docAlpha entrega un aumento del 50% en eficiencia para los Procesos de Donación de Cheques de Youth for Christ

La Captura Inteligente reduce los tiempos de ciclo de procesamiento de cheques y permite a la organización apoyar su red de afiliados con los mismos recursos de personal

El Desafío

Con más de 2,000 cheques para procesar cada mes solo de donaciones a su Centro de Servicio Nacional en Englewood, Colorado, Youth for Christ (YFC) quería encontrar formas eficientes y rentables de rastrear, gestionar y procesar sus donaciones, y aplicar el mismo proceso para apoyar a sus 160 capítulos en todo el país.

El Gerente de Contabilidad de YFC USA, Stephen Forcey, previó automatizar el proceso de clasificación, archivo y procesamiento de cheques para pago como la clave para permitir que la organización se vuelva más eficiente y más capaz de actuar como un centro de servicios para sus afiliados.

“Hemos asumido tres capítulos hasta ahora, y vamos a asumir Chicago aquí muy pronto, lo cual será muy grande,” dijo Forcey.

La Solución

La clave para transformar su proceso fue confiar en la plataforma de procesos inteligentes docAlpha para automatizar la entrada de datos para donaciones. Esto aseguró que las donaciones se procesaran de manera eficiente, con todo rastreado y gestionado para el cumplimiento dentro de su sistema financiero Blackbaud FinancialEdge y la base de datos de donantes Salesforce.com

Con docAlpha, YFC redujo el tiempo y el esfuerzo dedicado al seguimiento, gestión y procesamiento de donaciones en un 50%.

“docAlpha ha hecho que el proceso sea mucho más rápido y preciso al capturar todo...especialmente cheques. Puedo procesarlos mucho más rápido de lo que solían hacerlo,” dijo un miembro del personal.

Como resultado, la organización ahora puede escalar más allá de apoyar sus operaciones principales para apoyar a sus 160 afiliados con la gestión de sus donaciones, haciendo que toda la organización sea más eficiente y efectiva, para que puedan enfocarse más en su misión principal.

“docAlpha nos permitirá mantener el mismo número de horas de trabajo, trabajo disponible sin tener que contratar nuevas personas para procesar los cheques adicionales,” dijo Forcey.

Otras Oportunidades de Automatización

Con un proceso automatizado exitoso y bien establecido para gestionar donaciones para la sede de la organización, así como para afiliados, Forcey puede visualizar otros procesos que podrían optimizarse con la ayuda de docAlpha.

Una oportunidad para la automatización son las cuentas por cobrar de Youth for Christ.

“Somos la sede, y cobramos tarifas de carta de nuestros afiliados. A cambio, proporcionamos todo su seguro: responsabilidad, automóvil, compensación de trabajadores, etc. Nos gustaría encontrar una manera de capturar esa información de esos cheques usando docAlpha y cargarla en FinancialEdge.

Las cuentas por pagar es otra oportunidad donde la cantidad de actividad probablemente se expandirá.

“A medida que asumimos nuevos afiliados y apoyamos sus procesos, nuestras cuentas por pagar aumentarán bastante. Probablemente nos convendría mirar las cuentas por pagar y automatizar ese proceso con docAlpha también,” dijo Forcey.

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