Figura 9)
Muchas organizaciones están atascadas en costos crecientes de entrada manual de facturas y tareas de coincidencia, así como carecen de visibilidad significativa en sus sistemas de pago. Como hemos visto, la facturación automatizada y los procesos financieros no son predeterminados en las organizaciones de hoy, y muchas empresas permanecen limitadas a la velocidad del papel y la opacidad de los procesos manuales.
Beneficios de Automatización AP/AR
Aprovechando la automatización inteligente de procesos, los usuarios finales han visto una reconciliación más oportuna de pagos pendientes, DSO más corto y menos tiempo y energía gastados persiguiendo pagos. La automatización AP/AR libera a la fuerza laboral para enfocarse en trabajo de alto valor. La transparencia proporciona una visibilidad sin precedentes en los pagos programados - si se ha perdido, ignorado - y el estado del efectivo crítico; todos estos pueden ser proactivos para tomar decisiones informadas.
Estas afirmaciones están bien evidenciadas en nuestra encuesta: las siguientes ventajas de automatización AP son citadas como las más valiosas por los encuestados:
- El 45% encuentra un mejor monitoreo del estado de las facturas (transparencia del proceso) como un principal beneficio de su solución de automatización AP
- El 44% cita mejores registros para auditoría o litigios como un beneficio importante
- El 44%, en igual medida, reporta tiempos de respuesta más rápidos al pago como uno de los mayores beneficios de automatizar AP (Figura 10)
En la misma línea, los siguientes beneficios se reportan como los más importantes en relación con una solución de automatización AR:
- El 52% destaca el tiempo reducido gastado por cobranza como un beneficio importante de las soluciones de automatización AR
- El 40% ve mejores registros para auditorías o litigios como un principal beneficio de AR automatizado
- El 25% dice que el beneficio más valioso es una predicción de flujo de efectivo más aguda (Figura 10)
Lugar de Trabajo de Automatización AP/AR
La información alimenta las finanzas y debe ser presentada rápida, precisa y seguramente a los procesos o personas correctos en el momento correcto. Sin embargo, como hemos visto, el contenido financiero comprende más que solo facturas, pero todo este contenido debe ser efectivamente circulado e intercambiado para ejecutar los procesos financieros efectivamente. Sin embargo, ¿cuántas empresas han establecido este tipo de entorno comercial? Cuando preguntamos qué tan accesible es el contenido financiero crítico para la unidad AP de una organización, el 25% describe un entorno financiero de algo digital, algo papel, donde la documentación financiera importante no se encuentra o vincula fácilmente. Por el contrario, el 24% de las organizaciones mantiene acceso digital a la documentación financiera, pero no vinculada a los flujos de trabajo. (Figura 11)
Un ejemplar 21% de las organizaciones encuestadas reporta que su documentación financiera importante está disponible en línea e inmediatamente vinculada al flujo de trabajo para procesamiento inteligente de documentos, que es el estado ideal, y debería inspirar objetivos futuros de mejora del lugar de trabajo. Este es nuevamente un lugar donde la automatización de flujo de trabajo realmente brilla en su capacidad de enrutar más datos no estructurados, formatos complejos y contenido financiero como POs, y asegurar que la información se entregue de manera uniforme - con mayor precisión y consistencia de lo que es posible con trabajadores humanos. (Figura 11)
Integración de Automatización AP/AR
Consolidar sistemas financieros bajo una plataforma central y empresarial es la mejor manera de asegurar que el contenido financiero se entregue de forma segura, conforme y según el cronograma. Los encuestados revelan integrar su solución AP/AR a su infraestructura de software y sistema de las siguientes maneras:
- El 58% integra su solución AP/AR - y viceversa - con sus otros sistemas financieros
- El 40% está integrando AP/AR con su sistema ERP
- El 33% está impulsando la integración a su sistema de gestión de documentos/archivo (Figura 12)
Tecnología Emergente AP/AR
La nueva tecnología disruptiva siempre amenaza con alterar el negocio como de costumbre. Esto es cierto en finanzas ya que las tecnologías de transformación digital en aprendizaje automático y automatización de procesos robóticos están en aumento. A medida que estas tecnologías maduran, nuevas aplicaciones emergentes relevantes para los procesos financieros han florecido, y los tomadores de decisiones deben decidir si abrir el camino hacia adelante como adoptante temprano, esperar pacientemente el ROI probado, o rechazar la tecnología como una tendencia de corta duración - pero por supuesto, arriesgándose a quedarse atrás de los competidores si esta tecnología supera las probabilidades y echa raíces.
Indagando sobre la inminente revolución robótica, preguntamos a las organizaciones si actualmente estaban explorando opciones para soluciones de automatización de procesos robóticos:
- El 48% no tiene planes para robótica en finanzas en este momento
- El 13% está explorando opciones
- El 35% reportó que la calidad mejorada del producto o servicio es más útil
- El 11% está planificando activamente para ello (Figura 13)
Automatización AP/AR – Opciones de Implementación
Hay varios modelos de entrega que las organizaciones pueden usar para automatizar sus procesos AP y AR. Las formas principales en que se administra el procesamiento inteligente de documentos, ya sea en finanzas, recursos humanos u otra industria o departamento, son las siguientes:
- En las instalaciones: la tecnología de automatización inteligente de procesos se compra o construye internamente y luego se aloja en las instalaciones, operada por la propia infraestructura de TI
- Servicios en la Nube: las soluciones de automatización inteligente se alojan fuera de las instalaciones en la nube, con infraestructura tecnológica alojada fuera del sitio; el trabajo pesado del backend se lleva a cabo a través de un proveedor de nube, mientras que las operaciones de proceso se manejan de vuelta en la base por la organización
- Subcontratado: desde plataformas hasta procesos, las soluciones de automatización de procesos se descargan completamente a un tercero
Rastreando los planes de compra de las organizaciones que participan en nuestra encuesta, preguntamos a los encuestados qué tipo de soluciones para optimizar sus procesos AP y AR serían más propensos a comprar en los próximos 12 meses a 2 años:
- El 17% planea soluciones AP/AR instaladas en su propia infraestructura de TI
- El 14% invertirá en automatización de software AP/AR basado en la nube (SaaS público o privado)
- El 10% está en curso para implementar soluciones AP/AR entregadas por un proveedor de terceros como un servicio gestionado en nuestra oficina
- El 10% comprará soluciones híbridas AP/AR que podrían ser parcialmente entregadas en la nube, en las instalaciones o subcontratadas
- El 3% busca comprar soluciones AP/AR entregadas por un proveedor de terceros como un servicio subcontratado fuera de nuestra oficina
ROI de Automatización AP/AR
Una de nuestras áreas de investigación más interesantes fue medir el retorno de inversión que típicamente logran las soluciones de automatización AP/AR. Al preguntar a los encuestados cuánto ha reducido una solución automatizada de cuentas por pagar los costos de procesamiento por factura, aprendimos que el 28% reporta reducciones en costos del 25%-50% al adoptar una solución automatizada de cuentas por pagar (Figura 15).
Además, encontramos que el retorno rápido de inversión no solo era posible, sino un resultado común entre los encuestados. El 24% de las organizaciones reportó lograr recuperación de una solución automatizada AP/AR en 3 meses o menos, mientras que el 36% logró ROI dentro de un año. (Figura 16)
Automatización AP/AR – Justificando el Costo
No todas las organizaciones están convencidas o son capaces en este momento de priorizar la tecnología de automatización AP/AR. Para las organizaciones que no avanzan con la mejora de procesos y la automatización de procesos en finanzas, aquí están las principales razones por las que no:
- El 33% de las organizaciones está avanzando con la automatización AP
- El 29% carece de capital para comenzar con la automatización AP
- El 23% carece de recursos internos para apoyar el proyecto
- El 20% carece de un caso comercial convincente
Finalmente, como con cualquier proyecto departamental en empresas, las iniciativas viven y mueren por su capacidad de ganar tracción y apoyo de compañeros y gerentes senior. Los siguientes factores fueron reportados por los encuestados como más importantes para justificar el costo de la mejora de procesos y las soluciones de automatización inteligente dirigidas a finanzas:
- 46% Tiempos de respuesta más rápidos
- 46% Mayor precisión/menos errores
- 35% Mejor captura de datos
- 31% Reducción del costo de procesamiento de transacciones AP
- 20% Reasignaciones de ETC
- 15% Mejores métricas para reducir excepciones
- 15% Acceso Móvil
- 13% Asegurar el cumplimiento
Conclusión y Recomendaciones
¿Qué está dejando su empresa sobre la mesa al no automatizar los procesos financieros? Los ahorros de costos, la mayor visibilidad del procesamiento automatizado de pagos y los bucles de aprobación más simples son posibles al pasar a sistemas sin papel y automatizados para procesos AP y AR. Con máquinas para hacer el trabajo pesado, la experiencia del cliente puede mejorarse, y la fuerza laboral puede utilizarse más adecuadamente a través de la reasignación a tareas de mayor valor agregado - un beneficio mutuo para los profesionales y el negocio. En el informe complementario de AIIM Automatizando Procesos Financieros AP/AR - retroalimentación del usuario sobre el ROI real, los analistas de AIIM concluyeron lo siguiente:
"Las empresas de todos los tamaños están perdiendo dinero y reputación del cliente debido a procesos de pago y cobranza lentos y erróneos, y sin embargo AP - y particularmente el personal AR - todavía están obstaculizados en sus esfuerzos por procesos manuales y acceso deficiente a todos los documentos de caso relacionados, particularmente aquellos usuarios que trabajan dentro de sistemas ERP o de software contable sin enlaces directos a sistemas de gestión de contenido y CRM2"
Lo que es central para automatizar finanzas - y permanece cierto tal como se aplica en cualquier otro departamento comercial, industria o propósito que se someta a mejora de procesos - es cómo estos sistemas automatizados manejan el contenido crítico. El analista de AIIM Bob Larrivee aborda esta preocupación apropiadamente, "el contenido sin proceso no va a ninguna parte; el proceso sin contenido no sirve para nada." Para estos fines, la automatización de flujos de trabajo críticos en finanzas debe estar principalmente integrada con la amplia gama de tipos y formatos de contenido financiero, sistemas financieros como ERPs, y luego entregarse sin problemas al proceso, los flujos de trabajo, los usuarios designados y las máquinas automatizadas.
Si bien no todas las empresas se mueven al ritmo de las tecnologías de automatización inteligente de procesos como se presentan en nuestros hallazgos de investigación, una gran cantidad de ellas están comprometidas a automatizar flujos de trabajo críticos en finanzas y contabilidad. Con beneficios bien probados, no es una exageración afirmar que avanzando hacia el futuro - una era digital - exigirá mejor automatización en los negocios; el futuro es Automatización de Procesos Robóticos (RPA), aprendizaje automático, IA y tecnologías de automatización inteligente de procesos. Las organizaciones necesitan descubrir cómo aprovechar mejor estas tecnologías para una ventaja competitiva, y lo hacen a través de un esfuerzo concertado de personas, proceso y tecnología.
Para dar su primer paso hacia la automatización de su departamento de finanzas, aquí están las mejores prácticas para ayudar a dirigir su proyecto de mejora de procesos:
- Mida el número de facturas procesadas por mes dentro de su unidad pero también considere otras partes de la organización.
- Calcule el costo actual de procesamiento por factura - luego calcule los ahorros potenciales con automatización.
- Considere cómo la automatización que otorga mejor visibilidad de cargas de trabajo, progreso de pagos y predicción de flujo de efectivo podría mejorar la gestión de facturas y los procesos financieros.
- Identifique quién está a cargo de la revisión radical del proceso AP y busque respaldo para proyectos de mejora de procesos.
- Monitoree el tiempo transcurrido para procesamiento y aprobaciones, e identifique dónde ocurren retenciones y retrasos.
- Analice la carga de recursos de casos difíciles y excepciones donde se requiere acceso a documentos adicionales o se necesitan niveles más altos de aprobación.
- Mire el manejo de pagos disputados más como un ejercicio de gestión de casos que involucra una carpeta de documentos y comunicaciones relacionados.
- Revise cómo está manejando las consultas de los proveedores con respecto al progreso del pago, y el impacto que la pobre visibilidad del estado de aprobación y la falta de portales de autoservicio pueden estar teniendo en el personal AP - así como en otras partes de su negocio.
- Evalúe la flexibilidad de la solución AP/AR en otros procesos comerciales impulsados por documentos.
- Considere qué tan fácilmente puede integrar los sistemas AP y AR con sus repositorios de contenido existentes, tanto para acceso durante el proceso como archivo auditable después del proceso.
- Si ha desarrollado sistemas AP y AR internamente, considere si está logrando el mejor rendimiento posible según los estándares modernos.
- Tenga en cuenta su capacidad para integrar el proceso AP/AR con sistemas centrales.
- Establezca un programa de mejora continua que periódicamente revise y refine los cambios de proceso AP que hace ahora.
Referencias
Apéndice 1
Antecedentes y Demografía de la Encuesta
La encuesta se realizó con una herramienta basada en web recopilando respuestas de 142 encuestados individuales que se identifican en el campo de finanzas y contabilidad. Las respuestas se recopilaron entre el 25 de septiembre de 2017 y el 27 de octubre de 2017. Las invitaciones para tomar la encuesta se enviaron por correo electrónico a una selección de los más de 193,000 miembros de la comunidad AIIM y listas calificadas.
Tamaño Organizacional
Geografía
Industria
Roles de Trabajo
Artsyl
10-8707 Dufferin Street,
Suite # 111,
Vaughan,
ON L4J 0A6
Canada
Número de teléfono: 905-326-0676
(301) 525-5405
Acerca de Artsyl
Artsyl Technologies, Inc. está dedicado a entregar tecnologías de transformación digital y soluciones de automatización de procesos empresariales. Las soluciones de Artsyl se enfocan en los pasos más dolorosos e ineficientes en la mayoría de los procesos empresariales de hoy - la entrada de datos y el archivado de documentos en ERP, ECM y otros sistemas empresariales.
Artsyl automatiza estos procesos manuales extrayendo inteligentemente información relevante y accionable de documentos y archivos electrónicos de una manera que aumenta la eficiencia y precisión.
Desde 2002, el equipo de Artsyl ha desarrollado exitosamente soluciones de captura inteligente de datos y automatización de procesos empresariales para empresas en todo el mundo, logrando rápidamente un retorno de inversión para nuestros clientes, llevando a ahorros de costos continuos.
proporciona una base para la automatización de procesos que permite a las organizaciones extraer datos inteligentemente de documentos y archivos existentes, organizar y gestionar esos datos y aprovechar esos datos para automatizar cualquier proceso empresarial.
docAlpha captura automáticamente, clasifica y ordena grandes volúmenes de documentos estructurados y semi-estructurados, extrae datos útiles, valida datos contra sus reglas empresariales y enruta documentos para aprobación. Como parte del proceso, docAlpha puede crear o agregar registros empresariales relacionados en ERPs, CRMs, ECMs u otras aplicaciones empresariales.
La base de conocimientos de docAlpha reúne la inteligencia combinada de todos sus usuarios de docAlpha para mejorar y expandir continuamente los tipos de documentos que puede leer y procesar automáticamente.
Las aplicaciones de automatización de procesos inteligentes de Artsyl, construidas sobre la plataforma docAlpha, proporcionan soluciones fáciles de configurar e implementar para procesos empresariales comunes.
Al aprovechar sus documentos AP digitales, datos de transacciones extraídos y sus reglas empresariales, InvoiceAction de Artsyl entrega un proceso directo que puede llevarlo hasta la creación de la transacción en su sistema ERP.
Para órdenes de venta, la aplicación OrderAction automatiza extracción de datos y procesamiento inteligente de documentos, ayudando a reducir días de ventas pendientes, aumentar la satisfacción del cliente y entregar datos de compra oportunos y detallados.